Висновок
порушення вимог пункту 8 частини шостої статті 40 Закону
За результатами аналізу питання розміщення та оприлюднення інформації про закупівлю встановлено порушення вимог пункту 12 частини першої статті 10 та пункту 8 частини шостої статті 40 Закону.
За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства у сфері публічних закупівель щодо визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, правомірності, обґрунтованості та наявності умов застосування переговорної процедури закупівлі, правильності заповнення документів, що оприлюднюються відповідно до Закону, своєчасності укладання договору про закупівлю та його оприлюднення, внесення змін до договору – порушень не встановлено.
Зобов'язання
З огляду на встановлене порушення законодавства у сфері закупівель, керуючись статтею 2 та 5 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні» та статтею 8 Закону України «Про публічні закупівлі», Західний офіс Держаудитслужби зобов’язує здійснити заходи (зокрема, шляхом проведення роз’яснювальної роботи, економічних навчань тощо) щодо недопущення встановлених порушень у подальшому.
Протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про усунення порушення (порушень) законодавства у сфері публічних закупівель, викладених у висновку, або аргументовані заперечення до висновку, або інформацію про причини неможливості усунення виявлених порушень.
Констатуюча частина
Дата закінчення моніторингу: 05 серпня 2022 року.
Предметом аналізу закупівлі були питання: визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, правомірності, обґрунтованості та наявності умов застосування переговорної процедури закупівлі, розміщення та оприлюднення інформації про закупівлю, правильності заповнення документів, що оприлюднюються відповідно до Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), своєчасності укладання договору про закупівлю та його оприлюднення, внесення змін до договору.
Під час моніторингу проаналізовано: річний план закупівель Комунального підприємства «Служба муніципального управління» Дрогобицької міської ради (далі – Замовник) на 2021 рік (UA-P-2021-10-06-002778-c), оприлюднене в електронній системі закупівель обґрунтування застосування переговорної процедури закупівлі, опубліковане 06.10.2021 повідомлення про намір укласти договір, договір про закупівлю від 18.10.2021 №181001 та додаткову угоду від 20.10.2021 №1 до вказаного договору; опубліковані під час моніторингу Замовником пояснення та документи на запити органу державного фінансового контролю.
Моніторингом встановлено, що Замовником при проведенні переговорної процедури закупівлі зазначено умову її застосування – двічі відмінено процедуру відкритих торгів, у тому числі частково (за лотом), через відсутність достатньої кількості тендерних пропозицій, визначеної цим Законом, що відповідає пункту 1 частини другої статті 40 Закону.
В обґрунтуванні застосування переговорної процедури закупівлі у повідомленні про намір укласти договір зазначено, що Замовником двічі оголошувалась процедура відкритих торгів на закупівлю за предметом «Бітум», однак двічі торги не відбулися у зв’язку з поданням менше двох пропозицій (ідентифікатори закупівель: UA-2021-07-23-000321-a та UA-2021-08-25-010850-a).
За нормою пункту 8 частини першої статті 10 Закону замовник самостійно та безоплатно через авторизовані електронні майданчики оприлюднює в електронній системі закупівель у порядку, встановленому Уповноваженим органом та цим Законом, інформацію про закупівлю, а саме повідомлення про намір укласти договір про закупівлю - протягом одного дня з дня прийняття рішення про визначення переможця процедури закупівлі.
Одночасно, згідно з вимогою пункту 8 частини шостої статті 40 Закону повідомлення про намір укласти договір про закупівлю повинно містити обґрунтування застосування переговорної процедури закупівлі, експертні, нормативні, технічні та інші документи, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі.
Проте, на порушення вимог пункту 8 частини шостої статті 40 Закону, при опублікуванні повідомлення про намір укласти договір під час застосування переговорної процедури UA-2021-11-29-004398-b відповідні документи, що підтверджують наявність умови застосування переговорної процедури закупівлі, визначеної у пункті 1 частини другої статті 40 Закону, Замовником не опубліковано.
