Висновок
За результатами аналізу питання відображення закупівлі у річному плані встановлено порушення вимог статті 4 Закону.
За результатами аналізу питання відображення закупівлі у річному плані встановлено порушення вимог статті 4 Закону.
За результатами аналізу відповідності тендерної документації вимогам Закону встановлено порушення частини 2 статті 22 Закону.
За результатами аналізу питання правильності заповнення форм документів, затверджених Уповноваженим органом, встановлено порушення вимог пункту 2 Наказу № 490.
За результатами аналізу питання оприлюднення інформації про закупівлю встановлено порушення вимог до абзацу 10 частини 1 статті 10 Закону.
За результатами моніторингу щодо визначення предмета закупівлі, розгляду тендерної пропозиції, своєчасності укладання договору про закупівлю та його оприлюднення, відповідності умов договору умовам тендерної пропозиції переможця – порушень не встановлено.
Зобов'язання
З огляду на встановлені порушення законодавства у сфері закупівель, керуючись статтею 2 та 5 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», Західний офіс Держаудитслужби зобов’язує здійснити заходи щодо усунення виявлених порушень вимог абзацу 10 частини 1 статті 10, статті 4 Закону та пункту 2 Наказу № 490 шляхом не допущення їх у подальшому, та протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про усунення порушення (порушень) законодавства у сфері публічних закупівель, викладених у висновку, або аргументовані заперечення до висновку, або інформацію про причини неможливості усунення виявлених порушень.
Констатуюча частина
Дата закінчення моніторингу: 21 грудня 2020 року.
Предметом аналізу закупівлі були питання: визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, оприлюднення інформації про закупівлю, відповідності оголошення про проведення відкритих торгів та тендерної документації вимогам Закону України від 25.12.2015 №922-VIII «Про публічні закупівлі» для досліджуваної процедури закупівлі (далі – Закон) , розгляду тендерних пропозицій, своєчасності укладання договору про закупівлю та його оприлюднення, відповідності умов договору умовам тендерної пропозиції переможця, договір та додатки до нього.
Під час моніторингу проаналізовано: річний план ПАТ "Українська залізниця" філія "Центр з ремонту та експлуатації колійних машин" (далі – Замовник) на 2019 рік; правильності заповнення форм документів, затверджених Уповноваженим органом, оголошення про проведення відкритих торгів; тендерну документацію Замовника, реєстр отриманих тендерних пропозицій; протокол розкриття тендерних пропозицій; тендерну пропозицію товариства з обмеженою відповідальністю «Технотрейдінг» (далі – ТОВ «Технотрейдінг»), протокол від 21.06.2019 року б/н; повідомлення про намір укласти договір, договір від 15.07.2019 №ЦРЕКМ/В-19126 (далі – Договір), додаткову угоду, відповідь Замовника на запит від 18.12.2020.
Моніторингом питання відповідності тендерної документації вимогам Закону встановлено, що на порушення частини 2 статті 22 Закону в тендерній документації не зазначено електронну адресу особи Замовника, уповноваженої здійснювати зв'язок з учасниками. При цьому (пункт 1.2.3. Розділу 1 «Загальні положення» тендерної документації) вказано, що що e-mail відсутній, хоча в інформації про процедуру, розміщену на вебпорталі Уповноваженого органу з питань закупівель, зазначено електронну адресу: 2019TENDER@GMAIL.COM.
Відповідно до статті 4 Закону закупівля здійснюється відповідно до річного плану. Річний план, додаток до річного плану та зміни до них безоплатно оприлюднюються на веб-порталі Уповноваженого органу з питань закупівель протягом п’яти днів з дня їх затвердження.
Проведеним аналізом відображення закупівлі у річному плані встановлено, що закупівля «Запасні частини до колійної техніки (ланцюг)» у плані філії "Центр з ремонту та експлуатації колійних машин" ПАТ "Українська залізниця" на квітень - травень 2019 не значиться, що є порушенням статті 4 Закону.
