Послуги з ремонту і технічного обслуговування електричного і механічного устаткування будівель

У межах проведення моніторингу цієї закупівлі відповідно до пунктів 6 та 11 статті 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», частини п’ятої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) та підпунктів 2 та 9 пункту 6 Положення про Південний офіс Держаудитслужби, затвердженого наказом Державної аудиторської служби України від 02 червня 2016 року № 23, постала потреба в отриманні наступних пояснень:

Яким чином та на підставі яких документів Замовником здійснено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі та визначено його очікувану вартість?

Також надати посилання на сторінку власного вебсайту або іншого офіційного вебсайту, на якому розміщено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, очікуваної вартості предмета закупівлі відповідно до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 11 жовтня 2016 року № 710 «Про ефективне використання державних коштів» (зі змінами).

Пояснення, інформацію та документи необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту.

Пояснення щодо прийнятих рішень та/або вчинених дій чи бездіяльності, які є предметом дослідження в рамках моніторингу процедури закупівлі

В порядку ч.5 ст.8 Закону України про публічні закупівлі, повідомляємо наступне:

1. Очікувана вартість предмету закупівлі розрахована на підставі діючого на момент оголошення даної процедури в АТ «Укрпошта» Положення «Про тендерний комітет та уповноважену особу». Очікувана вартість розрахована шляхом оцінки не менше трьох пропозицій потенційних постачальників (у виключних випадках не менше двох пропозицій) щодо товарів/послуг, які повністю відповідають кількісним, технічним та якісним характеристикам предмета закупівлі, при цьому, її розмір не може перевищувати середнього значення таких пропозицій (ПП «Клінінг-Про», м. Київ: кількість 1 послуга, ціна 43 499 728,00 грн., ТОВ «Імпел Гріффін Груп», м. Київ: кількість 1 послуга, ціна 58 320 000,00 грн), ТОВ «Рустлер Нерухомість Сервіс» м. Київ: кількість 1 послуга, ціна 89 188 703,84), ТОВ «КОМПАС-ФМ», м. Київ: кількість 1 послуга, ціна 103 354 000,00 грн), ТОВ «Екотек», м. Харків: кількість 1 послуга, ціна 141 535 000,00 грн), Апогей Гмбх, м. Київ: кількість 1 послуга, ціна 146 620 000,00 грн). Згідно пропозицій середньо-ринкова вартість становить: 97 086 238,64 грн. з ПДВ. Для очікуваної вартості, відповідно до пропозиції замовника, обрано вартість нижче середньо-ринкової (відповідно до опрацьованих цінових пропозицій), яка складає : 60 000 000,00 грн. 00 коп., з урахуванням ПДВ.

2. Очікувана вартість закупівлі передбачена фінансовим планом підприємства та річним планом закупівель на 2021 рік та сформована шляхом моніторингу середньоринкових цін на аналогічні та подібні послуги.

3. Обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі: На виконання рішення Інвестиційного комітету АТ «Укрпошта» необхідно закупити послуги з ремонту і технічного обслуговування електричного і механічного устаткування будівель, з метою врегулювання питання обслуговування ВПЗ, підвищення якості надаваних клієнтам послуг та доцільності використання ресурсів компанії. Параметри закупівлі визначені відповідно до визначених Замовником потреб. Загальна кількість необхідних послуг сформована шляхом опрацювання інформації, щодо потреб ВПЗ. Технічні та якісні характеристики предмета закупівлі визначені на підставі дійсних в Україні стандартів, нормативних актів, каталогів з урахуванням технологічних процесів АТ «Укрпошта», технічної сумісності з наявним обладнанням, машинами, механізмами, устаткуванням та забезпечення конкурентного середовища для учасників закупівель. Визначені в документації технічні та якісні характеристики предмета закупівлі є необхідними та достатніми (оптимальними) для задоволення потреб товариства та відповідають пропозиціям відповідного ринку. Крім того, повідомляємо, що на виконання вимог постанови Кабінету Міністрів України від 11 жовтня 2016 року #710 АТ «Укрпошта» зі змінами організовано, з використанням можливостей одного з електронних майданчиків, на сторінці власного веб-сайту https://www.ukrposhta.ua/ у розділі закупівлі, де доступна вся необхідна інформація про обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета кожної конкурентної закупівлі та очікуваної вартості предмета такої закупівлі. (Пошук за ідентифікатором UA-2021-01-12-000802-a, посилання https://www.ukrposhta.ua/ua/zakupivli).

У межах проведення моніторингу цієї процедури закупівлі відповідно до пунктів 6 та 11 статті 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», частини п’ятої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) та підпунктів 2 та 9 пункту 6 Положення про Південний офіс Держаудитслужби, затвердженого наказом Державної аудиторської служби України від 02 червня 2016 року № 23, постала потреба в отриманні наступних пояснень:

1. Як Замовник може обґрунтувати рішення щодо включення до технічної специфікації у межах цієї процедури закупівлі за предметом закупівлі за кодом ДК 021:2015:50710000-5: Послуги з ремонту і технічного обслуговування електричного і механічного устаткування будівель: улаштування/ремонт підлог з заміною лінолеуму, ремонт підлоги з керамічної плитки, ремонт підлоги з використанням цементно-піщаної суміші, заміна штукатурки товщиною до 20 мм, шпаклювання стін та стелі, фарбування стін та стелі, що не є електричним і механічним устаткуванням будівель?