В опублікованому під час моніторингу поясненні на запит органу державного фінансового контролю Замовник зазначив, що згідно коментарів Додатку 1 листа Мінекономіки від 3304-04/60124-06 від 03.10.2021 «Щодо переговорної процедури закупівлі» обґрунтування застосування переговорної процедури закупівлі повинно містити посилання на звіти про результати проведення таких процедур закупівель у зв’язку з відсутністю достатньої кількості учасників, предметом закупівлі в яких були ті самі товари, роботи і послуги, що є предметом закупівлі у разі застосування переговорної процедури закупівлі, замовник самостійно визначає документи, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі.
Також у поясненні зазначено, що при оголошенні переговорної закупівлі
UA-2021-10-06-014351-b Замовником оприлюднено обґрунтування, у якому зазначаються причини застосування даної процедури, а також зазначено посилання на ідентифікатор закупівлі, які не відбулися, що є підставою для застосування переговорної процедури, та вказано, що інформація, яка міститься у систем прозоро є у відкритому доступі, тому кожна зацікавлена особа може перевірити достовірність інформація, яка відображена в обґрунтуванні Замовника.
Слід зазначити, що відповідно до норми пункту 8 частини шостої статті 40 Закону повідомлення про намір укласти договір під час застосування переговорної процедури окрім обґрунтування застосування переговорної процедури закупівлі повинно містити експертні, нормативні, технічні та інші документи, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі (а не лише посилання на такі документи).
Відповідно до частини другої статті 10 Закону звіт про результати проведення закупівлі з використанням електронної системи закупівель оприлюднюється відповідно до статті 19 цього Закону.
Згідно з частиною другою статті 19 Закону звіт про результати проведення закупівлі автоматично формується електронною системою закупівель та оприлюднюється протягом одного дня після оприлюднення замовником договору про закупівлю в електронній системі закупівель або відміни тендеру/спрощеної закупівлі, або визнання тендеру таким, що не відбувся, а відповідно до пункту 11 частини першої цієї ж статті Закону – у звіті про результати проведення закупівлі з використанням електронної системи закупівель обов’язково зазначаються підстави прийняття рішення про неукладення договору про закупівлю, у разі якщо в результаті проведення тендеру/спрощеної закупівлі не було укладено договір про закупівлю.
Однак, на порушення вимог пункту 8 частини шостої статті 40 Закону, разом з повідомленням про намір укласти договір під час застосування переговорної процедури UA-2021-10-06-014351-b Замовником не оприлюднено відповідні документи, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі, визначених у пункті 1 частини другої статті 40 Закону.
За умовами п.10.1 укладеного за результатами переговорів з ТОВ «В-ТЕХ-ТРЕЙД» договору про закупівлю від 18.10.2021 №181001 (далі – Договір №181001) договір діє до 31.12.2021 включно, а в частині проведення розрахунків – до їх повного здійснення.
Проведеним моніторингом встановлено, що в електронній системі закупівель додаткові угоди щодо зміни строку дії Договору №181001 не оприлюднено.
Відповідно до опублікованого під час моніторингу на запит органу державного фінансового контролю пояснення Замовника за результатами переговорної процедури UA-2021-10-06-014351-b додаткових угод до Договору №181001 про продовження строку його дії не укладалося, фактична сума оплати за договором становить 494 363,70 грн за 28,25 т бітуму, який був поставлений Замовнику.
За нормою пункту 12 частини першої статті 10 Закону замовник самостійно та безоплатно через авторизовані електронні майданчики оприлюднює в електронній системі закупівель у порядку, встановленому Уповноваженим органом та цим Законом, інформацію про закупівлю, а саме звіт про виконання договору про закупівлю - протягом 20 робочих днів з дня виконання сторонами договору про закупівлю або закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами, або його розірвання.