Моніторингом встановлено, що на порушення вимог пункту 2 наказу Міністерства економічного розвитку і торгівлі від 22.03.2016 № 490 «Про затвердження форм документів у сфері публічних закупівель», зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 25 березня 2016 року за № 449/28579 (далі – Наказ № 490), в оголошенні про проведення відкритих торгів та в повідомленні про намір укласти договір не зазначено , джерело фінансування закупівлі.
Проведеним моніторингом встановлено, що за результатами торгів укладено договір від 15.07.2019 №ЦРЕКМ/В-19162, термін дії якого до 31.12.2019, а в частині оплати – до повного виконання. Додатковою угодою від 18.12.2019 №1 продовжено термін до 31.03.2020, а в частині оплати – до повного виконання.
Слід зазначити, що у договорі поставки від 15.07.2019 №ЦРЕМ/В-19126 та у специфікації зазначена загальна сума цифрою 3 206 880,00 грн. без ПДВ, а прописом (Три мільйони сто шість тисяч вісімсот вісімдесят гривень 00 копійок).
Відповідно до абзацу 10 частини 1 статті 10 Закону замовник самостійно та безоплатно через авторизовані електронні майданчики оприлюднює на веб-порталі Уповноваженого органу в порядку, встановленому Уповноваженим органом та цим Законом, інформацію про закупівлю, а саме: звіт про виконання договору - протягом 3 днів з дня закінчення строку дії договору, виконання договору або його розірвання.
На письмовий запит Західного офісу Держаудитслужби щодо виконання умов Договору від 15.07.2019 № ЦРЕКМ/В-19126 (далі – Договір № ЦРЕКМ/В-19126 ) та додаткової угоди (надання документів, щодо фактичного строку виконання зобов’язань, а саме поставки товару та фактичної оплати по договору) Замовником опубліковано відповідь від 18.12.2020 №6/5728 про те, що станом на 01.12.2020 зобов’язання по Договору № ЦРЕКМ/В-19126 повністю виконано.
Проте звіт про виконання договору про закупівлю опубліковано лише 17.12.2020, що є порушенням вимог частини 1 статті 10 Закону.
Усунення порушень
Звіт замовника від 24.12.2020
Добрий день. Замовник заперечує проти рішення винесеного по проведеному моніторингу закупівлі UA-2019-06-05-002992-b.
Висновок 1. Моніторингом питання відповідності тендерної документації вимогам Закону встановлено, що на порушення частини 2 статті 22 Закону в тендерній документації не зазначено електронну адресу особи Замовника, уповноваженої здійснювати зв'язок з учасниками. При цьому (пункт 1.2.3. Розділу 1 «Загальні положення» тендерної документації) вказано, що що e-mail відсутній, хоча в інформації про процедуру, розміщену на вебпорталі Уповноваженого органу з питань закупівель, зазначено електронну адресу: 2019TENDER@GMAIL.COM.
На висновок 1. Процедура торгів на закупівлю товарів «Запасні частини до колійної техніки» ДК 021:2015: 34630000-2 Частини залізничних або трамвайних локомотивів чи рейкового рухомого складу; обладнання для контролю залізничного руху ID: UA-2019-06-05-002992-b була оголошена 05 червня 2019 о 16:30 згідно Закону України «Про публічні закупівлі» (далі - Закону) по діючій на той час редакції Закону (Редакція від 01.01.2019, підстава - 2629-VIII) (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2629-19). В наведеній редакції Закону згідно пункту 16 частини 2 статті 22 тендерна документація повинна МІСТИТИ: «прізвище, ім’я та по батькові, посаду та адресу однієї чи кількох посадових осіб замовника, уповноважених здійснювати зв’язок з учасниками;».
