Висновок
На порушення вимог пункту 1 частини 2 статті 4 Закону річний план закупівель UA-P-2020-05-15-005157-b не містить інформації про місцезнаходження Замовника. На порушення вимог пункту 8 частини 2 статті 21 Закону опубліковане оголошення про проведення відкритих торгів не містить інформації про мову, якою повинні готуватися тендерні пропозиції.
За результатами аналізу відображення закупівлі у річному плані встановлено порушення вимог частини 2 статті 4 Закону.
За результатами аналізу відповідності оголошення про проведення відкритих торгів вимогам Закону встановлено порушення вимог частини 2 статті 21 Закону.
За результатами аналізу відповідності тендерної документації вимогам Закону встановлено порушення вимог частини 3 статті 17 та частини 2 статті 22 Закону.
За результатами аналізу питання розгляду тендерних пропозицій встановлено порушення вимог частини 1 статті 31 Закону.
За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства у сфері публічних закупівель щодо визначення предмета закупівлі, оприлюднення інформації про закупівлю, своєчасності укладання договору про закупівлю та його оприлюднення, відповідності умов договору умовам тендерної пропозиції переможця, внесення змін до договору – порушень не встановлено.
Зобов'язання
З огляду на встановлені порушення законодавства у сфері закупівель, керуючись статтею 2 та 5 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», Західний офіс Держаудитслужби зобов’язує здійснити заходи щодо усунення виявлених порушень у встановленому законодавством порядку, зокрема вжити заходів щодо розірвання договору, а також недопущення таких порушень в подальшому, та протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про усунення порушення (порушень) законодавства у сфері публічних закупівель, викладених у висновку, або аргументовані заперечення до висновку, або інформацію про причини неможливості усунення виявлених порушень.
Констатуюча частина
Дата закінчення моніторингу: 25 червня 2020 року.
Предметом аналізу закупівлі були питання: визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, оприлюднення інформації про закупівлю, відповідності форм документів та вимог тендерної документації вимогам Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), розгляду тендерних пропозицій, своєчасності укладання договору про закупівлю та його оприлюднення, відповідності умов договору умовам тендерної пропозиції переможця, внесення змін до договору.
Під час моніторингу проаналізовано: річний план закупівель комунального некомерційного підприємства «Дрогобицька міська поліклініка» Дрогобицької міської ради (далі – Замовник) на 2020 рік (UA-P-2020-05-15-005157-b); оголошення про проведення відкритих торгів; тендерну документацію, затверджену рішенням тендерного комітету від 15.03.2020; реєстр отриманих тендерних пропозицій; протокол розкриття тендерних пропозицій; тендерну пропозицію фізичної особи – підприємця Лук’яненка Максима Миколайовича (далі – ФОП Лук’яненко М.М.); протокол засідання тендерного комітету від 04.06.2020; повідомлення про намір укласти договір; опубліковані переможцем торгів документи на підтвердження відсутності підстав, визначених відповідними пунктами статті 17 Закону; договір про закупівлю товару №107/Т від 18.06.2020 та додаткову угоду №1 від 24.06.2020 до вказаного договору.
Проведеним моніторингом встановлено, що на порушення вимог пункту 1 частини 2 статті 4 Закону річний план закупівель UA-P-2020-05-15-005157-b не містить інформації про місцезнаходження Замовника.
На порушення вимог пункту 8 частини 2 статті 21 Закону опубліковане оголошення про проведення відкритих торгів не містить інформації про мову, якою повинні готуватися тендерні пропозиції.
Проведеним моніторингом також встановлено, що на порушення вимог пункту 11 частини 2 статті 22 Закону в тендерній документації строк дії тендерних пропозицій визначено з дати розкриття тендерних пропозицій, а не із дати кінцевого строку подання тендерних пропозицій; на порушення вимог пункту 17 частини 2 статті 22 Закону тендерна документація Замовника (пункт 2.3 частини 2 розділу І) не містить інформації про електронну адресу посадових осіб замовника, уповноважених здійснювати зв’язок з учасниками; на порушення пункту 13 частини 2 статті 22 Закону в тендерній документації не вказано кінцевий строк подання тендерних пропозицій.
Слід зазначити, що Замовником проект договору (Додаток №3 до тендерної документації) оприлюднено разом з тендерною документацією у файлі
«ТД (ВТ) УЗД 2020.docx» та окремим файлом «Проект договору (апарат УЗД).docx».
