Висновок
За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства у сфері публічних закупівель щодо відповідності повідомлення про намір укласти договір під час застосування переговорної процедури закупівель вимогам Закону установлено порушення вимог пункту 8 частини 6 статті 40 Закону.
За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства у сфері публічних закупівель щодо визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, дотримання вимог постанови № 710, наявності умов для застосування переговорної процедури закупівлі, в тому числі відповідності поданої пропозиції учасника вимогам передбаченим у запрошенні для участі у процедурі закупівель, оприлюднення інформації про закупівлю, своєчасності надання інформації та документів у випадках передбачених законодавством, своєчасності укладання договору про закупівлю та його оприлюднення, - порушень не встановлено.
Зобов'язання
З огляду на встановлені порушення законодавства у сфері закупівель та з огляду на відсутність механізму їх усунення, керуючись статтями 2 та 5 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», статтею 8 Закону України «Про публічні закупівлі», Управління Північного офісу Держаудитслужби в Житомирській області зобов’язує здійснити заходи направлені на недопущення встановлених порушень у подальшому, зокрема, шляхом притягнення до відповідальності осіб, якими допущені порушення, та протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про вжиття таких заходів.
Констатуюча частина
Дата закінчення моніторингу: 11 липня 2022 року.
Предметом аналізу були питання: визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, дотримання вимог постанови Кабінету Міністрів України від 11.10.2016 № 710 «Про ефективне використання державних коштів», зі змінами (далі – постанова № 710), наявність умов для застосування переговорної процедури закупівлі, в тому числі відповідність поданої пропозиції учасника вимогам передбаченим у запрошенні для участі у процедурі закупівель, відповідність повідомлення про намір укласти договір під час застосування переговорної процедури закупівель вимогам Закону України «Про публічні закупівлі» (далі - Закон), оприлюднення інформації про закупівлю, своєчасність надання інформації та документів у випадках передбачених законодавством, своєчасність укладання договору про закупівлю та його оприлюднення.
Під час моніторингу проаналізовано: річний план закупівель Департаменту освіти Житомирської міської ради (далі – Замовник) на 2022 рік, повідомлення про намір укласти договір під час застосування переговорної процедури закупівлі від 19.01.2022 року, протокол прийняття рішення уповноваженою особою Замовника від 19.01.2022 року № 12, розпорядження голови Житомирської обласної державної адміністрації від 02.04.2021 року № 240, контракт на підготовку кадрів закладом професійної (професійно-технічної) освіти за регіональним замовленням від 04.01.2022 року № 2, договір про закупівлю від 31.01.2022 року № 27/22-ДО з додатками, пояснення з копіями документів отримані через електронну систему закупівель 24.06.2022 року та 06.07.2022 року.
За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства у сфері публічних закупівель щодо наявності умов для застосування переговорної процедури закупівлі встановлено, що переговорна процедура Замовником проводилася відповідно до абзацу 4 пункту 2 частини 2 статті 40 Закону, а саме: якщо роботи, товари чи послуги можуть бути виконані, поставлені чи надані виключно певним суб’єктом господарювання за відсутності конкуренції з технічних причин, яка має бути документально підтверджена замовником.
Відповідно до частин 1, 2, 5 та 6 статті 40 Закону переговорна процедура закупівлі використовується замовником лише як виняток, зокрема, за наявності підстав визначених абзацом 4 пункту 2 частини 2 статті 40 Закону, з розміщенням в електронній системі закупівель відповідного обґрунтування в повідомленні про намір укласти договір (під час застосування переговорної процедури закупівель).
Слід зазначити, що 26.06.2021 року набув чинності Закон України «Про внесення змін до Закону України «Про публічні закупівлі» та інших законів України щодо вдосконалення системи функціонування та оскарження публічних закупівель» від 03 червня 2021 року № 1530-IX, яким внесено зміни в тому числі щодо виключення у пункті 8 частини 6 статті 40 Закону слова «з посиланням на».
Так, відповідно до пункту 8 частини 6 статті 40 Закону повідомлення про намір укласти договір про закупівлю повинно містити обґрунтування застосування переговорної процедури закупівлі, експертні, нормативні, технічні та інші документи, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі.
