Висновок
За результатами аналізу питання відповідності вимог тендерної документації вимогам Закону встановлено порушення вимог частини 8 статті 12, статей 5, 29 Закону.
За результатами аналізу питання дотримання замовником законодавства у сфері публічних закупівель щодо визначення предмета закупівлі та відображення закупівлі у річному плані, оприлюднення інформації щодо зазначеної закупівлі, правильності заповнення форм документів, затверджених Уповноваженим органом, розгляду тендерної пропозиції переможця торгів - порушень не установлено.
Зобов'язання
З огляду на встановлені порушення законодавства у сфері публічних закупівель, керуючись статтями 2 та 5 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», Управління Східного офісу Держаудитслужби в Запорізькій області зобов’язує здійснити заходи щодо усунення виявлених порушень в установленому законодавством порядку, а саме вжити заходів щодо внесення змін до тендерної документації або заходів передбачених частиною першою статті 32 Закону, та протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про усунення порушень (порушення) законодавства у сфері публічних закупівель, викладених у висновку, або аргументовані заперечення до висновку, або інформацію про причини неможливості усунення виявлених порушень.
Констатуюча частина
Предметом аналізу були питання: визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, оприлюднення інформації щодо зазначеної закупівлі, правильності заповнення форм документів, затверджених Уповноваженим органом, відповідності вимог тендерної документації вимогам Закону України «Про публічні закупівлі», зі змінами (редакція чинна з 19.04.2020), далі – Закон, розгляду тендерної пропозиції переможця торгів.
Під час моніторингу проаналізовано: річний план закупівель на 2020 рік; оголошення про проведення процедури закупівлі; тендерну документацію, зі змінами (далі - ТД), затверджену рішенням тендерного комітету Управління соціального захисту населення Мелітопольської міської ради Запорізької області (далі – Замовник), що оформлено протоколом від 30.04.2020 № 42, тендерну пропозицію переможця торгів ФОП "ПЕТРОВ ОЛЕКСАНДР СЕРГІЙОВИЧ", протокол засідання тендерного комітету від 13.05.2020 № 47.
Моніторингом установлено, що пунктом 2 «Інша інформація» розділу V ТД Замовника визначено, що під час проведення даної процедури закупівлі сторони передають інформацію у письмовій формі. Якщо інформація передавалась в іншій формі, ніж письмова, зміст такої інформації повинен бути письмово підтверджений ними, що суперечить вимогам частини 8 статті 12 Закону, якою передбачено, що подання інформації під час проведення процедури закупівлі/спрощеної закупівлі здійснюється в електронному вигляді через електронну систему закупівель. Замовникам забороняється вимагати від учасників подання у паперовому вигляді інформації, поданої ними під час проведення процедури закупівлі/спрощеної закупівлі.
Крім того, ТД Замовника містить методику оцінки тендерних пропозицій, встановлену не у відповідності до вимог Закону, а саме:
- Переможцем торгів з числа учасників, тендерної пропозиції яких не було відхилено згідно з Законом, визначається учасник, ціна тендерної пропозиції якого є найменшою. У випадку однакових цін пропозицій різних учасників переможець визначається шляхом голосування членів тендерного комітету простою більшістю голосів за участю в голосуванні не менш двох третин членів комітету. Якщо результати голосування розділилися порівну, вирішальний голос має голова тендерного комітету.
Так, згідно з частиною першою статті 29 Закону, оцінка тендерних пропозицій/пропозицій проводиться автоматично електронною системою закупівель на основі критеріїв і методики оцінки, зазначених замовником у тендерній документації/оголошенні про проведення спрощеної закупівлі, шляхом застосування електронного аукціону.
Частиною 9 статті 29 Закону визначено, що після оцінки тендерних пропозицій/пропозицій замовник розглядає на відповідність вимогам тендерної документації/оголошення про проведення спрощеної закупівлі тендерну пропозицію/пропозицію, яка визначена найбільш економічно вигідною.
Відповідно до частини 11 статті 29 Закону, у разі відхилення тендерної пропозиції/пропозиції, що за результатами оцінки визначена найбільш економічно вигідною, замовник розглядає наступну тендерну пропозицію/пропозицію у списку пропозицій, розташованих за результатами їх оцінки, починаючи з найкращої, у порядку та строки, визначені цією статтею.
Абзацом першим частини 15 статті 29 Закону встановлено, що за результатами розгляду та оцінки тендерної пропозиції/пропозиції замовник визначає переможця процедури закупівлі та приймає рішення про намір укласти договір про закупівлю згідно з цим Законом.
