Висновок
За наслідками моніторингу питання відповідності тендерних пропозицій умовам тендерної документації встановлено порушення пунктів першого та четвертого частини першої статті 30.
За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства у сфері публічних закупівель щодо визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані (додатку), правильності заповнення форм документів, затверджених Уповноваженим органом, оприлюднення інформації щодо закупівлі, відповідності вимог тендерної документації вимогам Закону, своєчасності укладання договору про закупівлю та його оприлюднення – порушень не встановлено.
Зобов'язання
З огляду на встановлені порушення законодавства у сфері закупівель, керуючись статтями 2 та 5 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», Північно-східний офіс Держаудитслужби зобов’язує здійснити заходи щодо усунення виявлених порушень відповідно до законодавства та протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про усунення порушення (порушень) законодавства у сфері публічних закупівель, викладених у висновку, або аргументовані заперечення до висновку, або інформацію про причини неможливості усунення виявлених порушень.
Констатуюча частина
Предметом аналізу були питання: визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані (додатку), правильності заповнення форм документів, затверджених Уповноваженим органом, оприлюднення інформації щодо закупівлі, відповідності вимог тендерної документації вимогам Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), розгляд тендерних пропозицій, відповідність тендерних пропозицій умовам тендерної документації, своєчасність укладання договору про закупівлю та його оприлюднення.
Під час моніторингу проаналізовано: річний план закупівель на 2020 рік; оголошення про проведення відкритих торгів; тендерну документацію, затверджену рішенням тендерного комітету Військового інституту танкових військ Національного технічного університету «Харківський політехнічний інститут» від 21.01.2020 № 2/1/20, реєстр отриманих тендерних пропозицій, тендерну пропозицію Фізичної особи-підприємця Гребенюк Вікторії Іванівни (далі – ФОП Гребенюк В.І.), повідомлення про намір укласти договір від 12.02.2020 року, договір від 27.02.2020 № 23.
В ході моніторингу питання відповідності тендерних пропозицій умовам тендерної документації встановлено, що учасником ФОП Гребенюк В.І. надано незавірені чорно-білі копії свідоцтва про реєстрацію транспортного засобу та аналогічного договору, в той час як умовами п. 1.3. розділу 3 Тендерної документації передбачено надання документів у складі пропозиції у вигляді сканованої кольорової копії оригіналу документа/нотаріально завіреної копії документа/копії документа, завіреної підписом уповноваженої особи учасника та відбитком печатки учасника (у разі її використання учасником) у форматі pdf / .jpeg.
До того ж довідка про досвід виконання аналогічних договорів в порушення умов п.п. 3) п. 5.3. Розділу 3 Тендерної документації не містить код ЄДРПОУ Замовника та ПІБ контактної особи.
Крім того, умовами п. 1. Розділу 3 «Інструкції з підготовки тендерної пропозиції» тендерної документації передбачено, що тендерна пропозиція подається в електронному вигляді через електронну систему закупівель з накладенням на тендерну пропозицію кваліфікованого електронного підпису уповноваженої особи учасника, або електронного цифрового підпису уповноваженої особи учасника, виданого відповідно до вимог Закону України «Про електронний цифровий підпис» до набрання чинності та згідно із Законом України «Про електронні довірчі послуги».
Однак, на тендерну пропозицію учасника-переможця не накладено електронний цифровий підпис, що не відповідає вимогам Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» та умовам п. 1. Розділу 3 «Інструкції з підготовки тендерної пропозиції».
Відповідно до пунктів першого та четвертого частини першої статті 30 Закону замовник відхиляє тендерну пропозицію учасника у разі, якщо вона не відповідає кваліфікаційним критеріям, установленим статтею 16 Закону та відхиляє тендерну пропозицію в разі, якщо тендерна пропозиція не відповідає умовам тендерної документації.
Однак, на порушення пунктів один, чотири частини першої статті 30 Закону, Замовник не відхилив пропозицію учасника ФОП Гребенюк В.І., визначив його переможцем процедури закупівлі та уклав з ним договір від 27.02.2020 № 23.