Таким чином, оприлюднене Замовником повідомлення про намір укласти договір про закупівлю від 19.01.2022 року, повинно містити саме документи, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі.
Відповідно до обґрунтування застосування переговорної процедури закупівлі до підтверджуючих документів, що підтверджують наявність умов для застосування переговорної процедури закупівлі Замовником віднесено: розпорядження голови Житомирської обласної державної адміністрації від 02.04.2021 року № 240 «Про регіональне замовлення на підготовку, перепідготовку та підвищення кваліфікації фахівців, підвищення кваліфікації фахівців державного управління та підготовку робітничих кадрів (фахівців) у 2021 році» (далі - Розпорядження № 240), контракт від 04.01.2022 року № 3 на підготовку кадрів закладом професійної (професійно-технічної) освіти за регіональним замовленням, тощо.
Проте, в порушення вимог передбачених пунктом 8 частини 6 статті 40 Закону Замовником оприлюднено в електронній системі закупівель Розпорядження № 240 не в повному обсязі, зокрема, не оприлюднено додатки № 1, 2 та 3, які є невід’ємною частиною вказаного розпорядження.
Слід зазначити, що додаток № 3 містить інформацію про прогнозні показники регіонального замовлення на підготовку робітничих кадрів у навчальних закладах міста Житомира на 2022-2023 роки на основі яких були укладені у 2022 році контракти керівниками закладів професійної (професійно-технічної) освіти на підготовку робітничих кадрів за регіональним замовленням, про що додатково повідомлено уповноваженою особою Замовника 06.07.2022 року на запит посадової особи органу державного фінансового контролю.
Разом з тим, в ході проведеного моніторингу уповноваженою особою Замовника надано Розпорядження № 240 в повному обсязі (з додатками) 06.07.2022 року, на запит посадової особи органу державного фінансового контролю, відповідальної за проведення моніторингу процедури закупівлі, від 05.07.2022 року.
Усунення порушень
Звіт замовника від 15.07.2022
На висновок про результати моніторингу процедури закупівлі UA-2022-01-19-000454-b від 12.07.2022 року повідомляємо наступне.
З уповноваженою особою департаменту Хайрутдіновим М.Е. проведена роз’яснювальна робота щодо недопущення у подальшому порушень Закону України «Про публічні закупівлі» та підвищення рівня знань законодавства у сфері публічних закупівель, шляхом проходження навчання у сфері публічних закупівель.
Запити й пояснення
21.06.2022 · ДАСУ: Запит про надання пояснення (інформації, документів) № 1
У межах проведення моніторингу процедури закупівлі по предмету: «Послуги з підготовки кваліфікованих робітників за регіональним замовленням» (інформацію оприлюднено в електронній системі закупівель) за номером ID: UA-2022-01-19-000454-b) та відповідно до частини 5 статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), постала потреба в отриманні наступних пояснень (інформації та документів).
1) Яким чином та на підставі яких документів вами здійснено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру витрат та визначено його очікувану вартість?
Також, прошу надати посилання на сторінку власного веб-сайту (або офіційного веб-сайту головного розпорядника бюджетних коштів), на якому розміщено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі.
2) Чи установлювались вимоги (перелік документів) до учасника Державного навчального закладу «Центр сфери обслуговування м. Житомира», зокрема, вимоги про відсутність підстав для відмови йому в участі у процедурі закупівлі відповідно до частини 1 статті 17 Закону?
Якщо, вимоги встановлювалися, то надайте документи (протоколи переговорів, листи, запрошення на переговори, тощо), що підтверджують встановлення Замовником вимог до учасника переговорів та встановлення переліку документів, що підтверджують відповідність установленим вимогам, з наданням копії поданої пропозиції (усіх сторінок) учасника Державного навчального закладу «Центр сфери обслуговування м. Житомира» (в тому числі супровідного листа з відміткою Замовника про отримання), якому Замовник повідомив про намір укласти договір за результатами застосування вищевказаної переговорної процедури закупівель.
