Висновок
За результатами моніторингу питання відповідності вимог тендерної документації вимогам Закону встановлено порушення вимог Наказу №710.
За результатами моніторингу питання розгляду тендерних пропозицій встановлено порушення вимог абзаців другого та третього пункту 1 частини першої статті 31 Закону.
За результатами моніторингу питання відповідності умов договору умовам тендерної пропозиції переможця встановлено порушення вимог частини четвертої статті 41 Закону.
За результатами моніторингу питань визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, правильності розміщення інформації про публічну закупівлю, своєчасності укладання договору про закупівлю та його оприлюднення, дотримання законодавства в частині внесення змін до договору – порушень не встановлено.
Зобов'язання
З огляду на встановлені порушення законодавства у сфері закупівель, керуючись статтями 2 та 5 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», Північно-східний офіс Держаудитслужби зобов’язує здійснити заходи щодо усунення виявлених порушень в установленому законодавством порядку, зокрема шляхом припинення зобов’язань за договором з дотриманням положень Господарського кодексу України та Цивільного кодексу України та протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про усунення порушення (порушень) законодавства у сфері публічних закупівель, викладених у висновку, або аргументовані заперечення до висновку, або інформацію про причини неможливості усунення виявлених порушень.
Констатуюча частина
Дата закінчення моніторингу: 31 березня 2021 року.
Предметом аналізу були питання: визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, правильності розміщення інформації про публічну закупівлю, відповідності вимог тендерної документації вимогам Закону України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 № 922-VIII (редакція від 22.11.2020) (далі – Закон), розгляду тендерних пропозицій, своєчасності укладання договору про закупівлю та його оприлюднення, відповідності умов договору умовам тендерної пропозиції переможця, дотримання законодавства в частині внесення змін до договору.
Під час моніторингу проаналізовано: річний план закупівель Комунального підприємства «Жилкомсервіс» (далі – Замовник) на 2021 рік, оголошення про проведення відкритих торгів, тендерну документацію, затверджену рішенням тендерного комітету від 22.12.2020 № 1-22/12 (зі змінами), тендерну пропозицію Товариства з обмеженою відповідальністю «СБ РЕМБУДСЕРВІС» (далі – ТОВ «СБ РЕМБУДСЕРВІС»), протокол розгляду тендерних пропозицій від 05.01.2021 № 1-05/01, повідомлення про намір укласти договір від 05.01.2021 року, договір про закупівлю послуг за державні кошти від 18.01.2021 № 4-ВТ/21, додаткові угоди від 20.01.2021 №1 та від 21.01.2021 №2, звіт про результати проведення процедури закупівлі від 18.01.2021 року.
Моніторингом питання відповідності вимог тендерної документації вимогам Закону встановлено, що тендерна документація, затверджена рішенням тендерного комітету від 22.12.2020 № 1-22/12 містить опис та перелік формальних (несуттєвих) помилок які не відповідають вимогам Наказу Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 15.04.2020 № 710 (далі – Наказ №710).
Моніторингом питання розгляду тендерних пропозицій встановлено, що технічне завдання (додаток 1 до тендерної документації) містить вимоги щодо виконання послуг з укріплення віконних рам за допомогою віконного дюбелю та саморізів по дереву, закриття продухів (підвал) шляхом свердлення отворів в цегляних чи бетонних стінах з подальшим монтажем оцинкованого листа та інших послуг, які передбачають використання електричного інструменту (дрилі, шуруповерти, тощо).
Проте, надана у складі тендерної пропозиції ТОВ «СБ РЕМБУДСЕРВІС» довідка про наявність обладнання та матеріально-технічної бази від 18.12.2020 №64/Т не містить інформації щодо наявності в учасника електричного інструменту за допомогою якого буде здійснено надання послуг з використанням дюбелів, саморізів, гвинтів, шурупів тощо.
Крім того, моніторингом зазначеного питання встановлено, що пункт 10 розділу «Інструкція з підготовки тендерної пропозиції» тендерної документації містить вимогу щодо надання учасником у складі тендерної пропозиції форми письмової згоди на обробку персональних даних відповідно до вимог Закону України «Про захист персональних даних» згідно з додатком 4 до тендерної документації.
Так, тендерна пропозиція ТОВ «СБ РЕМБУДСЕРВІС» містить інформацію щодо персональних даних наступних осіб: Шепотько О.А. та Гученко К.В. (протокол загальних зборів учасників ТОВ «СБ РЕМБУДСЕРВІС» від 18.12.2020 №18/12), Єрмаков П.У. (протокол загальних зборів учасників ТОВ «СБ РЕМБУДСЕРВІС» від 12.06.2019 №12-06/19), Сирота С.Б. (протокол установчих зборів засновників по створенню ТОВ «СБ РЕМБУДСЕРВІС» від 30.09.2013 №1).