Проте, на порушення пункту 12 частини першої статті 10 Закону, при здійсненні розрахунків за поставлений товар в повному обсязі (у жовтні 2021 року) та закінченні строку дії Договору №181001 31.12.2021 Замовником у встановлений Законом строк (протягом 20 робочих днів з дня виконання сторонами договору про закупівлю або закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами, або його розірвання), а також на час проведення моніторингу звіт про виконання договору про закупівлю за процедурою закупівлі UA-2021-10-06-014351-b не опубліковано.
В опублікованому під час моніторингу поясненні на запит органу державного фінансового контролю Замовник зазначив, що не оприлюднення звіту про виконання договору зумовлене завантаженістю уповноваженої особи Замовника, особливо наприкінці-на початку бюджетного року, та значним обсягом проведених Замовником процедур закупівель, за якими строк дії договорів - до 31 грудня у зв’язку з чим об’єктивно не було можливості опублікувати звіти про виконання договорів. Також у поясненні зазначено про особливу завантаженість електронних авторизованих майданчиків на даний час, через що інформація з них може не синхронізуватись з центральною базою даних та що Замовник гарантує опублікування звіту про виконання договору найближчим часом.
Слід зазначити, що на час завершення моніторингу звіт про виконання договору про закупівлю за процедурою закупівлі UA-2021-10-06-014351-b не опубліковано.
Усунення порушень
Звіт замовника від 10.08.2022
Доброго дня. Враховуючи зауваження Західного офісу Держаудитслужби і викладені у Висновку про результати моніторингу процедури закупівлі UA-2021-10-06-014351-b Замовником прийнято рішення і вжито заходів наступного характеру: - проведено роз’яснювальну роботу з уповноваженою особою Замовника щодо недопущення у подальшому порушень законодавства у сфері публічних закупівель. На виконання зобов’язання щодо усунення порушень законодавства у сфері публічних закупівель викладених у висновку ДАС України про результати моніторингу закупівлі Замовником опубліковано звіт про виконання договору №181001 від 18 жовтня 2022 року. Додатково прийнято рішення про проходження відповідних навчань, семінарів та тренінгів, щодо проведення публічних закупівель. Надалі зобов’язуємось в подальшому дотримуватись положень Закону України «Про Публічні закупівлі».
Запити й пояснення
20.07.2022 · ДАСУ: Про надання пояснення
Відповідно до статті 19 Конституції України, абзацу 2 статті 2, статті 5 Закону України від 26.01.1993 №2939-ХІІ «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні» та частини 5 статті 8 Закону України від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), в межах здійснення Західним офісом Держаудитслужби моніторингу закупівлі за ID: UA-2021-10-06-014351-b, яка проводилась Комунальним підприємством «Служба муніципального управління» Дрогобицької міської ради (далі – Замовник), виникла необхідність в отриманні пояснень.
Зокрема, під час моніторингу досліджується питання розміщення та оприлюднення інформації про закупівлю.
Враховуючи вищенаведене, прошу надати пояснення з наступного питання:
1. Надати інформацію про те, яким чином та на підставі яких документів Замовником здійснено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі та визначено його очікувану вартість.
2. Надати посилання на сторінку офіційного веб-сайту, на якому розміщено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, очікуваної вартості предмета закупівлі.
Під час моніторингу встановлено, що Замовником в електронній системі закупівель оприлюднено повідомлення про намір укласти договір, у якому умовою застосування переговорної процедури закупівлі вказано: двічі відмінено процедуру відкритих торгів через відсутність достатньої кількості тендерних пропозицій, визначеної цим Законом.
Згідно з нормою пункту 8 частини шостої статті 40 Закону повідомлення про намір укласти договір про закупівлю повинно містити таку інформацію, зокрема, обґрунтування застосування переговорної процедури закупівлі, експертні, нормативні, технічні та інші документи, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі.
Враховуючи вищенаведене, прошу надати пояснення з наступного питання:
3. Вказати причини не опублікування в електронній системі закупівель експертних, нормативних, технічних та інших документів, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі.