3) Чому повідомлення про намір укласти договір про закупівлю не містить оприлюднені експертні, нормативні, технічні або інші документи, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі?
Разом з тим, прошу надати експертні, нормативні, технічні або інші документи, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі (у разі їх наявності).
Слід зазначити, що відповідно до частин 1, 2, 5 та 6 статті 40 Закону переговорна процедура закупівлі використовується замовником лише як виняток, зокрема за наявності підстав визначених пунктом 5 частини 2 статті 40 Закону, з розміщенням в електронній системі закупівель відповідного обґрунтування в повідомленні про намір укласти договір (під час застосування переговорної процедури закупівель).
Пунктом 8 частини 6 статті 40 Закону передбачено, що повідомлення про намір укласти договір про закупівлю (під час застосування переговорної процедури закупівлі) повинно містити обґрунтування застосування переговорної процедури закупівлі, експертні, нормативні, технічні та інші документи, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі.
Пояснення з документальним підтвердженням необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту.
24.06.2022 · Замовник: Відповідь на запит
На Ваш Запит замовнику на пояснення від 21.06.2022 року надаємо наступні пояснення.
1. Обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру витрат та визначено його очікувану вартість закупівлі Замовником здійснено на підставі наступних документів:
- Лист на ім’я директора департаменту освіти від Державного навчального закладу «Центр сфери обслуговування м.Житомира» з додатками 1-9 (лист з додатками додається).
- Лист бухгалтерської служби департаменту освіти на ім’я директора департаменту та уповноваженої особи з розрахунком вартості підготовки кваліфікованих робітників на умовах регіонального замовлення за рахунок коштів бюджету Житомирської міської територіальної громади на 2022 рік на проведення процедури закупівлі (лист додається).
Надаємо посилання на сторінку веб-сайту, на якому розміщено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі http://edu.zt.ua/publichna-informacziya/.
2. При проведенні закупівлі «Послуги з підготовки кваліфікованих робітників за регіональним замовленням» Замовником були встановлені вимоги до учасника закупівлі, що передбачені в Запрошенні до Учасника (копія листа запрошення на переговори, копія протоколу переговорів та копії документів поданих учасником додаються).
Щодо вимог про відсутність підстав для відмови йому в участі у процедурі закупівлі відповідно до частини 1 статті 17 Закону, повідомляємо Вам, що частиною 1 статті 17 ЗУ «Про публічні закупівлі» передбачено що Замовник приймає рішення про відмову учаснику в участі у процедурі закупівлі та зобов’язаний відхилити тендерну пропозицію учасника або відмовити в участі у переговорній процедурі закупівлі (крім випадків, зазначених у пунктах 2, 4, 5 частини другої статті 40 цього Закону). Крім того, відповідно до частини 3 статті 40 Закону, Замовник (крім випадків, зазначених у пунктах 2, 4, 5 частини другої цієї статті) під час проведення переговорів вимагає від учасника (учасників) надати підтвердження про відсутність підстав для відмови йому (їм) в участі у процедурі закупівлі відповідно до частини першої статті 17 цього Закону.
Департаментом освіти проводилась переговорна процедура по п.2 ч.2 ст. 40 Закону (відсутність конкуренції з технічних причин) тому вимоги про відсутність підстав для відмови йому в участі у процедурі закупівлі відповідно до частини 1 статті 17 Закону Замовником не вимагались.
3. Обґрунтування з зазначенням експертних, нормативних, технічних або інші документів, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі оприлюднено в електронній системі закупівель. Прикріпити інші документи саме у Повідомлення про намір укласти договір технічно не можливо та не передбачено Законом.
Відповідно до частини 5 та 6 статті 40 Закону України «Про публічні закупівлі», Повідомлення про намір укласти договір про закупівлю обов’язково безоплатно оприлюднюється в електронній системі закупівель протягом одного дня після ухвалення рішення.