Проте, тендерна пропозиція ТОВ «СБ РЕМБУДСЕРВІС» містить згоду на обробку персональних даних лише Шепотько О.А. та Гученко К.В. Згода на обробку персональних даних, відповідно до вимог пункту 10 розділу «Інструкція з підготовки тендерної пропозиції» тендерної документації, від Єрмакова П.У. та Сироти С.Б. у складі тендерної пропозиції ТОВ «СБ РЕМБУДСЕРВІС» відсутня.
Таким чином, Замовником порушено вимоги абзаців другого та третього пункту 1 частини першої статті 31 Закону, в частині не відхилення тендерної пропозиції учасника який не відповідає кваліфікаційним (кваліфікаційному) критеріям, установленим статтею 16 цього Закону та не відповідає встановленим абзацом першим частини третьої статті 22 цього Закону вимогам до учасника відповідно до законодавства.
Однак, на порушення вимог абзаців другого та третього пункту 1 частини першої статті 31 Закону, Замовник не відхилив тендерну пропозицію ТОВ «СБ РЕМБУДСЕРВІС», визначив його переможцем та уклав з ним договір про закупівлю послуг за державні кошти від 18.01.2021 № 4-ВТ/21 на суму 3 888 000,00 гривень.
Моніторингом питання відповідності умов договору умовам тендерної пропозиції переможця встановлено, що відомість ресурсів до локального кошториса, яка оприлюднена з договірною ціною, що являються додатком до договору про закупівлю послуг за державні кошти від 18.01.2021 № 4-ВТ/21 містить інформацію про використання ТОВ «СБ РЕМБУДСЕРВІС» механізованого інструменту: дрелі електричні, машини шліфувальні електричні та перфоратори електричні.
Проте, у складі тендерної пропозиції ТОВ «СБ РЕМБУДСЕРВІС» відсутня будь-яка інформація щодо наявності в нього зазначеного механізованого інструмента.
Таким чином, умови договору про закупівлю відрізняються від змісту тендерної пропозиції ТОВ «СБ РЕМБУДСЕРВІС», що являється порушенням вимог частини четвертої статті 41 Закону.
Запити й пояснення
07.04.2021 · Замовник: Заперечення
Ознайомившись з висновком про результати моніторингу процедури закупівлі UA-2020-12-08-003784-c Північно-східного офісу Держаудитслужби щодо закупівлі послуги з закриття контурів код ДК 021:2015 – 70330000-3 – послуги з управління нерухомістю, надавані на платній основі чи на договірних засадах (послуги з закриття контурів, код ДК 021:2015 – 70333000-4), надаємо аргументовані заперечення до висновку відповідно до частини 8 статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі».
Відповідно до пункту 5 розділу «Інструкція з підготовки тендерної пропозиції» в складі своєї тендерної пропозиції учасники мають надати документальне підтвердження інформації про відповідність кваліфікаційним критеріям та вимогам установленим статтею 17 Закону.
Відповідно до ст. 16 Закону замовник установлює такі кваліфікаційні критерії:
- наявність в учасника процедури закупівлі обладнання, матеріально-технічної бази та технологій;
- наявність документально підтвердженого досвіду виконання аналогічного (аналогічних) за предметом закупівлі договору (договорів).
Для документального підтвердження відповідності учасника кваліфікаційним критеріям, останній повинен надати всі документи згідно переліку, вказаного нижче, а саме:
1) інформацію про наявність обладнання та матеріально-технічної бази (достатньої для надання послуг, що закуповуються) у довільній формі.
Для підтвердження потрібно надати:
- копії документів, що підтверджують право власності/користування учасника на вказану учасником матеріально-технічну базу, необхідну для надання послуги, що є предметом закупівлі (наприклад: копії видаткових накладних, копії актів прийому-передачі, інвентаризаційні документи або інше) та/або копії договорів оренди, що є дійсними на весь період надання послуг, що є предметом закупівлі.
На виконання цієї вимоги тендерної документації ТОВ «СБ РЕМБУДСЕРВІС» в складі тендерної пропозиції надано наступні документи:
- Довідку від 18.12.2020 № 64/Т про наявність обладнання та матеріально-технічної бази в довільній формі, в якій зазначено про наявність в учасника власного обладнання, механізмів, матеріально - технічної бази;
- Відомість наявності необоротних активів станом на 01.12.2020 року, якою підтверджено право власності на обладнання, механізмів, матеріально-технічної бази.
Тендерною документацією не встановлений конкретний перелік обладнання та матеріально-технічної бази, який повинен мати в наявності учасник.