За вимогою частини шостої статті 17 Закону переможець процедури закупівлі у строк, що не перевищує десяти днів з дати оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю, повинен надати замовнику документи шляхом оприлюднення їх в електронній системі закупівель, що підтверджують відсутність підстав, визначених пунктами 2, 3, 5, 6, 8, 12 і 13 частини першої та частиною другою цієї статті.
Також, відповідно до частини третьої статті 40 Закону замовник (крім випадків, зазначених у пунктах 2, 4, 5 частини другої цієї статті) під час проведення переговорів вимагає від учасника (учасників) надати підтвердження про відсутність підстав для відмови йому (їм) в участі у процедурі закупівлі відповідно до частини першої статті 17 цього Закону.
Враховуючи вищенаведене, прошу надати пояснення з наступних питань:
4. Вказати, яким чином учасником-переможцем переговорної процедури закупівлі ТОВ «В-ТЕХ-ТРЕЙД» виконано вимогу частини шостої статті 17 Закону щодо надання Замовнику документів, що підтверджують відсутність підстав, визначених пунктами 2, 3, 5, 6, 8, 12 і 13 частини першої та частиною другою цієї статті. До інформації обов’язково долучити документальне підтвердження виконання переможцем вимог частини шостої статті 17 Закону.
Відповідно до частини другої статті 41 Закону переможець процедури закупівлі під час укладення договору про закупівлю повинен надати відповідну інформацію про право підписання договору про закупівлю, а також копію ліцензії або документа дозвільного характеру (у разі їх наявності) на провадження певного виду господарської діяльності, якщо отримання дозволу або ліцензії на провадження такого виду діяльності передбачено законом та у разі якщо про це було зазначено у тендерній документації чи вимагалося замовником під час переговорів у разі застосування переговорної процедури закупівлі.
Враховуючи вищенаведене, прошу надати пояснення з наступних питань:
5. Надати відповідну інформацію щодо надання учасником-переможцем переговорної процедури закупівлі ТОВ «В-ТЕХ-ТРЕЙД» при укладанні договору відповідних документів про підтвердження права підписання договору про закупівлю та копій ліцензії або документа дозвільного характеру (у разі їх наявності) на провадження певного виду господарської діяльності (з обов’язковим долученням до пояснення відповідних підтверджуючих документів).
Пояснення необхідно надати через інформаційно–телекомунікаційну систему закупівель «ProZorro» протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту. При цьому до пояснень необхідно долучити їх документальне підтвердження.
25.07.2022 · Замовник: Пояснення
На Ваш запит від 2022-07-20 17:38:47 надаємо наступну інформацію:
1. Обґрунтування обсягів закупівлі. Обсяги визначено відповідно до очікуваної потреби, обрахованої Замовником.
Обґрунтування технічних та якісних характеристик закупівлі. Якісні характеристики продукції повинні відповідати ДСТУ 4044-2001 та з урахуванням загальноприйнятих норм і стандартів для зазначеного предмета закупівлі.
Обґрунтування очікуваної ціни закупівлі/бюджетного призначення. Розрахунок очікуваної вартості товарів здійснюється на підставі закупівельних цін попередніх періодів шляхом коригування ціни договору попереднього періоду з урахуванням індексу інфляції.
2. Посилання на сайт: https://drohobych-rada.gov.ua/обґрунтування-технічних-та-якісних-х-17/
3. Щодо підтвердження наявності умов застосування переговорної процедури закупівлі
Відповідно до частини 2 статті 40 Закону України «Про публічні закупівлі» переговорна процедура закупівлі застосовується замовником як виняток у разі якщо було двічі відмінено процедуру відкритих торгів, у тому числі частково (за лотом), через відсутність достатньої кількості тендерних пропозицій, визначеної цим Законом. При цьому предмет закупівлі, його технічні та якісні характеристики, а також вимоги до учасника процедури закупівлі не повинні відрізнятися від вимог, що були визначені замовником у тендерній документації.