На виконання вимог Закону Замовником розроблено тендерну документацію в якій 8 разів МІСТИТЬСЯ юридична/поштова/фізична адреса (зазначається місце знаходження) уповноважених осіб та складу Замовника. В п. 1.2.2. розділу 1 тендерної документації наведено місцезнаходження, а в п. 1.2.3. розділу 1 - Посадова особа Замовника, уповноважена здійснювати зв’язок з учасниками. В Законі по діючій на той час редакції не має ствердження про необхідність зазначення у тендерній документації ЕЛЕКТРОННОЇ адреси особи Замовника, уповноваженої здійснювати зв'язок з учасниками, хоча в оголошені торгів електронним майданчиком закупівель зазначається E-mail: crekm.dog@gmail.com організатора закупівлі. Така електронна адреса, як 2019TENDER@GMAIL.COM в оголошені торгів та тендерній документації Замовника не зазначалась.
На висновок 2. Процедура закупівлі UA-2019-06-05-002992-b передбачена загальним річним планом закупівлі запасних частин до колійної, автомобільної та тракторної техніки ID: UA-P-2019-02-21-001079-b.
На висновок 3. Майданчиком закупівель zakupki.prom.ua на час оголошення процедури торгів не було розроблено функції по зазначенню джерела фінансування. Це проблема повідомлялась, і на майданчик, і фахівцям Держаудітслужби України, які робили перевірки раніше. Не оприлюднення джерела фінансування провинна в повній мірі майданчика zakupki.prom.ua, з яким підписано договір о наданні послуг.
На висновок 5. Згідно п. 12 ч. 1 статті 10 Закону звіт про виконання договору про закупівлю - протягом 20 робочих днів з дня закінчення строку дії договору про закупівлю або його виконання сторонами, або його розірвання. Звіт було оприлюднено Замовником вчасно.
Інші виявлені моніторингом зауваження будуть обов’язково усунені Замовником. На майбутнє будуть вжиті належні заходи щодо недопущення наведених у моніторингу зауважень.
Запити й пояснення
15.12.2020 · ДАСУ: Про надання пояснення
Відповідно до статті 19 Конституції України, абзацу 2 статті 2, статті 5 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні» від 26.01.1993 № 2939-ХІІ та частини 1 статті 7¹ Закону України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 № 922-VIII (далі – Закон), в межах здійснення Західним офісом Держаудитслужби моніторингу закупівлі за ID: UA-2019-06-05-002992-b, яка проводилася у 2019 році філією «Центр з ремонту та експлуатації колійних машин» АТ «Українська залізниця» (далі – Замовник) за процедурою відкритих торгів, виникла необхідність в отриманні пояснень.
Відповідно до вимог статті 4 Закону закупівля здійснюється відповідно до річного плану. Річний план, додаток до річного плану та зміни до них безоплатно оприлюднюються на веб-порталі Уповноваженого органу з питань закупівель протягом п’яти днів з дня їх затвердження.
Під час моніторингу встановлено, що Замовником 05.06.2019 оголошено проведення відкритих торгів щодо закупівлі запасних частин до колійної техніки (предмет закупівлі визначено за кодом ДК 021:2015:34630000-2: Частини залізничних або трамвайних локомотивів чи рейкового рухомого складу; обладнання для контролю залізничного руху), торги проведено з визначенням переможця торгів ТОВ «Техноекотрейдінг», з яким укладено договір поставки від 15.07.2019 № ЦРЕКМ/В-19126 на суму 3 848 256,00 гривень.
Водночас, аналізом річного плану Замовника на 2019 рік встановлено, що вищевказана закупівля запасних частин до колійної техніки (код ДК 021:2015:34630000-2: Частини залізничних або трамвайних локомотивів чи рейкового рухомого складу; обладнання для контролю залізничного руху ) у річному плані на 2019 рік відсутня.
Відповідно до умов договору поставки від 15.07.2019 ЦРЕКМ/В-1912640 (далі – Договір поставки) з ТзОВ «Техноекотрейдінг» (пункт 4.3 розділу 4)– загальна сума договору на момент його підписання складала 3 848 256,0 грн з ПДВ, термін дії до 31.12.2019.