2. Як Замовник може пояснити визначення у технічній специфікації обсягу необхідних для надання послуг у межах цієї процедури закупівлі із розрахунку на 600 об’єктів (350 об’єктів 1 категорії та 250 об’єктів 2 категорії) у той час, коли згідно з Додатком № 1 до проєкту договору про закупівлю загальна кількість об’єктів Замовника становить 524 (310 – 1 категорії та 214 – 2 категорії)?

3. Як Замовник може обґрунтувати укладання договору про закупівлю за результатами цієї процедури закупівлі на 34 день з дня оприлюднення повідомлення про намір укласти договір про закупівлю? У разі продовження Замовником строку для укладання договору про закупівлю надати відповідне обґрунтування необхідності такого продовження.

Пояснення, інформацію та документи необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту.

Пояснення щодо прийнятих рішень та/або вчинених дій чи бездіяльності, які є предметом дослідження в рамках моніторингу процедури закупівлі

В порядку ч.5 ст.8 Закону України про публічні закупівлі, повідомляємо наступне:

1. Щодо визначення предмету закупівлі АТ «Укрпошта»:

Визначення предмету даної закупівлі здійснено замовником з дотриманням усіх вимог та відповідно до Порядку визначення предмета закупівлі, затвердженого наказом МЕРТУ № 708 від 15.04.2020 року. При цьому при визначенні предмету закупівлі акцентуємо увагу, що замовником не допущено ділення предмету закупівлі на частини з метою уникнення проведення процедури відкритих торгів з публікацією англійською мовою або застосування положень частини третьої статті 10 Закону України «Про публічні закупівлі» або уникнення застосування Закону. Такі дії замовника слід вважати обачними

Додатково інформуємо, що улаштування/ремонт підлог з заміною лінолеуму, ремонт підлоги з керамічної плитки, ремонт підлоги з використанням цементно-піщаної суміші, заміна штукатурки товщиною до 20 мм, шпаклювання стін та стелі, фарбування стін та стелі, тощо є супутніми послугами для усунення можливих наслідків, які можуть виникати після технічного обслуговування інженерних систем, у тому числі усунення їх несправностей, утеплення зовнішніх водозабірних кранів та колонок, прочищення сифонів, лежаків, укріплення ізоляції трубопроводів, чистки сажі в димоходах, тощо, адже такі послуги можуть супроводжуватись переміщенням, демонтажем, розбиранням такого устаткування та таких систем та спричиняти за собою пошкодження навколишнього оформлення та ремонту.

Таке визначення предмету закупівлі забезпечує дотримання принципів здійснення публічних закупівель, а саме: максимальної економії, ефективності та пропорційності, що відповідає реальним інтересам АТ «Укрпошта»

2. Щодо технічної специфікації та договору АТ «Укрпошта»:

Відповідно до технічної специфікації (додаток 3 до тендерної документації) – загальна кількість об’єктів замовника, що потребують технічного обслуговування, становить 600 об’єктів (відділень поштового зв’язку). Відповідно до п. 1.9. розділу I Проекту договору (додаток 6 до тендерної документації) – загальна кількість об’єктів становить 600 (шістсот) штук, що також зазначено в додатку 3 (специфікація) до проекту договору.

Перелік визначення термінів, відповідно до технічної специфікації:

Об’єкт Замовника – місце надання послуг Виконавцем, нерухоме майно Замовника, а саме відділення поштового зв'язку (надалі – ВПЗ, Об’єкт) Київської міської дирекції АТ «Укрпошта» на території м. Києва та Київської області, в загальній кількості 600 (шістсот) одиниць;

Графік обслуговування об’єктів замовника – щомісячний план надання послуг на Об’єктах Замовника, що складається Виконавцем та погоджується Замовником.

Послуги на регулярній основі – послуги, що надаються на підставі узгодженого сторонами Графіку обслуговування згідно визначеної частоти надання послуг;

Послуги за заявкою – послуги, що надаються протягом 5 робочих днів на підставі заявки отриманої від уповноважених представників замовника на вказаному у заявці об’єкті, незалежно від визначеної частоти надання послуг;

Послуги за аварійною заявкою – послуги, що надаються Виконавцем в разі отримання аварійної заявки, від Замовника з основною метою усунення аварійної ситуації та, за можливості, відновлення функціонування системи в якій виникла аварійна ситуація. Для аварійних заявок щодо Об’єктів категорії 1 строк надання послуги становить 3 (три) години з моменту отримання заявки, а для Об’єктів категорії 2 – 1 (одна) доба з моменту отримання.

Відповідно до п. 3.3. розділу III проекту договору протягом 10 (десяти) робочих днів після укладання договору Сторони узгоджують Графік обслуговування (згідно форми Додатку №1 до цього Договору) на перший місяць надання послуг.