Повідомлення про намір укласти договір про закупівлю повинно містити таку інформацію:
1) найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код замовника в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, його категорія;
2) назва предмета закупівлі із зазначенням коду та назви відповідних класифікаторів предмета закупівлі і частин предмета закупівлі (лотів) (за наявності);
3) кількість, місце та строк поставки товарів, виконання робіт чи надання послуг;
4) найменування, ідентифікаційний код учасника в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань або реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті) постачальника товарів, виконавця робіт чи надавача послуг;
5) місцезнаходження та контактні номери телефонів учасника (учасників), з яким (якими) проведено переговори;
6) узгоджена ціна пропозиції учасника процедури закупівлі;
7) умова застосування переговорної процедури закупівлі відповідно до частини другої цієї статті;
8) обґрунтування застосування переговорної процедури закупівлі, експертні, нормативні, технічні та інші документи, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі
Разом з тим, статтею 40 Закону України « Про публічні закупівлі» не встановлено обов’язку Замовникам разом з повідомленням про намір укласти договір оприлюднювати будь-які інші документи, наприклад протокол переговорів, протокол про намір укласти договір, документи надані учасником, або інші експертні, нормативні, технічні або інші документи, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі.
Усі документи, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі Вам надаємо (копії додаються).
Переговорна процедура проводилась не на підставі визначеній пунктом 5 частини 2 статті 40 Закону а на підставі пунта 2 частини 2 статті 40 Закону.
05.07.2022 · ДАСУ: Запит про надання пояснення (інформації, документів) № 2
У межах проведення моніторингу процедури закупівлі по предмету: «Послуги з підготовки кваліфікованих робітників за регіональним замовленням» (інформацію оприлюднено в електронній системі закупівель) за номером ID: UA-2022-01-19-000454-b) та відповідно до частини 5 статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), постала потреба в отриманні наступних пояснень (інформації та документів).
1) Відповідно до обґрунтування застосування переговорної процедури закупівлі до підтверджуючих документів застосування вказаної вище процедури закупівлі віднесено розпорядження голови Житомирської обласної державної адміністрації від 02.04.2021 року № 240 «Про регіональне замовлення на підготовку, перепідготовку та підвищення кваліфікації фахівців, підвищення кваліфікації фахівців державного управління та підготовку робітничих кадрів (фахівців) у 2021 році» (далі – Розпорядження № 240), контракт від 04.01.2022 року № 2 на підготовку кадрів закладом професійної (професійно-технічної) освіти за регіональним замовленням та інші документи.
Разом з тим, на запит органу державного фінансового контролю про надання пояснень (інформації, документів) від 21.06.2022 року, Вами надано копії зазначених документів.
Однак, Розпорядження № 240 не містить всіх додатків, у зв’язку з чим, прошу їх надати.
2) Відповідно до пункту 3 Порядку формування регіонального замовлення на підготовку, перепідготовку та підвищення кваліфікації працівників освіти, охорони здоров’я, культури і мистецтв, підвищення кваліфікації фахівців державного управління та підготовку робітничих кадрів (фахівців) для регіональних потреб, затвердженого Розпорядженням голови обласної державної адміністрації від 28.02.2017 року № 70, регіональне замовлення формується щороку за такими основними напрямами: підготовка фахівців; підвищення кваліфікації та перепідготовка фахівців; підготовка робітничих кадрів.
Слід зазначити, що Розпорядження № 240 містить інформацію про регіональне замовлення на підготовку, перепідготовку та підвищення кваліфікації фахівців, підвищення кваліфікації фахівців державного управління та підготовку робітничих кадрів (фахівців) у 2021 році.
Чи вносились зміни до вказаного розпорядження стосовно регіонального замовлення на 2022 рік (обсягу регіонального замовлення, переліку регіональних замовників)?
Разом з тим, прошу надати документальне підтвердження внесення таких змін (у разі їх наявності).
Пояснення (інформацію, документи) необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту.
06.07.2022 · Замовник: Відповідь на запит
На Ваш Запит замовнику на пояснення від 05.07.2022 року надаємо наступні документи.
1. Копію Розпорядження голови обласної державної адміністрації від 02.04.2021 року № 240 з додатками на 39 аркушах.