Надавши вищезазначені документи в складі тендерної пропозиції, ТОВ «СБ РЕМБУДСЕРВІС» виконало вимоги пункту 5 розділу «Інструкція з підготовки тендерної пропозиції» тендерної документації та документально підтвердило наявність обладнання та матеріально-технічної бази (достатньої для надання послуг, що закуповуються) у довільній формі.
Правові підстави для відхилення тендерної пропозиції ТОВ «СБ РЕМБУДСЕРВІС» у відповідності до статті 31 Закону України «Про публічні закупівлі» в цій частині відсутні.
Відповідно до п.п.10 п.1 розділу «Інструкція з підготовки тендерної пропозиції» тендерної документації вимагається надання форми письмової згоди на обробку персональних даних, відповідно до вимог Закону України «Про захист персональних даних» згідно з Додатком 4 до тендерної документації.
Додатком 4 передбачений лист-згода в наступній редакції:
Я, _____________________________, підтверджую, що ознайомлений (а) з вимогами Закону України «Про захист персональних даних» від 01.06.2010 р. № 2297-VI та інших нормативних актів про захист персональних даних і надаю згоду ___________________ (зазначити назву Замовника) (надалі - Замовник) на збір, обробку та збереження відомостей про мене загального характеру (прізвище, ім’я та по батькові, дата та місце народження, громадянство, місце проживання, серія, номер і дата видачі паспорта, орган, яким видано паспорт, ідентифікаційний номер, реквізити банківського рахунка, електронні ідентифікаційні дані (адреса електронної пошти, трафік, ІР - адреса, номери телефонів) у картотеках та/або за допомогою інформаційно-телекомунікаційної системи бази персональних даних та посвідчую, що отримав (ла) повідомлення про включення інформації про мене до бази персональних даних Замовника, з метою забезпечення реалізації відносин з укладення та виконання умов договорів та/або інших правочинів, укладених, ініційованих суб’єктом персональних даних чи Замовником, забезпечення реалізації інших сфер відносин, що вимагатимуть обробки персональних даних відносно суб’єкта персональних даних в силу дотримання вимог законодавства, умов договору та/або іншого правочину, чи для реалізації прав, обов’язків і інтересів як суб’єкта персональних даних, так і Замовника відповідно до Статуту Замовника або вимог законодавства України протягом 5 (п’яти) років з дати припинення строку дії договору, укладеного між мною та Замовником, якщо інше не випливатиме із закону або специфіки відносин між мною та Замовником.
Зобов’язуюсь при зміні моїх персональних даних надавати у термін до 10 робочих днів відповідальній особі (підрозділу) уточнену інформацію щодо відомостей про мене, необхідних для реалізації вимог чинного законодавства.
«___» _________________ року ___________
підпис __________________________
П.І.Б.
Виходячи із змісту наведених вище вимог тендерної документації слід зазначити, що тендерна документація не містить вимог щодо обов'язку надання учасником згоди на обробку персональних даних всіх фізичних осіб, що містяться в складі тендерної пропозиції.
Відповідно до частини 11 статті 26 Закону України «Про публічні закупівлі» документи, що не передбачені законодавством для учасників - юридичних, фізичних осіб, у тому числі фізичних осіб - підприємців, не подаються ними у складі тендерної пропозиції/пропозиції та не вимагаються під час проведення переговорів з учасником (у разі застосування переговорної процедури закупівлі). Відсутність документів, що не передбачені законодавством для учасників - юридичних, фізичних осіб, у тому числі фізичних осіб - підприємців, у складі тендерної пропозиції/пропозиції, не може бути підставою для її відхилення замовником.
Відповідно до сформульованої мети обробки персональних даних, що висловлене у Додатку 4 тендерної документації, вимагається надання згоди на обробку персональних даних уповноваженою особою щодо підпису документів тендерної пропозиції, в тому числі договору, чиї персональні дані містяться в складі тендерної пропозиції.
На виконання зазначеної вимоги тендерної документації ТОВ «СБ РЕМБУДСЕРВІС» в складі тендерної пропозиції надано лист-згоду на обробку персональних даних за формою, наведеною у Додатку 4 директором Шепотько Олександром Анатолійовичем, який є згідно документів наданих в тендерній пропозиції, уповноваженою особою на підписання документів тендерної пропозиції та договору про закупівлю за результатами даної закупівлі (Статут, довідка від 18.12.2020 № 52/Т про уповноважену особу підписувати договір, протокол №18/12 загальних зборів учасників від 18.12.2020 року, наказ №1 від 12.11.2013 про призначення директора, протокол №1 установчих зборів засновників від 30.09.2013 року).
