Висновок
За результатами моніторингу питання правильності розміщення інформації про публічну закупівлю встановлено порушення вимог пункту восьмого частини другої статті 21 Закону.
За результатами моніторингу питання розгляду тендерної пропозиції Чепурного М.С. встановлено порушення вимог частини третьої статті 12 Закону та абзацу третього пункту першого частини першої статті 31 Закону.
За результатами аналізу питань дотримання Замовником законодавства у сфері публічних закупівель щодо визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, відповідності вимог тендерної документації вимогам Закону, своєчасності укладання договору та його оприлюднення, відповідності умов договору умовам тендерної пропозиції переможця, дотримання законодавства в частині внесення змін до договору – порушень не встановлено.
Зобов'язання
З огляду на встановлені порушення законодавства у сфері закупівель, керуючись статтями 2 та 5 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», Північно-східний офіс Держаудитслужби зобов’язує здійснити заходи щодо усунення виявлених порушень в установленому законодавством порядку, зокрема шляхом припинення зобов’язань за договором з дотриманням положень Господарського кодексу України та Цивільного кодексу України та протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про усунення порушення (порушень) законодавства у сфері публічних закупівель, викладених у висновку, або аргументовані заперечення до висновку, або інформацію про причини неможливості усунення виявлених порушень.
Констатуюча частина
Предметом аналізу були питання: визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, правильності розміщення інформації про публічну закупівлю, відповідності вимог тендерної документації вимогам Закону України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 № 922-VIII (редакція від 19.04.2020) (далі – Закон), розгляду тендерних пропозицій, своєчасності укладання договору та його оприлюднення, відповідності умов договору умовам тендерної пропозиції переможця, дотримання законодавства в частині внесення змін до договору.
Під час моніторингу проаналізовано: річний план закупівель Департаменту у справах сім'ї, молоді та спорту Харківської міської ради (далі – Замовник) на 2020 рік, оголошення про проведення відкритих торгів, тендерну документацію, затверджену рішенням тендерного комітету Замовника від 18.06.2020 № 47, тендерну пропозицію Фізичної особи-підприємця Чепурного Михайла Станіславовича (далі – ФОП Чепурний М.С.), протокол засідання тендерного комітету Замовника від 07.07.2020 № 51, повідомлення про намір укласти договір від 07.07.2020 року, договір про надання послуг від 21.07.2020 № 226, звіт про результати проведення процедури закупівлі від 21.07.2020 року.
Моніторингом питання правильності розміщення інформації про публічну закупівлю встановлено, що оголошення про проведення відкритих торгів не містить інформацію про мову (мови), якими повинні готуватися тендерні пропозиції. Зазначене є порушенням Замовником вимог пункту восьмого частини другої статті 21 Закону.
Моніторингом питання розгляду тендерних пропозицій встановлено, що вимогами частини третьої статті 12 Закону визначено, що під час використання електронної системи закупівель з метою подання тендерних пропозицій/пропозицій та їх оцінки документи та дані створюються та подаються з урахуванням вимог законів України» та «Про електронні довірчі послуги». Слід зазначити, що згідно з вимогами частини другої статті 6 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа. Водночас, відповідно до вимог частини першої статті 7 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України «Про електронні довірчі послуги».
Так, пункт 1 розділу ІІІ тендерної документації містить вимогу, що під час використання електронної системи закупівель з метою подання тендерних пропозицій та їх оцінки документи та дані створюються та подаються з урахуванням вимог законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронні довірчі послуги», тобто тендерна пропозиція у будь-якому випадку повинна містити накладений електронний підпис (або кваліфікований електронний підпис) учасника/уповноваженої особи учасника процедури закупівлі, повноваження якої щодо підпису документів тендерної пропозиції підтверджуються відповідно до поданих документів, що вимагаються згідно цієї документації.
Проте, жоден документ тендерної пропозиції ФОП Чепурного М.С., як і сама тендерна пропозиція, не містять накладеного електронного підпису, що є порушенням вимог частини третьої статті 12 Закону та вимог тендерної документації.
Крім того встановлено, що відповідно до вимог зазначених у пункті 1 розділу ІІІ тендерної документації вимога щодо засвідчення того чи іншого документу тендерної пропозиції власноручним підписом учасника/уповноваженої особи учасника не застосовується лише до документів (матеріалів та інформації), що подаються у складі тендерної пропозиції, якщо такі документи (матеріали та інформація) надані учасником у формі електронного документа через електронну систему закупівель із накладанням кваліфікованого електронного підпису на кожен з таких документів (матеріал чи інформацію).
Проте, слід зазначити, що електронні документи надані учасником-переможцем файлами «Довідка ДПС.pdf», «Довідка МВС.pdf» та «Довідка НАЗК.pdf» не містять накладеного на них електронного цифрового підпису.
Таким чином, Замовником порушено вимоги абзацу третього пункту першого частини першої статті 31 Закону, в частині не відхилення тендерної пропозиції учасника який не відповідає встановленим абзацом першим частини третьої статті 22 цього Закону вимогам до учасника відповідно до законодавства.
Однак, на порушення вимог абзацу третього пункту першого частини першої статті 31 Закону, Замовник не відхилив тендерну пропозицію ФОП Чепурного М.С., визначив його переможцем та уклав з ним договір про надання послуг від 21.07.2020 № 226 на загальну суму 350 000,00 гривень.
Усунення порушень
Звіт замовника від 04.11.2020
Інформація про причини неможливості усунення виявлених порушеннь за результатами моніторингу закупівлі: UA-2020-06-18-004488-b Послуги з організації та проведення міської фото-акції «Сімейні цінності»
За результатом моніторингу виявлені такі порушення:
1. Встановлено порушення законодавства в частині складання форм документів у сфері публічних закупівель. Моніторингом питання правильності розміщення інформації про публічну закупівлю встановлено, що оголошення про проведення відкритих торгів не містить інформацію про мову (мови), якими повинні готуватися тендерні пропозиції. Зазначене є порушенням Замовником вимог пункту восьмого частини другої статті 21 Закону.