2. В додатку №3 до Розпорядження голови обласної державної адміністрації від 02.04.2021 року № 240 на сторінках 5-8 міститься інформація про прогнозні показники регіонального замовлення на підготовку робітничих кадрів у навчальних закладах міста Житомира на 2022-2023 роки на основі яких були укладені контракти керівниками закладів професійної (професійно-технічної) освіти на підготовку робітничих кадрів за регіональним замовленням.
До вказаного розпорядження стосовно регіонального замовлення на 2022 рік зміни не вносились.
08.07.2022 · ДАСУ: Запит про надання пояснення (інформації, документів) № 3
У межах проведення моніторингу переговорної процедури закупівлі по предмету: «Послуги з підготовки кваліфікованих робітників за регіональним замовленням» (інформацію оприлюднено в електронній системі закупівель) за номером ID: UA-2022-01-19-000454-b) та відповідно до частини 5 статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), постала потреба в отриманні наступних пояснень (інформації та документів).
Чи сформовано замовлення на підготовку, перепідготовку та підвищення кваліфікації фахівців, підвищення кваліфікації фахівців державного управління та підготовку робітничих кадрів (фахівців) у 2022 році, що відповідно підтверджується розпорядженням голови Житомирської обласної державної адміністрації (Житомирської обласної військової адміністрації) або іншим документом (у разі відсутності розпорядження)?
Прошу долучити до відповіді відповідне розпорядження (у разі його наявності) або інший документ, що підтверджує формування замовлення на підготовку, перепідготовку та підвищення кваліфікації фахівців, підвищення кваліфікації фахівців державного управління та підготовку робітничих кадрів (фахівців) у 2022 році.
Пояснення (інформацію, документи) необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту.
12.07.2022 · Замовник: Відповідь на запит
На Ваш Запит замовнику про надання пояснення від 08.07.2022 року інформуємо та надаємо наступні документи.
Регіональне замовлення затверджується у розрізі закладів освіти, обсягів прийому та випуску фахівців та робітничих кадрів, освітньо-кваліфікаційних рівнів професійної (професійно-технічної) освіти (освітньо-професійного ступеня фахової передвищої освіти, освітнього ступеня вищої освіти), професій (галузей знань та спеціальностей) на плановий рік разом з прогнозними загальними обсягами натуральних показників регіонального замовлення за освітньо-кваліфікаційними рівнями професійної (професійно-технічної) освіти (освітньо-професійного ступеня фахової передвищої, освітнього ступеня вищої освіти), на наступні за плановим два бюджетні періоди (п.10. методичних рекомендацій щодо формування та розміщення регіонального замовлення на підготовку фахівців та робітничих кадрів розпорядження Кабінету Міністрів України від 14.12.2016 року № 994-р «Про схвалення методичних рекомендацій щодо формування та розміщення регіонального замовлення на підготовку фахівців та робітничих кадрів»)(копія розпорядження КМУ від 14.12.2016 року № 994-р додається).
Бюджетний період для всіх бюджетів, що складають бюджетну систему України, становить один календарний рік, який починається 1 січня кожного року і закінчується 31 грудня того ж року. Неприйняття Верховною Радою України закону про Державний бюджет України до 1 січня відповідного року не є підставою для встановлення іншого бюджетного періоду (ст.3 Бюджетного Кодексу України).
В п. 3 Розпорядження голови обласної державної адміністрації від 02.04.2021 року № 240 затверджено обсяги регіонального замовлення на підготовку робітничих кадрів за рахунок бюджету м. Житомира у 2021 році згідно з додатком 3. В тому ж додатку на сторінках 5-8 міститься інформація про прогнозні показники регіонального замовлення на підготовку робітничих кадрів у навчальних закладах міста Житомира на 2022-2023 роки.
Виходячи із вищевказаного в Розпорядженні голови обласної державної адміністрації від 02.04.2021 року № 240 сформовано регіональне замовлення на підготовку, перепідготовку та підвищення кваліфікації фахівців, підвищення кваліфікації фахівців державного управління та підготовку робітничих кадрів (фахівців) у 2022 році. Копію Розпорядження голови обласної державної адміністрації від 02.04.2021 року № 240 з додатками на 39 аркушах Вам надали у попередній відповіді запиту замовнику на пояснення від 06.07.2022 року.