Додатковою угодою № 1 від 18.12.2019 до вказаного договору до пункту 4.3 розділу 4 Договору поставки внесено зміни в частині загальної суми договору, і яка відповідно склала 4 617 907,2 грн з ПДВ, та продовжено дію Договору до 31.03.2020 та в частині оплати до повного виконання.
Замовником в повідомленні про зміни до Договору зазначено, що зміни вносяться у зв’язку із продовженням строку дії договору, достатнього для проведення процедури закупівлі на початок наступного року, в обсязі, що не перевищує 20% суми, визначеної в договорі, укладеному в попередньому році.
Моніторингом встановлено, що відповідно до умов тендерної документації (Додаток 8) Замовником визначено вимогу про надання переможцем торгів у строк, що не перевищує 5 днів з дати оприлюднення на веб-порталі Уповноваженого органу повідомлення про намір укласти договір про закупівлю, документів у письмовій формі за підписом уповноваженої посадової особи учасника.
Відповідно до вимог частини 5 статті 36 дія договору про закупівлю може продовжуватися на строк, достатній для проведення процедури закупівлі на початку наступного року, в обсязі, що не перевищує 20 відсотків суми, визначеної в договорі, укладеному в попередньому році, якщо видатки на цю мету затверджено в установленому порядку.
Враховуючи вищенаведене, прошу надати пояснення з наступних питань:
1. Пояснити причини відсутності зазначеної вище процедури закупівлі у річному плані та підстави проведення такої закупівлі з врахуванням вимог статті 4 Закону.
2. Надати інформацію щодо об’єктивних обставин продовження строків дії договору про закупівлю з долученням документального підтвердження таких об’єктивних обставин (затверджений план видатків на наступний рік).
3. Надати інформацію щодо фактичного строку виконання зобов’язань щодо поставки товару та фактичної оплати по договору та по додатковій угоді з долученням документального підтвердження.
4. Надати інформацію щодо номеру процедури закупівлі, для проведення якої здійснювалося продовження строку дії Договору до 31.03.2020 на 20 відсотків вартості.
5. Чому в тендерній документації міститься вимога щодо надання переможцем у строк, що не перевищує 5 днів з дати оприлюднення на веб-порталі Уповноваженого органу повідомлення про намір укласти договір про закупівлю документів у паперовій формі. Чи надані зазначені у Додатку 8 документи переможцем у визначений Законом термін, якщо так, то просимо до пояснення долучити документальне підтвердження надання переможцем ТзОВ «Техноекотрейдінг» цих документів.
Пояснення необхідно надати через інформаційно–телекомунікаційну систему закупівель «ProZorro» протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту. При цьому до пояснень може бути долучене їх документальне підтвердження.
18.12.2020 · Замовник: Надання відповіді
Доброго дня. Філія ЦРЕКМ надає відповіді.
1. Пояснити причини відсутності зазначеної вище процедури закупівлі у річному плані та підстави проведення такої закупівлі з врахуванням вимог статті 4 Закону.
- Процедура закупівлі UA-2019-06-05-002992-b передбачена річним планом закупівлі ID: UA-P-2019-02-21-001079-b.
2. Надати інформацію щодо об’єктивних обставин продовження строків дії договору про закупівлю з долученням документального підтвердження таких об’єктивних обставин (затверджений план видатків на наступний рік).
- Згідно частини 6 статті 41 Закону України від 25.12.2015 №922-VIII «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) дія договору про закупівлю може бути продовжена на строк, достатній для проведення процедури закупівлі/спрощеної закупівлі на початку наступного року в обсязі, що не перевищує 20 відсотків суми, визначеної в початковому договорі про закупівлю, укладеному в попередньому році, якщо видатки на досягнення цієї цілі затверджено в установленому порядку. До філії ЦРЕКМ наприкінці 2019 року було доведено ліміти фінансування на 2020 рік затверджені установленим порядком по АТ «Укрзалізниці» для проведення закупівлі ТМЦ необхідних для виконання покладених на філію ЦРЕКМ функцій. Згідно затверджених планів закупівлі була проведена робота з контрагентом щодо можливості постачання продукції на початку наступного року в обсязі, що не перевищує 20 відсотків суми, визначеної в початковому договорі про закупівлю, укладеному в 2019 році, за цінами не вище договірних.
