Висновок
За результатами аналізу розміщення Замовником інформації про закупівлю встановлено порушення вимог пункту 3 Наказу Мінекономрозвитку №1082.
За результатами аналізу розміщення та оприлюднення Замовником інформації про закупівлю встановлено порушення вимог пункту 3 Наказу Мінекономрозвитку №1082, а також порушення вимог пункту 8 частини шостої статті 40 Закону.
За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства у сфері публічних закупівель щодо визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, правомірності, обґрунтованості та наявності умов застосування переговорної процедури закупівлі, правильності заповнення документів, що оприлюднюються відповідно до Закону, своєчасності укладання договору про закупівлю та його оприлюднення, внесення змін до договору – порушень не встановлено.
Зобов'язання
З огляду на встановлені порушення законодавства у сфері закупівель, керуючись статтею 2 та 5 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», Західний офіс Держаудитслужби зобов’язує здійснити заходи щодо недопущення у подальшому (зокрема, шляхом проведення роз’яснювальної роботи, економічних навчань тощо) порушення вимог пункту 8 частини шостої статті 40 Закону, а також вимог пункту 3 Наказу Мінекономрозвитку №1082 при розміщенні та оприлюдненні Замовником інформації про закупівлю.
Протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про усунення порушення (порушень) законодавства у сфері публічних закупівель, викладених у висновку, або аргументовані заперечення до висновку, або інформацію про причини неможливості усунення виявлених порушень.
Констатуюча частина
Дата закінчення моніторингу: 14 лютого 2022 року.
Предметом аналізу закупівлі були питання: визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, правомірності, обґрунтованості та наявності умов застосування переговорної процедури закупівлі, розміщення та оприлюднення інформації про закупівлю, правильності заповнення документів, що оприлюднюються відповідно до Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), своєчасності укладання договору про закупівлю та його оприлюднення, внесення змін до договору.
Під час моніторингу проаналізовано: річний план закупівель Департаменту адміністративних послуг Львівської міської ради (далі – Замовник) на 2022 рік (UA-P-2021-12-21-000159-b), оприлюднені в електронній системі закупівель обґрунтування застосування переговорної процедури закупівлі, протокол розкриття тендерних пропозицій, повідомлення про намір укласти договір під час застосування переговорної процедури, договір №10.7.1-2575 від 04.01.2022, додаткову угоду № 1 від 19.01.2022 до вказаного договору, опубліковані Замовником під час моніторингу інформацію та документи на запит органу державного фінансового контролю.
Відповідно до вимог пункту 3 Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, затвердженого наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 11.06.2020 №1082 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 01.07.2020 за №610/34893 (далі – Наказ Мінекономрозвитку №1082), розміщення інформації в електронній системі закупівель здійснюється замовником шляхом заповнення електронних полів, визначених адміністратором і реалізованих в електронній системі закупівель, та завантаження відповідних документів через автоматизоване робоче місце замовника, після внесення інформації в електронні поля, на неї накладається кваліфікований електронний підпис посадової особи. Інформація, що заповнюється в електронних полях, може відображатися на веб-порталі у вигляді документа, доступного для друку.
За нормою пункту 23 частини першої статті 1 Закону України «Про електронні довірчі послуги» кваліфікований електронний підпис – удосконалений електронний підпис, який створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа, а відповідно до пункту 17 частини першої статті 1 зазначеного Закону засіб кваліфікованого електронного підпису – апаратно-програмний або апаратний пристрій чи програмне забезпечення, які реалізують криптографічні алгоритми генерації пар ключів та/або створення кваліфікованого електронного підпису, та/або перевірки кваліфікованого електронного підпису, та/або зберігання особистого ключа кваліфікованого електронного підпису, який відповідає вимогам цього Закону.
Згідно з частиною другою статті 18 Закону України «Про електронні довірчі послуги» кваліфікований електронний підпис вважається таким, що пройшов перевірку та отримав підтвердження, якщо, серед іншого, під час перевірки за допомогою кваліфікованого сертифіката електронного підпису отримано підтвердження того, що особистий ключ, який належить підписувачу, зберігається в засобі кваліфікованого електронного підпису; під час перевірки підтверджено цілісність електронних даних в електронній формі, з якими пов’язаний цей кваліфікований електронний підпис.
Відповідно до пункту 12 частини другої статті 23 зазначеного Закону кваліфіковані сертифікати відкритих ключів обов’язково повинні містити, в тому числі, відомості про те, що особистий ключ зберігається в засобі кваліфікованого електронного підпису (для кваліфікованого сертифіката електронного підпису).