Відповідно до ч. 6 статті 40 Закону повідомлення про намір укласти договір про закупівлю повинно містити таку інформацію, а саме: обґрунтування застосування переговорної процедури закупівлі, експертні, нормативні, технічні та інші документи, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі.
Згідно коментарів Додатку 1 листа Мінекономіки від 3304-04/60124-06 від 03.10.2021 р. «Щодо переговорної процедури закупівлі» підставу «якщо було двічі відмінено процедуру відкритих торгів, у тому числі частково (за лотом), через відсутність достатньої кількості тендерних пропозицій, визначеної цим Законом. При цьому предмет закупівлі, його технічні та якісні характеристики, а також вимоги до учасника процедури закупівлі не повинні відрізнятися від вимог, що були визначені замовником у тендерній документації» застосовується у разі :
- відміни торгів на підставі абзацу другого пункту 1 частини другої статті 32 Закону (подання для участі у відкритих торгах менше двох тендерних пропозицій) та за умови прийняття таких рішень щодо здійснення закупівлі у поточному році.
Не можуть змінюватись у разі здійснення переговорної процедури закупівлі вимоги, що були зазначені у тендерній документації замовника під час проведення відкритих торгів: предмет закупівлі, його технічні та якісні характеристики, підтвердження про відсутність підстав для відмови йому (їм) в участі у процедурі закупівлі відповідно до частини першої статті 17 цього Закону, забезпечення виконання договору (у разі якщо така вимога була зазначена у тендерній документації) та інші вимоги до учасника.
Можуть змінюватись у разі здійснення переговорної процедури закупівлі очікувана вартість та кількісні характеристики предмета закупівлі, строки поставки, виконання робіт, надання послуг. Не вимагається забезпечення тендерної пропозиції, оскільки таке забезпечення подається учасником у зв’язку із поданням тендерної пропозиції.
Обґрунтування застосування переговорної процедури закупівлі повинно містити посилання на звіти про результати проведення таких процедур закупівель у зв’язку з відсутністю достатньої кількості учасників, предметом закупівлі в яких були ті самі товари, роботи і послуги, що є предметом закупівлі у разі застосування переговорної процедури закупівлі.
Також у даному листі Мінекономіки зазначено, що замовник самостійно визначає документи, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі.
При оголошенні даної переговорної закупівлі (ідентифікатор закупівлі UA-2021-10-06-014351-b) Замовником оприлюднено обгрунтування, у якому зазначаються причини застосування даної процедури, а також зазначено посилання на ідентифікатор закупівлі, які не відбулися, що є підставою для застосування переговорної процедури. Звертаємо Вашу увагу на те, що інформація яка міститься у систем прозоро є у відкритому доступі, тому кожна зацікавлена особа може перевірити достовірність інформація, яка відображена в обгрунтуванні Замовника.
4. Керуючись вимогами частини 3 статті 40 Закону Замовник (крім випадків, зазначених у пунктах 2, 4, 5 частини другої цієї статті) під час проведення переговорів вимагає від учасника (учасників) надати підтвердження про відсутність підстав для відмови йому (їм) в участі у процедурі закупівлі відповідно до частини першої статті 17 цього Закону.
На момент проведення переговорів учасник переговорів ТОВ «В-ТЕХ-ТРЕЙД» надав всі необхідні документи, в тому чисті по статті 17, для прийняття замовником рішення про намір укласти договір про закупівлю. Документи надані учасником на підтвердження відсутності підстав відмови йому в участі у процедурі закупівлі додаються у файлах «Довідка ст. 17», «Довідка ДПС» та «Довідка МВС».
5. Учасник ТОВ «В-ТЕХ-ТРЕЙД» у складі пропозиції надав підтверджуючі документи про право підписування договору, що додається у файлі «Рішення учасника» та «Рішення учасника 2». Що стосується надання дозволу чи ліцензії на провадження виду діяльності, Замовником не була встановлена така вимога, тому учасник не зобов’язаний надавати такі документи.
