Висновок
Порушення вимог пункту 3 Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, затвердженого наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 11.06.2020 № 1082 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 01.07.2020 за № 610/34893.
За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства у сфері публічних закупівель щодо оприлюднення інформації про закупівлю встановлено порушення вимог пункту 3 Порядку № 1082.
За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства у сфері публічних закупівель щодо визначення предмета закупівлі, повноти відображення закупівлі у річному плані, наявності умов для застосування переговорної процедури закупівлі, відповідності повідомлення про намір укласти договір під час застосування переговорної процедури закупівель вимогам Закону, своєчасності надання інформації та документів у випадках, передбачених законодавством, своєчасності укладання договору про закупівлю та його оприлюднення - порушень не встановлено.
Зобов'язання
З огляду на встановлені порушення законодавства у сфері публічних закупівель, та з огляду на відсутність механізму усунення таких порушень внаслідок виконання договору, керуючись статтями 5 та 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», статтею 8 Закону України «Про публічні закупівлі», Управління Північного офісу Держаудитслужби в Житомирській області зобов’язує здійснити заходи направлені на недопущення встановлених порушень у подальшому, зокрема, шляхом забезпечення притягнення до відповідальності осіб, якими допущені порушення вимог пункту 3 Порядку № 1082, та протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про вжиття таких заходів.
Констатуюча частина
Дата закінчення моніторингу: 12 серпня 2022 року.
Предметом аналізу були питання: визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, наявність умов для застосування переговорної процедури закупівлі, відповідність повідомлення про намір укласти договір під час застосування переговорної процедури закупівель вимогам Закону України «Про публічні закупівлі» (далі - Закон), оприлюднення інформації про закупівлю, своєчасність надання інформації та документів у випадках передбачених законодавством, своєчасність укладання договору про закупівлю та його оприлюднення.
Під час моніторингу проаналізовані: річний план закупівель Відділу культури та туризму Олевської міської ради (далі - Замовник) на 2022 рік, протокол уповноваженої особи від 22.07.2022 року № 15, повідомлення про намір укласти договір від 22.07.2022 року, договір про закупівлю від 03.08.2022 року № 7, пояснення Замовника, отримані через електронну систему закупівель від 10.08.2022 року.
Відповідно до вимог пункту 3 Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, затвердженого наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 11.06.2020 № 1082 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 01.07.2020 за № 610/34893 (далі - Порядок № 1082), розміщення інформації в електронній системі закупівель здійснюється замовником шляхом заповнення електронних полів, визначених адміністратором і реалізованих в електронній системі закупівель, та завантаження відповідних документів через автоматизоване робоче місце замовника.
Після внесення інформації в електронні поля, на неї накладається кваліфікований електронний підпис посадової особи.
Інформація, що заповнюється в електронних полях, може відображатися на веб-порталі у вигляді документа, доступного для друку.
За нормою пункту 23 частини першої статті 1 Закону України «Про електронні довірчі послуги» кваліфікований електронний підпис – удосконалений електронний підпис, який створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа, а відповідно до пункту 17 частини першої статті 1 зазначеного Закону засіб кваліфікованого електронного підпису - апаратно-програмний або апаратний пристрій чи програмне забезпечення, які реалізують криптографічні алгоритми генерації пар ключів та/або створення кваліфікованого електронного підпису, та/або перевірки кваліфікованого електронного підпису, та/або зберігання особистого ключа кваліфікованого електронного підпису, який відповідає вимогам цього Закону.
Згідно з частиною другою статті 18 Закону України «Про електронні довірчі послуги» кваліфікований електронний підпис вважається таким, що пройшов перевірку та отримав підтвердження, якщо, серед іншого, під час перевірки за допомогою кваліфікованого сертифіката електронного підпису отримано підтвердження того, що особистий ключ, який належить підписувачу, зберігається в засобі кваліфікованого електронного підпису; під час перевірки підтверджено цілісність електронних даних в електронній формі, з якими пов’язаний цей кваліфікований електронний підпис.