Водночас, проведеною під час моніторингу перевіркою накладених Замовником електронних підписів (за посиланням https://czo.gov.ua/verify) встановлено, що після внесення Замовником інформації у відповідні електронні поля, реалізовані в електронній системі закупівель, та завантаження відповідних документів (річний план закупівель, повідомлення про намір укласти договір під час застосування переговорної процедури тощо), на них накладено удосконалений електронний цифровий підпис посадової особи Замовника (тип носія особистого ключа – незахищений, тип підпису – удосконалений, сертифікат – кваліфікований, інформація про зберігання особистого ключа в засобі кваліфікованого електронного підпису відсутня), який в розумінні Закону України «Про електронні довірчі послуги» не є кваліфікованим електронним підписом, чим порушено вимоги пункту 3 Наказу Мінекономрозвитку №1082.
Також моніторингом встановлено, що в опублікованому Замовником повідомленні про намір укласти договір (під час застосування переговорної процедури) умовою застосування переговорної процедури закупівлі вказано: відсутність конкуренції з технічних причин (що відповідає пункту 2 частини другої статті 40 Закону).
Відповідно до пункту 2 частини другої статті 40 Закону переговорна процедура закупівлі застосовується замовником як виняток у разі: якщо роботи, товари чи послуги можуть бути виконані, поставлені чи надані виключно певним суб’єктом господарювання за наявності такого випадку: відсутність конкуренції з технічних причин, яка має бути документально підтверджена замовником.
Одночасно, відповідно до вимог пункту 8 частини шостої статті 40 Закону повідомлення про намір укласти договір про закупівлю повинно містити обґрунтування застосування переговорної процедури закупівлі, експертні, нормативні, технічні та інші документи, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі.
Замовником на запит Західного офісу Держаудитслужби щодо надання до моніторингу експертних, нормативних, технічних та інших документів, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі з долученням документально підтверджених об’єктивних обставин відсутності конкуренції з технічних причин, надано пояснення від 04.02.2022 та документи, якими підтверджено відсутність конкуренції з технічних причин (зокрема: договір № 49 від 07.07.2021, лист Укрпошти від 13.09.2021 №10.7.1-326, лист Укрпошти від 20.12.2021 №10.7.1-413).
Проте, на порушення вимог пункту 8 частини шостої статті 40 Закону у повідомленні про намір укласти договір (під час застосування переговорної процедури) експертні, нормативні, технічні чи інші документи (в тому числі ті, що надані до моніторингу), що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі, визначених у пункті 2 частини другої статті 40 Закону відсутні (не опубліковані).
Отже, ознаку порушення законодавства у сфері публічних закупівель, щодо якої спрацював автоматичний індикатор ризиків Risc 1-3 (використання переговорної процедури закупівлі за відсутності законодавчих підстав (невідповідність підстав предмета закупівлі)) – не підтверджено.
Усунення порушень
Звіт замовника від 21.02.2022
На виконання зобов'язання щодо усунення порушень законодавства у сфері закупівель повідомляємо про здійснення заходів щодо недопущення у подальшому порушення вимог пункту 8 частини шостої статті 40 Закону шляхом навчань і розяснювальної роботи та про усунення порушення вимог 3 Наказу Мінекономрозвитку №1082 до 28.02.2022.
Запити й пояснення
01.02.2022 · ДАСУ: Про надання пояснень
Відповідно до статті 19 Конституції України, абзацу 2 статті 2, статті 5 Закону України від 26.01.1993 № 2939-ХІІ «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні» та частини п’ятої статті 8 Закону України від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), в межах здійснення Західним офісом Держаудитслужби моніторингу закупівлі за ID: UA-2021-12-21-000889-b, яка проводилась Департаментом адміністративних послуг Львівської міської ради (далі – Замовник) за переговорною процедурою, виникла необхідність в отриманні пояснень.
1. Зокрема, просимо надати інформацію про те, яким чином та на підставі яких документів Замовником здійснено обґрунтування розміру бюджетного призначення, технічних та якісних характеристик предмета закупівлі та визначено його очікувану вартість.
2. Також надати посилання на сторінку власного веб-сайту або офіційного веб-сайту головного розпорядника бюджетних коштів, на якому розміщено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі.
У відповідності до пункту 8 частини шостої статті 40 Закону повідомлення про намір укласти договір про закупівлю повинно містити таку інформацію, зокрема: обґрунтування застосування переговорної процедури закупівлі, експертні, нормативні, технічні та інші документи, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі.
В електронній системі закупівель Замовником опубліковано повідомлення про намір укласти договір про закупівлю, в обгрунтуванні якого зазначено посилання на законодавчі акти, проте жодних інших документів в електронній системі закупівель не опубліковано.