Усунення порушень
Звіт замовника від 25.03.2020
Як передбачено п. 29 ч. 1 ст. 1 Закону України “Про публічні закупівлі” від 25.12.2015 р. № 922-VIII (далі —Закон), тендерна документація – це документація щодо умов проведення публічних закупівель, що розробляється та затверджується замовником і оприлюднюється для вільного доступу на веб-порталі Уповноваженого органу та авторизованих електронних майданчиках.
При цьому відповідно до п. 30 ч. 1 ст. 1 Закону тендерна пропозиція – це пропозиція щодо предмета закупівлі або його частини (лота), яку учасник подає замовнику відповідно до вимог тендерної документації.
Разом з тим відповідно до ч. 3 ст. 12 Закону під час використання електронної системи закупівель з метою подання тендерних пропозицій
і здійснення їх оцінки документи та дані створюються та подаються
з урахуванням вимог Закону України “Про електронні документи та електронний документообіг” від 22.05.2003 р. № 851-IV.
При цьому, як передбачено ч. 1 ст. 14 Закону, подання інформації під час проведення процедури закупівлі здійснюється в електронному вигляді через електронну систему закупівель.
Водночас, тендерну пропозицію подають в електронному вигляді через електронну систему закупівель. Документ з тендерною пропозицією подають
в електронному вигляді шляхом заповнення електронних форм з окремими полями, де зазначають інформацію про ціну, інші критерії оцінки (у разі їх встановлення замовником), інформацію від учасника про його відповідність кваліфікаційним (кваліфікаційному) критеріям, вимогам, визначеним
у ст. 17 цього Закону і в тендерній документації, та завантаження необхідних документів, що вимагає замовник у тендерній документації. Документи, що підтверджують відповідність учасника кваліфікаційним (кваліфікаційному) критеріям, та документи, що містять технічній опис предмета закупівлі, подають окремими файлами.
Відповідно до частини 3 Закону, тендерна документація може містити опис та приклади формальних (несуттєвих) помилок, допущення яких учасниками не призведе до відхилення їх пропозицій. Згідно п. 1.7 розділу 3 тендерної документації до формальних (несуттєвих) помилок, що пов’язані
з оформленням тендерної пропозиції та не впливають на зміст пропозиції, належать:
орфографічні помилки та механічні описки, допущені в словах та словосполученнях, що зазначені в документах, які підготовлені безпосередньо учасником торгів та надані у складі його тендерної пропозиції згідно з умовами тендерної документації;
зазначення невірної назви документу, який підготовлений учасником, якщо зміст такого документу повністю відповідає вимогам цієї тендерної документації.
відсутність підпису уповноваженої особи учасника та/або печатки у разі її використання учасником на окремій сторінці (сторінках) тендерної пропозиції;
подання документів, що підтверджують відповідність учасника кваліфікаційним критеріям та документів, що містять технічний опис предмета закупівлі, через електронну систему закупівель не в окремому файлі;
недотримання форми документу, що встановлена тендерною документацією (незначна зміна форм довідок), у разі якщо зміст такого документа повністю відповідає вимогам тендерної документації.
формальними (несуттєвими) згідно ст. 22 Закону вважаються помилки, що пов’язані з оформленням тендерної пропозиції та не впливають на зміст пропозиції, а саме – технічні помилки та описки.
Учасником ФОП Гребенюк В.І. було надано у складі тендерної пропозиції незавірені чорно-білі копії свідоцтва про реєстрацію транспортного засобу та досвіду виконання аналогічного договору.
Слід зазначити, що згідно умов тендерної документації, а саме п. 1.7 розділу 3 вказано, що допущення учасниками у тендерній пропозиції вищевказаних формальних (несуттєвих) помилок не призведе до відхилення їх тендерної пропозиції.