Відповідно до пункту 12 частини другої статті 23 Закону України «Про електронні довірчі послуги» кваліфіковані сертифікати відкритих ключів обов’язково повинні містити, в тому числі, відомості про те, що особистий ключ зберігається в засобі кваліфікованого електронного підпису (для кваліфікованого сертифіката електронного підпису).
Слід зазначити, що в листі Міністерства цифрової трансформації України від 16.02.2021 за № 1/06-3-1587 щодо роз’яснення законодавства у сфері електронних довірчих послуг, зазначено, що «якщо за результатом перевірки електронного підпису засіб кваліфікованого електронного підпису чи печатки надає інформацію, що тип підпису «удосконалений», то такий електронний підпис не може вважатися кваліфікованим».
Однак, проведеною під час моніторингу перевіркою накладених Замовником електронних підписів (за посиланням https://czo.gov.ua/verify) встановлено, що після внесення Замовником інформації у відповідні електронні поля, реалізовані в електронній системі закупівель, та завантаження відповідних документів (річний план закупівель, повідомлення про намір укласти договір, тощо), на них накладено удосконалений електронний цифровий підпис керівника Замовника Кльоц Ірини Василівни, а на завантажений договір накладено удосконалений електронний цифровий підпис уповноваженої особи Замовника Вербельчук Олени Володимирівни (тип носія особистого ключа - незахищений, тип підпису - удосконалений, сертифікат - кваліфікований, інформація про зберігання особистого ключа в засобі кваліфікованого електронного підпису відсутня), який в розумінні Закону України «Про електронні довірчі послуги» не є кваліфікованим електронним підписом, чим не дотримано вимоги пункту 3 Порядку № 1082.
Усунення порушень
Звіт замовника від 17.08.2022
За результатами проведеного Управлінням Північного офісу Держаудитслужби в Житомирській області моніторингу (ID моніторингу UA-M-2022-08-01-000011) закупівлі за предметом: "Дрова паливні середньої породи" 34120000-4 Деревина за ДК 021:2015 Єдиного закупівельного словника"(ID закупівлі: UA-2022-07-22-006566-a) та відповідно до вимог Закону України "Про публічні закупівлі " відділ культури та туризму Олевської міської ради (далі - Замовник) повідомляє, що визнає встановлені порушення законодавства у сфері закупівель та з огляду на відсутність механізму усунення таких порушень внаслідок виконання договору про закупівлю, керуючись статями 5 та 10 Закону України "Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні", статтею 8 Закону України "Про публічні закупівлі" Управління Північного офісу Держаудитслужби в Житомирській області зобов'язує здійснити заходи,направлені на недопущення встановлених порушень у подальшому, зокрема, шляхом притягнення до відповідальності осіб, якими допущені порушення, та протягом 5 робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та документи, що свідчать про вжиття таких заходів. В ході перевірки Держаудитслужбою в Житомирській області виявлено помилку при підписанні закупівлі за предметом "Дрова паливні середньої породи"34120000-4 Деревина за ДК 021:2015 Єдиного закупівельного словника"(ID закупівлі: UA-2022-07-22-006566-a) удосконаленим електронним підписом (УЕП), який в розумінні Закону України "Про електронні довірчі послуги" не є кваліфікованим електронним підписом (КЕП) чим недотримано вимоги пункту 3 Порядку №1082
В зв'язку з цим, було видано наказ начальника відділу культури та туризму Олевської міської ради №130-К від 16.08.2022 року "Про оголошення догани Вербельчук Олені" Даним наказом оголошено догану Вербельчук Олені Володимирівні, уповноваженій особі, бухгалтеру І категорії централізованої бухгалтерії відділу культури та туризму, а також Вербельчук Олену Володимирівну зобов'язали забезпечити сумлінне виконання своїх посадових обов'язків та недопущення в подальшому порушень виконавської дисципліни.
Оцінка ДАСУ від 18.08.2022
Порушення усунуто шляхом оголошення догани.