Проведеним моніторингом встановлено розбіжність умов зазначених вище проектів договорів, розміщених у різних файлах, а саме: пункт 7.12 проекту договору у файлі «ТД (ВТ) УЗД 2020.docx» містить умову «Істотні умови цього договору не можуть змінюватися після його підписання до виконання зобов’язань сторонами в повному обсязі, крім випадків передбачених діючим законодавством, в тому числі ч.4 ст. 36 Закону України «Про публічні закупівлі» (із змінами)», а у пункті 7.12 проекту договору, що міститься у файлі «Проект договору (апарат УЗД).docx», зазначено: «Істотні умови договору про закупівлю не можуть змінюватися після його підписання до виконання зобов’язань сторонами в повному обсязі.».
При цьому, при визначенні у п.7.12 проекту договору (Додаток №3 до тендерної документації, файл «ТД (ВТ) УЗД 2020.docx») випадків зміни істотних умов договору здійснено посилання на невідповідну статтю Закону (частину 4 статті 36 Закону).
На порушення вимог частини 3 статті 17 та пункту 2 частини 2 статті 22 Закону в Таблиці 2 Додатку 2 до тендерної документації Замовником встановлено вимогу щодо надання учасниками інформації про відповідність підставам, встановленим статтею 17 Закону, тоді як така інформація є публічною, що оприлюднена у формі відкритих даних згідно із Законом України «Про доступ до публічної інформації», та міститься у відкритих єдиних державних реєстрах, доступ до яких є вільним (за пунктами 2, 4, 8 частини 1 статті 17 Закону).
В частині 5 розділу ІІІ тендерної документації та у Додатку 2 до тендерної документації зазначено, що документи, які підтверджують відсутність підстав, визначених частиною 2 статті 17 Закону (відповідно до пункту 2 Таблиці 5 Додатку 2) надаються переможцем замовнику не пізніше дати укладання договору.
Проте, у пункті 2 Таблиці 5 Додатку 2 до тендерної документації, на який здійснено посилання у тексті розділу «Порядок та перелік документів для переможця процедури закупівлі» цього ж Додатку щодо необхідності документального підтвердження переможцем відсутності підстав, визначених частиною 2 статті 17 Закону, міститься вимога про подання підтвердження відсутності підстави, визначеної у пункті 13 частини 1 статті 17 Закону.
Таким чином, на порушення вимог частини 3 статті 17 Закону Замовником не встановлено вимогу (не визначено способу) у тендерній документації щодо необхідності надання переможцем документального підтвердження відсутності підстави, визначеної частиною 2 статті 17 Закону.
Крім того, на порушення вимог частини 3 статті 17 Закону Замовником не встановлено вимогу (не визначено способу) у тендерній документації щодо необхідності надання переможцем документального підтвердження відсутності підстави, визначеної в пункті 12 частини 1 статті 17 Закону.
Встановлений в частині 5 розділу ІІІ тендерної документації та у Додатку 2 до тендерної документації строк подання переможцем документів, які підтверджують відсутність підстав, визначених частиною 2 статті 17 Закону (не пізніше дати укладання договору) суперечить нормі частини 6 статті 17 Закону (за якою переможець повинен надати документи, що підтверджують відсутність підстав, визначених, зокрема, частиною 2 статті 17 Закону у строк, що не перевищує 10 днів з дати оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю) та є порушенням пункту 2 частини 2 статті 22 Закону.
Також, в частині 5 розділу ІІІ тендерної документації зазначено строк для надання переможцем процедури закупівлі документів, що підтверджують відсутність підстав, визначених пунктами 2, 3, 5, 6 і 8 частини 1 статті 17 Закону – що не перевищує 5 днів з дати оприлюднення на веб-порталі Уповноваженого органу повідомлення про намір укласти договір, що суперечить вимогам частини 6 статті 17 Закону та є порушенням пункту 2 частини 2 статті 22 Закону.
Проведеним моніторингом також встановлено, що в недотримання вимог пункту 1 та пункту 4 розділу «Інформація про необхідні технічні, якісні та кількісні характеристики, опис предмета закупівлі» Додатку 1 до тендерної документації у складі тендерної пропозиції учасником ФОП Лук’яненком М.М. не надано лист довільної форми із зазначенням інформації про те, що запропонований ним товар є новим і таким, що не був у використанні і за допомогою цього товару не проводились демонстраційні заходи, та гарантійний лист про забезпечення навчання персоналу Замовника по користуванню (керуванню) обладнанням за місцем його експлуатації.
Відповідно до вимог частини 3 статті 17 Закону учасник процедури закупівлі в електронній системі закупівель під час подання тендерної пропозиції підтверджує відсутність підстав, передбачених пунктами 5, 6, 12 і 13 частини 1 та частиною 2 цієї статті.