В окремому файлі надається витяг зі специфікованого плану закупівель по З/Ч філії ЦРЕКМ на 2020 рік.
3. Надати інформацію щодо фактичного строку виконання зобов’язань щодо поставки товару та фактичної оплати по договору та по додатковій угоді з долученням документального підтвердження.
- Надаємо в окремому файлі виконання договору від 15.07.2019 № ЦРЕКМ/В-19126 (з додатковими угодами).
4. Надати інформацію щодо номеру процедури закупівлі, для проведення якої здійснювалося продовження строку дії Договору до 31.03.2020 на 20 відсотків вартості.
- Процедура проведення торгів (тендерна документація), зміни, запитання, скарги, вимоги, договір (зміни до нього) все що стосується даної процедури завжди розміщується в єдиній закупівлі і стосується одного ID-номера в електронній системі закупівель, яка розроблена згідно Закону. Процедура торгів ID: UA-2019-06-05-002992-b.
5. Чому в тендерній документації міститься вимога щодо надання переможцем у строк, що не перевищує 5 днів з дати оприлюднення на веб-порталі Уповноваженого органу повідомлення про намір укласти договір про закупівлю документів у паперовій формі. Чи надані зазначені у Додатку 8 документи переможцем у визначений Законом термін, якщо так, то просимо до пояснення долучити документальне підтвердження надання переможцем ТзОВ «Техноекотрейдінг» цих документів.
- Процедура торгів на закупівлю (Ідентифікатор закупівлі: ID: UA-2019-06-05-002992-b) проводилась філією ЦРЕКМ згідно діючого на той час Закону України від 25.12.2015 №922-VIII «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) в редакції від 27.01.2018, підстава - 2265-VIII, в якому згідно абзацу другого частини 3 статті 17 зазначено: «Переможець торгів у строк, що не перевищує п’яти днів з дати оприлюднення на веб-порталі Уповноваженого органу повідомлення про намір укласти договір, повинен надати замовнику документи, що підтверджують відсутність підстав, визначених пунктами 2, 3, 5, 6 і 8 частини першої цієї статті.». Тобто в Законі в редакції від 27.01.2018, підстава - 2265-VIII під час проведення процедури торгів не було чітко зазначено, як саме Замовник повинен вимагати, а Переможець надати зазначені документи. Також, Замовнику не було відомо чи має можливість (мається на увазі функціонал майданчика Уповноваженого органу) Переможець торгів завантажити на електронний майданчик документи, що підтверджують відсутність підстав, визначених пунктами 2, 3, 5, 6 і 8 частини першої статті 17. Виходячи з наданої аргументації Замовник вважає, що проводив процедури торгів згідно діючого на той час законодавства України.
Ще по цьому питанню Замовник хоче зазначити, що Північним офісом Державної аудиторської служби України виїзною ревізією з 18.12.2020 по 16.03.2020 проводилась ревізія окремих питань фінансово-господарської діяльності філії ЦРЕКМ за період з 01.01.2018 по 30.09.2019 року по місцю фізичного розташування Замовника (м. Київ, вул. Качалова, 7). Документи, які надавались переможцями торгів у паперовій формі за період з 01.01.2018 по 30.09.2019 року перевірялись Головним державним аудитором Північного офісу Держаудітслужби, порушень та зауважень, які необхідно в подальшому виправити, по цьому питанню не було. В довідці перевірки таких порушень або зауважень не зазначено.
Переможцем торгів надані всі документи, які вимагались.