Запити й пояснення
08.08.2022 · ДАСУ: Запит про надання пояснень
У межах проведення моніторингу закупівлі по предмету «Дрова паливні середньої породи» (інформацію оприлюднено в інформаційно-телекомунікаційній системі закупівель Prozorro за номером ID: UA-2022-07-22-006566-a та відповідно до пунктів 6, та 11 статті 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», частини п’ятої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» (зі змінами), постала потреба в отриманні пояснення та копій документів.
Поясніть, чи установлені Відділом культури та туризму Олевської міської ради (далі – Замовник) вимоги (перелік документів) до учасника ДП "Олевський лісгосп АПК", зокрема, технічні, якісні та кількісні характеристики предмета закупівлі, у тому числі відповідна технічна специфікація, кваліфікаційні критерії, вимоги про відсутність підстав для відмови йому в участі у процедурі закупівлі відповідно до частини першої статті 17 цього Закону, тощо, а також чи вимагалось під час проведення переговорів надання вказаним учасником документально підтвердженої інформації (перелік документів), що підтверджують відповідність учасника переговорів встановленим вимогам.
Якщо, вимоги встановлювалися, то надайте документи (протоколи переговорів, листи, запрошення на переговори, тощо), що підтверджують встановлення Замовником вимог до учасника переговорів та встановлення переліку документів, що підтверджують відповідність установленим вимогам, з наданням копії поданої пропозиції (усіх сторінок) учасника ДП "Олевський лісгосп АПК" (в тому числі супровідного листа з відміткою Замовника про отримання), якому Замовник повідомив про намір укласти договір за результатами застосування вищевказаної переговорної процедури закупівель.
Також, просимо надати усі протоколи засідання Уповноваженої особи щодо стосуються прийняття щодо проведення переговорної процедури закупівель, в тому числі протоколи, що стосуються затвердження додатку до річного плану, в якому міститься інформація щодо вищевказаної закупівлі.
Пояснення з документальним підтвердженням необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту.
10.08.2022 · Замовник: Відповідь на запит про надання пояснень:
08.08.2022р. в інформаційно-телекомунікаційній системі закупівель Prozorro надійшов запит від Управління північного офісу Держаудитслужби в Житомирській області щодо надання пояснення. Пояснення (інформацію,документи) необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення запиту про надання пояснення.
20.07.2022р. Відділом культури та туризму Олевської міської ради було надіслано Запрошення № 107/1-12 від 20.07.2022р. ДП «Олевський лісгосп АПК» ЖОКАП Житомироблагроліс» щодо участі в переговорній процедурі закупівлі «Дрова паливні середньої породи» 03410000-7 Деревина за ДК 021:2015 Єдиного закупівельного словника, в якому було зазначено перелік документів, що мають бути подані у складі пропозиції учасника, зокрема, щодо вартості предмета закупівлі, технічна якісна та кількісна характеристика предмета закупівлі, кваліфікаційні критерії, відповідна технічна специфікація предмета закупівлі, а також вимоги про відсутність підстав для відмови учаснику відповідно до частини першої ст. 17 Закону України «Про публічні закупівлі» в Запрошені також вказані підстави для проведення переговорної процедури закупівлі.
Також підчас проведення переговорів 20.07.2022р. щодо закупівлі «Дрова паливні середньої породи» 03410000-7 Деревина за ДК 021:2015 Єдиного закупівельного словника, учасником ДП «Олевський лісгосп АПК» ЖОКАП Житомироблагроліс» було надано всі необхідні документи, що вимагалися в запрошені для участі у переговорній процедурі закупівлі, які підтверджують відповідність встановленим вимогам.
Перелік документів до відповіді на запит про надання пояснень:
Протокол УО №14 (затвердження річного плану)
Додаток до річного плану
Запрошення № 107/1-11 щодо участі в переговорній процедурі закупівлі
Протокол №1 про проведення переговорів
Супровідний лист на пакет документів від Учасника (+ пакет документів від учасника)
Протокол УО №15 ( встановлення підстав для застосування переговорної процедури + рішення укласти договір)