В частині 5 розділу ІІІ тендерної документації визначено, що інформація про відсутність підстав, визначених у частинах 1 і 2 статті 17 Закону, надається у довільній формі.
Однак, проведеним моніторингом встановлено, що на порушення вимоги частини 3 статті 17 та в недотримання частини 5 розділу ІІІ тендерної документації учасником ФОП Лук’яненком М.М. під час подання тендерної пропозиції не підтверджено відсутності підстав, визначених пунктом 12 частини 1 та частиною 2 статті 17 Закону.
Таким чином, на порушення вимог пунктів 1 та 2 частини 1 статті 31 Закону, Замовник не відхилив тендерну пропозицію учасника ФОП Лук’яненка М.М., який не відповідає вимогам до учасника, встановленим у тендерній документації відповідно до абзацу 1 частини 3 статті 22, а також тендерна пропозиція якого не відповідає умовам технічної специфікації та іншим вимогам щодо предмета закупівлі тендерної документації, та уклав з ним договір № 107/Т від 18.06.2020 на суму 499 000,00 гривень.
Відповідно до вимоги частини 6 статті 17 Закону переможець процедури закупівлі у строк, що не перевищує 10 днів з дати оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю, повинен надати замовнику документи шляхом оприлюднення їх в електронній системі закупівель, що підтверджують відсутність підстав, визначених пунктами 2, 3, 5, 6, 8, 12 і 13 частини 1 та частиною 2 цієї статті.
За вимогою пункту 2 Таблиці 5 Додатку 2 до тендерної документації переможець процедури закупівлі для підтвердження відсутності підстав, визначених статтею 17 Закону, подає оригінал (скановану копію з оригіналу) або електронний оригінал довідки Державної фіскальної служби України про відсутність або наявність заборгованості із сплати податків і зборів (обов’язкових платежів), чинної на дату подання документу.
Згідно з пунктом 7 Порядку надання довідки про відсутність заборгованості з платежів, контроль за справлянням яких покладено на контролюючі органи, затверджено наказом Міністерства фінансів України від 03.09.2018 № 733 (зареєстрований в Мінюсті України 27.09.2018 за № 1102/32554), довідка надається за вибором платника у паперовій або електронній формі, довідку в електронній формі платник отримує у приватній частині електронного кабінету з дотриманням вимог Законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронні довірчі послуги».
За вимогою ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» документи, що їх складають в організації, повинні мати такий обов'язковий реквізит, зокрема, як підпис.
Відповідно до статті 7 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом.
Проведеним моніторингом встановлено, що переможцем процедури закупівлі ФОП Лук’яненком М.М. завантажено файл «Довідка про відсутність заборгованості.pdf», який містить довідку від 04.06.2020 № 65190 про відсутність заборгованості з платежів, контроль за справлянням яких покладено на контролюючі органи, без жодних підписів відповідальних посадових осіб контролюючого органу та відбитку печатки контролюючого органу чи накладеного кваліфікованого електронного підпису, а отже не є паперовим документом (сканкопією з паперового документу) та не є електронним документом у розумінні Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг».
Таким чином, на порушення вимог пункту 3 частини 1 статті 31 Закону, Замовник не відхилив тендерну пропозицію переможця ФОП Лук’яненка М.М., який не надав у спосіб, зазначений в тендерній документації, документ, що підтверджує відсутність підстави, установленої статтею 17 Закону (пункт 13 частини 1), а укладено з вказаним переможцем договір № 107/Т від 18.06.2020 на суму 499000,00 гривень.
Усунення порушень
Звіт замовника від 02.07.2020
1. Комунальне некомерційне підприємство "Дрогобицька міська поліклініка" Дрогобицької міської ради в річному плані закупівлі (UA-P-2020-05-15-005157-b) містить інформацію про місцезнаходження Замовника згідно вимог пункту 1 частини 2 статті 4 Закону;
2. В Розділі I Загальні положення частина 7 Інформація про мову (мови), якою (якими) повинно бути складено тендерні пропозиції-вказано інформацію про мову, якою повинні бути складені пропозиції. Пункт 8 частина 2 статті 21 Закону виконано.