Редакцією від 19.04.2020, підстава - 114-IX в частині 6 статті 17 Закону України від 25.12.2015 №922-VIII «Про публічні закупівлі» змінилась вимога надання документів від Переможця торгів: «Переможець процедури закупівлі у строк, що не перевищує десяти днів з дати оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю, повинен надати замовнику документи шляхом оприлюднення їх в електронній системі закупівель, що підтверджують відсутність підстав, визначених пунктами 2, 3, 5, 6, 8, 12 і 13 частини першої та частиною другою цієї статті.». На даний час Закон конкретно вимагає оприлюднення документів переможця торгів в електронній системі закупівель.
24.12.2020 · Замовник: Звернення
Добрий день. Замовник заперечує проти рішення винесеного по проведеному моніторингу закупівлі UA-2019-06-05-002992-b.
Висновок 1. Моніторингом питання відповідності тендерної документації вимогам Закону встановлено, що на порушення частини 2 статті 22 Закону в тендерній документації не зазначено електронну адресу особи Замовника, уповноваженої здійснювати зв'язок з учасниками. При цьому (пункт 1.2.3. Розділу 1 «Загальні положення» тендерної документації) вказано, що що e-mail відсутній, хоча в інформації про процедуру, розміщену на вебпорталі Уповноваженого органу з питань закупівель, зазначено електронну адресу: 2019TENDER@GMAIL.COM.
На висновок 1. Процедура торгів на закупівлю товарів «Запасні частини до колійної техніки» ДК 021:2015: 34630000-2 Частини залізничних або трамвайних локомотивів чи рейкового рухомого складу; обладнання для контролю залізничного руху ID: UA-2019-06-05-002992-b була оголошена 05 червня 2019 о 16:30 згідно Закону України «Про публічні закупівлі» (далі - Закону) по діючій на той час редакції Закону (Редакція від 01.01.2019, підстава - 2629-VIII) (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2629-19). В наведеній редакції Закону згідно пункту 16 частини 2 статті 22 тендерна документація повинна МІСТИТИ: «прізвище, ім’я та по батькові, посаду та адресу однієї чи кількох посадових осіб замовника, уповноважених здійснювати зв’язок з учасниками;».
На виконання вимог Закону Замовником розроблено тендерну документацію в якій 8 разів МІСТИТЬСЯ юридична/поштова/фізична адреса (зазначається місце знаходження) уповноважених осіб та складу Замовника. В п. 1.2.2. розділу 1 тендерної документації наведено місцезнаходження, а в п. 1.2.3. розділу 1 - Посадова особа Замовника, уповноважена здійснювати зв’язок з учасниками. В Законі по діючій на той час редакції не має ствердження про необхідність зазначення у тендерній документації ЕЛЕКТРОННОЇ адреси особи Замовника, уповноваженої здійснювати зв'язок з учасниками, хоча в оголошені торгів електронним майданчиком закупівель зазначається E-mail: crekm.dog@gmail.com організатора закупівлі. Така електронна адреса, як 2019TENDER@GMAIL.COM в оголошені торгів та тендерній документації Замовника не зазначалась.
На висновок 2. Процедура закупівлі UA-2019-06-05-002992-b передбачена загальним річним планом закупівлі запасних частин до колійної, автомобільної та тракторної техніки ID: UA-P-2019-02-21-001079-b.
На висновок 3. Майданчиком закупівель zakupki.prom.ua на час оголошення процедури торгів не було розроблено функції по зазначенню джерела фінансування. Це проблема повідомлялась, і на майданчик, і фахівцям Держаудітслужби України, які робили перевірки раніше. Не оприлюднення джерела фінансування провинна в повній мірі майданчика zakupki.prom.ua, з яким підписано договір о наданні послуг.
На висновок 5. Згідно п. 12 ч. 1 статті 10 Закону звіт про виконання договору про закупівлю - протягом 20 робочих днів з дня закінчення строку дії договору про закупівлю або його виконання сторонами, або його розірвання. Звіт було оприлюднено Замовником вчасно.
Інші виявлені моніторингом зауваження будуть обов’язково усунені Замовником. На майбутнє будуть вжиті належні заходи щодо недопущення наведених у моніторингу зауважень.