В складі тендерної пропозиції є згода на збір та обрбку персональних даних Гунченко К.В., яка є учасником ТОВ «СБ РЕМБУДСЕРВІС», надання якої тендерною документацією не вимагається.
Проте, тендерною документацією не забороняється надання в складі тендерної документації документів, які учасник бажає надати додатково.
На підставі викладеного, ТОВ «СБ РЕМБУДСЕРВІС» не порушені вимоги п.п.10 п.1 розділу «Інструкція з підготовки тендерної пропозиції» з вищезазначених підстав.
Правові підстави для відхилення тендерної пропозиції ТОВ «СБ РЕМБУДСЕРВІС» у відповідності до статті 31 Закону України «Про публічні закупівлі» в цій частині відсутні.
З огляду на вищезначене, Комунальним підприємством «Жилкомсервіс» не порушено вимоги абзаців другого та третього пункту 1 частини першої статті 31 Закону України «Про публічні закупівлі» в частині не відхилення тендерної пропозиції ТОВ «СБ РЕМБУДСЕРВІС».
Відповідно до частини 4 статті 41 Закону України «Про публічні закупівлі» умови договору про закупівлю не повинні відрізнятися від змісту тендерної пропозиції/пропозиції за результатами електронного аукціону (у тому числі ціни за одиницю товару) переможця процедури закупівлі/спрощеної закупівлі або узгодженої ціни пропозиції учасника у разі застосування переговорної процедури, крім випадків визначення грошового еквівалента зобов’язання в іноземній валюті та/або випадків перерахунку ціни за результатами електронного аукціону в бік зменшення ціни тендерної пропозиції/пропозиції учасника без зменшення обсягів закупівлі.
Згідно з частиною 1 ст. 41 Закону України «Про публічні закупівлі» договір про закупівлю укладається відповідно до норм Цивільного кодексу України та Господарського кодексу України з урахуванням особливостей, визначених цим Законом.
В тендерній документації згідно з статтею 22 Закону України «Про публічні закупівлі» міститься проект договору про закупівлю з обов’язковим зазначенням порядку змін його умов. Тож всі умови договору сформовані на етапі підготовки тендерної документації.
Згідно з статтею 638 Цивільного Кодексу України договір є укладеним, якщо сторони в належній формі досягли згоди з усіх істотних умов договору.
ТОВ «СБ РЕМБУДСЕРВІС» відповідно до вимог тендерної документації надало свою тендерну пропозицію.
В складі тендерної пропозиції ТОВ «СБ РЕМБУДСЕРВІС» надано наступні документи:
- Заповнений та підписаний проект договору згідно додатку 2 до тендерної документації;
- Інформація про необхідні технічні, якісні та кількісні характеристики предмета закупівлі;
- Гарантійний лист погодження з проектом договору;
- Гарантійний лист щодо погодження з технічним завданням.
Згідно з п.18 частини 1 статті 1 Закону України «Про публічні закупівлі» переможець процедури закупівлі - учасник, тендерна пропозиція якого відповідає всім критеріям та умовам, що визначені у тендерній документації, і визнана найбільш економічно вигідною, та якому замовник повідомив про намір укласти договір про закупівлю, або учасник, якому замовник повідомив про намір укласти договір про закупівлю за результатами застосування переговорної процедури закупівлі.
Комунальним підприємством «Жилкомсервіс» відповідно до протоколу № 1-05/01 розгляду тендерних пропозицій від 05.01.2021 року ТОВ «СБ РЕМБУДСЕРВІС» визначено переможцем торгів з загальною вартістю пропозиції 3 888 000, 00 грн.
18 січня 2021 року Комунальним підприємством «Жилкомсервіс» та ТОВ «СБ РЕМБУДСЕРВІС» укладено договір № 4-ВТ/21 про закупівлю за державні кошти на суму 3 888 000, 00 грн.
Умови договору про закупівлю № 4-ВТ/21 від 18 січня 2021 року не відрізняються від змісту тендерної пропозиції ТОВ «СБ РЕМБУДСЕРВІС» за результатами електронного аукціону.
Комунальним підприємством «Жилкомсервіс» при укладанні договору про закупівлю № 4-ВТ/21 від 18 січня 2021 року дотримано вимоги статті 41 Закону України «Про публічні закупівлі».
На підставі викладеного, Комунальним підприємством «Жилкомсервіс» закупівля послуги з закриття контурів код ДК 021:2015 – 70330000-3 – послуги з управління нерухомістю, надавані на платній основі чи на договірних засадах (послуги з закриття контурів, код ДК 021:2015 – 70333000-4) здійснювалась згідно з Законом України «Про публічні закупівлі».