3. Згідно вимог пункту 11 частини 2 статті 22 Закону в тендерній документації строк дії тендерних пропозицій визначено з дати розкриття тендерних пропозицій, а не із дати кінцевого строку подання тендерних пропозицій; на порушення вимог пункту 17 частини 2 статті 22 Закону тендерна документація (пункт 2.3 частини 2 розділу І) не містить інформації про електронну адресу посадових осіб замовника, уповноважених здійснювати зв’язок з учасниками; на порушення пункту 13 частини 2 статті 22 Закону в тендерній документації не вказано кінцевий строк подання тендерних пропозицій. Проект договору (Додаток №3 до тендерної документації) оприлюднено разом з тендерною документацією у файлі «ТД (ВТ) УЗД 2020.docx» та окремим файлом «Проект договору (апарат УЗД).docx». Розбіжність умов зазначених вище проектів договорів, розміщених у різних файлах, а саме: пункт 7.12 проекту договору у файлі «ТД (ВТ) УЗД 2020.docx» містить умову «Істотні умови цього договору не можуть змінюватися після його підписання до виконання зобов’язань сторонами в повному обсязі, крім випадків передбачених діючим законодавством, в тому числі ч.4 ст. 36 Закону України «Про публічні закупівлі» (із змінами)», а у пункті 7.12 проекту договору, що міститься у файлі «Проект договору (апарат УЗД).docx», зазначено: «Істотні умови договору про закупівлю не можуть змінюватися після його підписання до виконання зобов’язань сторонами в повному обсязі.». При цьому, при визначенні у п.7.12 проекту договору (Додаток №3 до тендерної документації, файл «ТД (ВТ) УЗД 2020.docx») випадків зміни істотних умов договору здійснено посилання на невідповідну статтю Закону (частину 4 статті 36 Закону).. – все це механічна помилка, яка в подальшому не повториться.
4. На порушення вимог частини 3 статті 17 та пункту 2 частини 2 статті 22 Закону в Таблиці 2 Додатку 2 до тендерної документації Замовником встановлено вимогу щодо надання учасниками інформації про відповідність підставам, встановленим статтею 17 Закону, тоді як така інформація є публічною, що оприлюднена у формі відкритих даних згідно із Законом України «Про доступ до публічної інформації», та міститься у відкритих єдиних державних реєстрах, доступ до яких є вільним - в Розділі ІІІ. Інструкція з підготовки тендерної пропозиції частина 1. Зміст і спосіб подання тендерної пропозиції - Замовником вказано, що: « Документи, що не передбачені законодавством для учасників – юридичних, фізичних осіб, у тому числі фізичних осіб - підприємців, не подаються ними у складі тендерної пропозиції. Відсутність документів, що не передбачені законодавством для учасників – юридичних, фізичних осіб, у тому числі фізичних осіб-підприємців, у складі тендерної пропозиції не може бути підставою для її відхилення замовником»
5. Проведеним моніторингом також встановлено, щодо недотримання вимог пункту 1 та пункту 4 розділу «Інформація про необхідні технічні, якісні та кількісні характеристики, опис предмета закупівлі» Додатку 1 до тендерної документації у складі тендерної пропозиції учасником ФОП Лук’яненком М.М. не надано лист довільної форми із зазначенням інформації про те, що запропонований ним товар є новим і таким, що не був у використанні і за допомогою цього товару не проводились демонстраційні заходи, та гарантійний лист про забезпечення навчання персоналу Замовника по користуванню (керуванню) обладнанням за місцем його експлуатації - Учасник надав гарантійний лист, що погоджується з умовами визначеними в Додатку 1 до тендерної документації в якому вказано, що: «Товар, запропонований Учасником, повинен бути новим і таким, що не був у використанні та гарантійний термін (строк) експлуатації повинен становити не менше 12 місяців.», а також: «Сервісне обслуговування товару, запропонованого Учасником повинно здійснюватися кваліфікованими працівниками, які мають відповідні знання та навички.»
6. Проведеним моніторингом встановлено, що переможцем процедури закупівлі ФОП Лук’яненком М.М. завантажено файл «Довідка про відсутність заборгованості.pdf», який містить довідку від 04.06.2020 № 65190 про відсутність заборгованості з платежів без печаток та підписів - Оскільки на даний час податкова не видає таких довідок, у зв’язку з карантином, Учасники самі формують такі довідки, а отже тому немає підписів. Замовник самостійно перевірив достовірність такої довідки за спеціальним номером на офіційному сайті.
Отже, Замовник оприлюднив річний план закупівлі згідно вимог частини 2 статті 4 Закону. В частині 3 статті 21 Закону порушено тільки пункт 6 (механічна помилка, яка в подальшому не повториться). Учасник-переможець завантажив всі документи згідно вимог частини 3 статті 17 у файлі додаткові довідки. У частині 2 статті 22 Закону Замовником було порушено п. 11 та п. 14., яке в майбутніх закупівлях не повториться.
Замовником було укладено договір №107/Т від 18.06.2020 на суму 499000,00 грн., розірвання якого є неможливим, бо це порушить права Учасника.
Всі зауваження Замовник візьме до уваги і в подальшому зобов’язується не допускати таких порушень.