Таким чином, визначена Замовником методика оцінки тендерних пропозицій є такою, що порушує, визначений статтею 29 Закону, порядок розгляду та оцінки тендерних пропозицій/пропозицій та унеможливлює дотримання принципів здійснення публічних закупівель, визначених статтею 5 Закону.
Усунення порушень
Звіт замовника від 21.05.2020
Управління соціального захисту населення Мелітопольської міської ради Запорізької області (далі – Управління) на висновок Управління Східного офісу Держаудитслужби в Запорізькій області від 19.05.2020 щодо моніторингу процедури закупівлі повідомляє наступне:
Щодо вжиття заходів по усуненню виявлених порушень повідомляємо, що:
- внесення змін до тендерної документації відповідно до ст. 24 Закону України «Про публічні закупівлі» можливо лише у період прийняття тендерних пропозицій. На даний час тендерні пропозиції розглянуті, автоматично визначено переможця системою електронних закупівель та триває період оскарження. Таким чином, вжити заходів щодо внесення змін немає можливості;
- відміна процедури торгів також неможлива у зв’язку з соціальною значимістю предмета закупівлі для мало захищених верств населення похилого віку;
- аргументовані заперечення на висновок наводяться нижче:
Щодо виявленого порушення частини 8 статті 12 Закону України «Про публічні закупівлі» в частині заборони вимагати від учасників подання у паперовому вигляді інформації під час проведення процедури:
Головні вимоги до учасників торгів були чітко викладені у розділі III «Інструкція з підготовки тендерної пропозиції», де було зазначено, що «Тендерна пропозиція подається в електронному вигляді шляхом заповнення електронних форм та завантаження файлів».
Тільки у п. 2 розділу V «Оцінка тендерної пропозиції» Управлінням зазначено, що «Під час проведення даної процедури закупівлі сторони передають інформацію у письмовій формі. Якщо інформація передавалася в іншій формі, ніж письмова, зміст такої інформації повинен бути письмово підтверджений ними».
Управлінням даний запис було здійснено не зовсім коректно. Але у будь-якому разі від учасників аукціону не вимагалися документи у паперовій формі. Документи необхідно було надати в електронному вигляді відповідно до Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», а ті, що не містили IP-код – необхідно було відсканувати паперову форму документа та завантажити файл.
Наголошуємо, що управлінням соціального захисту населення не застосовувалась вимога надавати документи в паперовій формі, а був застосований термін «письмова форма».
Питання застосування термінології є спірним, враховуючи, що навіть для правочину законодавчо визначена норма «письмової форми» відповідно до абз.2 ч.1 ст.207 Цивільного Кодексу України, а саме: «Правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо воля сторін виражена за допомогою телетайпного, електронного або іншого технічного засобу зв'язку.»
Щодо виявленого порушення статей 5 та 29 Закону України «Про публічні закупівлі» в частині методики оцінки тендерних пропозицій, встановленої не у відповідності до вимог Закону:
Управлінням було оприлюднено в електронній системі закупівель оголошення про проведення відкритих торгів відповідно до форми, затвердженої наказом Міністерства економічного розвитку і торгівлі України від 22.03.2016 № 490, та заповненні обов’язкові поля.
Так, у п. 12 оголошення зазначено: «Математична формула, яка буде застосовуватися при проведенні електронного аукціону для визначення показників інших критеріїв оцінки» з приміткою: «заповнюється електронною системою закупівель автоматично».
У тендерній документації також було зазначено посилання на ч. 1 ст. 29 Закону України «Про публічні закупівлі» щодо оцінки тендерної пропозиції автоматично при проведенні електронного аукціону.
І тільки у розділі V «Оцінка тендерної пропозиції» Управлінням було технічно не вилучено запис у тендерній документації про голосування членів тендерного комітету в частині вирішення питання однакових цін, що було передбачено в законодавстві до вступу в дію змін з 19 квітня 2020 року.
Слід зазначити, що Тендерна документація для процедури закупівлі «відкриті торги» є примірною, зразок якої затверджено наказом Міністерства економічного розвитку і торгівлі України від 13.04.2016 № 680.
Даний факт не мав впливу на результат визначення переможця відкритих торгів та не призвів до порушення прав учасників аукціону, оскільки ціни в період аукціону були різні. До того ж, вищевказана у п.12 оголошення математична формула з приміткою: «заповнюється електронною системою закупівель автоматично», унеможливила застосування іншої процедури у випадку як різних, так і однакових цін учасників.
Вважаємо, що управлінням не було порушено методику оцінки тендерних пропозицій і жодним чином не були порушені принципи здійснення публічних закупівель, визначені ст.5 Закону України «Про публічні закупівлі».