19 квітня 2020 року набула чинності нова редакція закону «Про публічні закупівлі», якою було внесено зміни до форми «Оголошення про проведення відкритих торгів», у тому числі додано позицію – «мова (мови), якою (якими) повинні готуватися тендерні пропозиції». Проте, ДП «ПРОЗОРРО» та майданчиком «Е-Тендер» не реалізована технічна можливість вносити інформацію відповідно до вимог пункту 8 частини 2 статті 21 Закону.
Оголошення про проведення відкритих торгів закупівлі «Послуги з організації та проведення міської фото-акції «Сімейні цінності» було розміщено 18.06.2020. Після чого, за результатами проведеного аукціону Департаментом у справах сім’ї, молоді та спорту Харківської міської ради та ФОП Чепурний М.С. було підписано Договір про надання послуг №226 від 21.07.2020. Строк надання послуг за Договором: від 01 серпня 2020 року до 27 вересня 2020 року. Отже, станом на 04.11.2020 року всі зобов’язання за Договором №226 від 21.07.2020 року виконані у повному обсязі.
Тому, враховуючи вищезазначене, здійснити заходи щодо усунення виявлених порушень в установленому законодавством порядку неможливо.
Інформація про мову (мови), якою (якими) повинні готуватися тендерні пропозиції міститься у п.7 розділу I Тендерної документації.
Одночасно повідомляємо, що Департаментом у справах сім’ї, молоді та спорту Харківської міської ради виявлене порушення враховано у своїй роботі. У подальшому, до моменту технічної реалізації відповідного поля у формі Оголошення про проведення відкритих торгів, інформацію про мову (мови), якою (якими) повинні готуватися тендерні пропозиції вирішено вносити у поле «Примітки до закупівлі».
2. Встановлено порушення законодавства в частині розгляду та/або відхилення (не відхилення) замовником тендерної (тендерних) пропозиції (пропозицій). Моніторингом питання розгляду тендерних пропозицій встановлено, що вимогами частини третьої статті 12 Закону визначено, що під час використання електронної системи закупівель з метою подання тендерних пропозицій/пропозицій та їх оцінки документи та дані створюються та подаються з урахуванням вимог законів України» та «Про електронні довірчі послуги». Слід зазначити, що згідно з вимогами частини другої статті 6 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа. Водночас, відповідно до вимог частини першої статті 7 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України «Про електронні довірчі послуги». Так, пункт 1 розділу ІІІ тендерної документації містить вимогу, що під час використання електронної системи закупівель з метою подання тендерних пропозицій та їх оцінки документи та дані створюються та подаються з урахуванням вимог законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронні довірчі послуги», тобто тендерна пропозиція у будь-якому випадку повинна містити накладений електронний підпис (або кваліфікований електронний підпис) учасника/уповноваженої особи учасника процедури закупівлі, повноваження якої щодо підпису документів тендерної пропозиції підтверджуються відповідно до поданих документів, що вимагаються згідно цієї документації. Проте, жоден документ тендерної пропозиції ФОП Чепурного М.С., як і сама тендерна пропозиція, не містять накладеного електронного підпису, що є порушенням вимог частини третьої статті 12 Закону та вимог тендерної документації. Крім того встановлено, що відповідно до вимог зазначених у пункті 1 розділу ІІІ тендерної документації вимога щодо засвідчення того чи іншого документу тендерної пропозиції власноручним підписом учасника/уповноваженої особи учасника не застосовується лише до документів (матеріалів та інформації), що подаються у складі тендерної пропозиції, якщо такі документи (матеріали та інформація) надані учасником у формі електронного документа через електронну систему закупівель із накладанням кваліфікованого електронного підпису на кожен з таких документів (матеріал чи інформацію). Проте, слід зазначити, що електронні документи надані учасником-переможцем файлами «Довідка ДПС.pdf», «Довідка МВС.pdf» та «Довідка НАЗК.pdf» не містять накладеного на них електронного цифрового підпису. Таким чином, Замовником порушено вимоги абзацу третього пункту першого частини першої статті 31 Закону, в частині не відхилення тендерної пропозиції учасника який не відповідає встановленим абзацом першим частини третьої статті 22 цього Закону вимогам до учасника відповідно до законодавства.
Департаментом у справах сім’ї, молоді та спорту Харківської міської ради та ФОП Чепурний М.С. 21.07.2020 року було підписано Договір про надання послуг №226 на загальну суму 350 000,00 грн. Строк надання послуг за Договором: від 01 серпня 2020 року до 27 вересня 2020 року.
Отже, станом на 04.11.2020 року всі зобов’язання за Договором №226 від 21.07.2020 року виконані у повному обсязі, що підтверджують акти наданих послуг: №226/1 від 19.08.2020 року на суму – 208 020,00 грн, №226/2 від 21.09.2020 року на суму – 86 580,00 грн, №226/3 від 01.10.2020 року на суму – 55 400,00 грн.
Тому, враховуючи вищезазначене, здійснити заходи щодо усунення виявлених порушень в установленому законодавством порядку неможливо.
Одночасно повідомляємо, що Департаментом у справах сім’ї, молоді та спорту Харківської міської ради виявлене порушення враховано у своїй роботі. Протоколом засідання тендерного комітету від 04.11.2020 року №90 внесено зміни в розділ III Тендерної документації (Інструкція з підготовки тендерної пропозиції), з метою роз’яснення інформації для учасників та учасників-переможців, в частині накладання кваліфікованого електронного підпису.