Враховуючи вищенаведене, прошу надати пояснення з наступних питань:
3. Надати вичерпну інформацію щодо обґрунтування застосування переговорної процедури закупівлі, а також експертні, нормативні, технічні та інші документи, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі з долученням документально підтверджених об’єктивних обставин відсутності конкуренції з технічних причин.
Пояснення необхідно надати через інформаційно–телекомунікаційну систему закупівель «ProZorro» протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту. При цьому до пояснень необхідно долучити їх документальне підтвердження.
04.02.2022 · Замовник: Пояснення на запит
У відповідь на запит від 01.02 2022 повідомляємо наступне:
1.Розмір бюджетного призначення та очікувану вартість визначено згідно з наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 18.02.2020 №275 «Про затвердження примірної методики визначення очікуваної вартості предмета закупівлі» (зі змінами», а саме: на підставі закупівельних цін попередніх закупівель.
При визначенні очікуваної вартості замовник враховував об’єми відісланої письмової кореспонденції за попередні роки (Кількість відісланих листів: 2018 рік – 216 000 штук; 2019 рік – 248 000 штук; 2020 рік – 185 000 штук; 2021 рік – 196 000 штук. ) та граничні тарифи на універсальні послуги поштового зв’язку, затвердженими Національною комісією, що здійснює державне регулювання у сфері зв’язку та інформатизації (листи АТ «Укрпошта» № 10.7.1-326 та №10.7.1-413 додаються).
2. Посилання на сторінку веб-сайту головного розпорядника бюджетних коштів, на якому розміщено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі (департаменти-департамент адміністративних послуг-обґрунтування): https://city-adm.lviv.ua/public-information
3. Частиною 3 статті 15 Закону України « Про поштовий зв'язок» передбачено, що національний оператор поштового зв’язку має виключне право на використання маркувальних машин та надання дозволу на їх використання іншим фізичним та юридичним особам.
Публічне акціонерне товариство «Укрпошта» (ПАТ «Укрпошта») є правонаступником Українського державного підприємства поштового зв’язку «Укрпошта» та є національним оператором поштового зв’язку України згідно з розпорядженням Кабінету Міністрів України від 10 січня 2002 року №10-р. Згідно наказу Міністерства інфраструктури України від 14.12.2018 року №611 змінено тип публічного акціонерного товариства «Укрпошта» з публічного на приватне та товариство перейменовано в Акціонерне товариство «Укрпошта» (АТ «Укрпошта»).
Відповідно до підпункту 3.1. «Інструкції з використання маркувальних машин» затвердженої Наказом Міністерства інфраструктури України від 03.02.2014 №71: «Власник маркувальної машини укладає з відокремленим підрозділом національного оператора договір про надання послуг з пересилання письмової кореспонденції з використанням маркувальної машини (далі – договір) про надання послуг».
Згідно п.80 Постанови Кабінету міністрів України від 05 березня 2009 року №270 підтвердженням оплати послуг поштового зв’язку з пересилання поштової кореспонденції є відбитки державного знака, нанесені маркувальними машинами.
Департамент адміністративних послуг є власником маркувальної електронної машини ММЕ-1 (сканкопія договіру від 07.07.2021 №49 додається)
Також, відповідно до пункту 87 «Правил надання послуг поштового зв’язку» затверджених Постановою Кабінету Міністрів України від 05.03.2009 р. № 270 та згідно «Граничних тарифів на універсальні послуги поштового зв’язку на період з 01 січня 2022 року», затверджених Рішенням Національної комісії, що здійснює державне регулювання у сфері зв’язку та інформатизації від 02.11.2021 року №413: «Маркувальні машини можуть використовуватися фізичними та юридичними особами за дозволом національного оператора поштового зв'язку після укладення відповідних договорів та внесення авансових платежів. Поштові відправлення з відбитками кліше державного знака маркувальної машини подаються для пересилання лише до об'єкта поштового зв'язку, визначеного у відповідних договорах, після надходження на його поточний рахунок коштів для надання такої послуги»
На підставі вищевикладеного, оскільки використання маркувальної машини для оплати послуг поштового зв’язку можливе лише після укладання відповідного договору з національним оператором поштового зв’язку, а саме АТ »Укрпошта» (має виключне право на використання маркувальних машин та надання дозволу на їх використання іншим юридичним особам) згідно п.2 ч.2 статті 40 Закону України «Про публічні закупівлі» для закупівлі зазначених послуг може бути застосована переговорна процедура закупівлі