Відповідно до п.3.3.1. розділу III проекту договору Замовник протягом 2 (двох) робочих днів після укладання договору направляє Виконавцю проект Графіку обслуговування для затвердження.

Відповідно до п.3.3.2. розділу III проекту договору Виконавець протягом 2 (двох) робочих днів після отримання від Замовника проекту Графіку обслуговування зобов’язаний його погодити або надати свої обґрунтовані зауваження до нього. Відсутність зауважень або узгоджень Виконавця протягом строку, що встановлений в пункті 3.3.2 Договору, також означає погодження Виконавцем отриманого Графіку обслуговування без зауважень.

Відповідно до п. 3.3.3. розділу III проекту договору Виконавець протягом 2 (двох) робочих днів після отримання від Замовника проекту Графіку обслуговування зобов’язаний його погодити або надати свої обґрунтовані зауваження до нього. Відсутність зауважень або узгоджень Виконавця протягом строку, що встановлений в пункті 3.3.2 Договору, також означає погодження Виконавцем отриманого Графіку обслуговування без зауважень.

Відповідно до п. 3.4. розділу III проекту договору В подальшому Сторони узгоджують Графік обслуговування на наступний місяць не пізніше 27 числа місяця, який йому передує, в порядку, передбаченому п. 3.3 Договору. При цьому Виконавець направляє Замовнику проект Графіку обслуговування на наступний місяць до 12 (дванадцятого) числа місяця, який йому передує.

При цьому, відповідно до п. 3.9. розділу III проекту договору В разі необхідності надання Виконавцем Послуг поза узгодженим Сторонами Графіком, (Послуги за заявкою, Послуги за аварійною заявкою) Уповноважений представник Замовника повідомляє про це Виконавця за допомогою телефонного зв’язку, зазначеного в реквізитах Договору, з обов’язковим дублюванням всієї інформації шляхом направлення відповідно оформленої Заявки (по формі Додатку №5 до цього Договору) у спосіб, визначений Договором, де обов’язково зазначається характер Заявки та устаткування і системи щодо яких є потреба в наданні послуг Виконавцем.

Що відповідно кореспондується з п. 3.12. проекту договору, оскільки обсяг та якість фактично наданих послуг, наданих за Графіком та/або за Заявкою, фіксується в чек-листах, які складаються Виконавцем за формою Додатку № 6, підписуються Уповноваженим менеджером Замовника на кожному об’єкті Замовника, та включаються до щомісячних Актів приймання-передачі наданих послуг. Отжедодаток 1 (Форма Графіку обслуговування об’єктів замовника (відділень поштового зв’язку) та їх перелік станом на 13.04.2021 року) до проекту договору (додаток 6 до тендерної документації) не є виключним переліком об’єктів замовника, де планується надання послуга є лише формою графіку, який узгоджується сторонами в процесі виконання Договору

У підсумку, різниця між загальною кількістю відділень поштового зв’язку, яка розрахована відповідно до власних потреб замовника у споживанні послуг з ремонту і технічного обслуговування електричного і механічного устаткування будівель, на яку є посилання у запиті Державної аудиторської служби, та кількістю відповідно до Форми графіку обслуговування об’єктів замовника (відділень поштового зв’язку) (перелік станом на 13.04.2021) не є невідповідністю, а являє собою форму реалізації надання послуг відповідно до положень договору про закупівлю, що наведено та роз’яснено вище, оскільки надання послуг поділяється на обслуговування за графіком та за заявкою\аварійною заявкою, тобто замовником обумовлено заздалегідь надання послуг за договором із використанням різних форму разі виявлення надзвичайно термінових та важливих несправностей задля їх термінового усунення та оптимального функціонування відділень АТ «Укрпошта».

3. Щодо укладення договору АТ «Укрпошта»:

Відповідно до рішення тендерного комітету АТ «Укрпошта», затвердженого Протоколом продовження строку на укладення договору від 19.08.2021 року, вирішено продовжити строк для укладення договору до 60 днів по закупівлі «Послуги з ремонту і технічного обслуговування електричного і механічного устаткування будівель» з переможцем торгів ТОВ «ІМПЕЛ ГРИФФІН СЕРВІС» на підставі листа №101.004.002.001.-495-21 від 19.08.2021 року за підписом директора управління майном та інфраструктурою Морми І.В. Строк для укладення договору було продовжено у відповідності до норм ч.6 ст. 33 Закону України «Про публічні закупівлі». Також, виходячи з Відповідь МЕРТУ на запит 813/2020 та Відповідь МЕРТУ на запит 2008/2020, - будь-яке рішення тендерного комітету або уповноваженої особи оформлюється протоколом. Так, замовником зазначена інформація щодо протоколу про продовження строку на укладення договору від 19.09.2021 року.

Додатки:

- протокол засідання тендерного комітету від 19.08.2021 року;

- лист №101.004.002.001.-495-21 від 19.08.2021 року за підписом директора управління майном та інфраструктурою Морми І.В.