01.08.2022 · ДАСУ: Про надання пояснення
Відповідно до статті 19 Конституції України, абзацу 2 статті 2, статті 5 Закону України від 26.01.1993 №2939-ХІІ «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні» та частини 5 статті 8 Закону України від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), в межах здійснення Західним офісом Держаудитслужби моніторингу закупівлі за ID: UA-2021-10-06-014351-b, яка проводилась Комунальним підприємством «Служба муніципального управління» Дрогобицької міської ради (далі – Замовник), виникла необхідність в отриманні пояснень.
Зокрема, під час моніторингу встановлено, що за умовами п.10.1 укладеного за результатами переговорів з ТОВ «В-ТЕХ-ТРЕЙД» договору про закупівлю від 18.10.2021 №181001 (далі – Договір №181001) договір діє до 31.12.2021 включно, а в частині проведення розрахунків – до їх повного здійснення.
В електронній системі закупівель додаткові угоди щодо зміни строку дії Договору №181001 не оприлюднено.
Слід зазначити, що відповідно до пункту 12 частини першої статті 10 Закону замовник самостійно та безоплатно через авторизовані електронні майданчики оприлюднює в електронній системі закупівель у порядку, встановленому Уповноваженим органом та цим Законом, інформацію про закупівлю, а саме звіт про виконання договору про закупівлю - протягом 20 робочих днів з дня виконання сторонами договору про закупівлю або закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами, або його розірвання.
Враховуючи вищенаведене, прошу надати пояснення з наступного питання:
1. Чи продовжувався сторонами Договору №181001 строк його дії ? Якщо так – надати до моніторингу відповідні підтверджуючі документи.
2. Чи виконані сторонами договірні зобов’язання за Договором №181001, в якому обсязі ? Чи здійснювались Замовником платежі за Договором №181001 (зазначити які саме та коли) ?
3. У разі виконання сторонами Договору №181001 договірних зобов’язань, в тому числі в частині розрахунків – пояснити причини та підстави не оприлюднення звіту про виконання договору відповідно до вимог пункту 12 частини першої статті 10 Закону.
Пояснення необхідно надати через інформаційно–телекомунікаційну систему закупівель «ProZorro» протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту. При цьому до пояснень необхідно долучити їх документальне підтвердження.
04.08.2022 · Замовник: Пояснення
Доброго дня. У відповідь на Ваш запит повідомляємо наступну інформацію.
Щодо питання першого: За результатами переговорної процедури UA-2021-10-06-014351-b укладено Договір №181001 від 18 жовтня 2021 року зі строком дії до 31.12.2021 включно, а в частині проведення розрахунків – до їх повного здійснення. Додаткових уговору до Договору №181001 про продовження строку його дії не укладалося.
Щодо питання другого: Замовником здійснювалися платежі за Договором №181001 від 18 жовтня 2021 року, на підтвердження чого надаємо копії платіжних доручень. Фактична сума оплати за Договором №181001 від 18 жовтня 2021 року становить 494 363,70 грн за 28,25 т бітуму, який був поставлений Замовнику.
Щодо питання третього: Не оприлюднення звіту про виконання договору №181001 від 18 жовтня 2021 року зумовлене завантаженістю уповноваженої особи Замовника, особливо наприкінці-на початку бюджетного року. Оскільки строк дії договорів до 31 грудня, а процедур проведених Замовником значний обсяг, об’єктивно не було можливості опублікувати звіти про виконання договорів. Крім того, в даний період спостерігається особлива завантаженість електронних авторизованих майданчиків, через що інформація з них може не синхронізуватись з центральною базою даних. Замовник гарантує , що звіт про виконання договору буде опубліковано найближчим часом.
04.08.2022 · Замовник: Пояснення з власної ініціативи
Додатково до пояснення від 04.08. 2022 року даємо копії платіжних доручень до Договору №181001 від 18 жовтня 2021 року.