Водночас тендерним комітетом було здійснено перевірку достовірності свідоцтва про реєстрацію транспортного засобу за номером, на сайті Головного сервісного центру МВС України за посиланням http://hsc.gov.ua/index/poslugi/poslugi-pov-yazani-z-avto/perevirka-svidotstva-pro-reyestratsiyu-tz/, що знаходиться у загальному доступі.
Довідка про досвід виконання аналогічного договору учасника не містить код ЕДРПОУ замовника та ПІБ контактної особи, але дані, що не в казані
в даному документі містяться в копії наданого аналогічного договору
за ДК 021:2015:98310000-9 “Послуги з прання та сухого чищення”, та у листі-відгуку вказано контактні дані особи – замовника.
З огляду на вищесказане, тендерний комітет вважає, що учасником було допущено технічну помилку у наданні інформації, яка не є підставою для дискваліфікації учасника.
Дійсно, ФОП Гребенюк В.І було допущено помилку, у вигляді ненакладення електроннго цифрового підпису на тендерну пропозицію, що
є порушенням умов п. 1. Розділу 3 “Інструкції з підготовки тендерної пропозиції” тендерної документації передбачено, що тендерна пропозиція подається в електронному вигляді через електронну систему закупівель
з накладенням на тендерну пропозицію кваліфікованого електронного підпису уповноваженої особи учасника, або електронного цифрового підпису уповноваженої особи учасника, виданого відповідно до вимог Закону України “Про електронний цифровий підпис” та згідно із Законом України “Про електронні довірчі послуги”.
Згідно з Законом України № 851 від 07.11.2018 р. “Про електронні документи та електронний документообіг”, електронний цифровий підпис може використовуватися для ідентифікації автора, тобто не обов'язково. Основне призначення електронного цифрового підпису – це ідентифікація клієнта. Електронна система закупівель містить різні способи ідентифікації учасника,
а також технічні стандарти забезпечують збереження та належний захист усієї інформації, що надходить від учасників, саме тому для забезпечення ідентифікації учасника використання електронного цифрового підпису не
є обов'язковим в усіх випадках. Опосередковано це підтверджує і наказ
МЕРТ У № 490 від 22.03.2016 р., в якому прямо визначені форми документів, на які накладається електронний цифровий підпис.
Слід зазначити, що не накладення учасником електронного цифрового підпису на тендерну пропозицію є саме технічна помилка, що не впливає
на зміст тендерної пропозиції, хоча і дана умова була вказана в тендерній документації, відхилення тендерної пропозиції суперечить п. 3, статті 22 Закону.
Внесення змін або відкликання учасником своєї тендерної пропозиції згідно статті 25 Закону можливе лише до закінчення строку подання тендерних пропозицій, такі зміни або заява про відкликання тендерної пропозиції враховуються у разі, якщо вони отримані електронною системою закупівель до закінчення строку подання тендерних пропозиції.
У зв’язку з вищевказаним, слід зазначити, що тендерним комітетом при розкритті тендерної пропозиції учасника була допущена технічна помилка, яка в подальшому при відпрацюванні пропозицій учасників не відбудеться та першочергово буде перевірена.
Також, під час вивчення пропозиції наступного учасника закупівлі, було виявлено, що документи неналежного рівня зображення а саме не забезпечують можливість прочитати зміст жодного документа повністю, без додаткового залучення будь – яких засобів, тобто в будь – якому випадку(у разі відхилення першої найбільш економічно вигідної тендерної пропозиції) вважалась дискваліфікованою.
Вважаю за необхідне зазначити, що було проведено попередній моніторинг закупівлі та погоджено Північно-Східним територіальним управлінням внутрішнього аудиту вих. від 14 лютого 2020 року, № 234/1/428.
У зв’язку з діяльністю Замовника, та необхідністю обслуговування особового складу щодо прання та чищення білизни, прийняття тендерної пропозиції та укладення договору про закупівлю було необхідним, у зв’язку із закінченням строку дії попереднього договору за ДК 021:2015:98310000-9 “Послуги з прання та сухого чищення”.
Вищевказане унеможливлює відхилення тендерної пропозиції Замовником.