Висновок
За результатами аналізу правильності заповнення форм документів, затверджених Уповноваженим органом, встановлено порушення вимог пункту 2 Наказу Мінекономрозвитку № 490.
За результатами аналізу питання щодо відповідності вимог тендерної документації вимогам Закону встановлено порушення норм частини 3 статті 17 та пункту 2 частини 2 статті 22 Закону.
За результатами аналізу оприлюднення інформації щодо закупівлі встановлено порушення частини 1 статті 10 та частини 2 статті 23 Закону.
За результатами аналізу питання розгляду тендерної пропозиції учасника – переможця торгів встановлено порушення норм пункту 1 частини 1 статті 30 Закону при розгляді вказаної тендерної пропозиції та визначенні переможця.
За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства у сфері публічних закупівель щодо визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані – порушень не встановлено.
Зобов'язання
З огляду на встановлені порушення законодавства у сфері закупівель, керуючись статтею 2 та 5 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», Західний офіс Держаудитслужби зобов’язує здійснити заходи щодо усунення виявлених порушень у встановленому законодавством порядку та протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про усунення порушення (порушень) законодавства у сфері публічних закупівель, викладених у висновку, або інформацію про причини неможливості усунення виявлених порушень.
Констатуюча частина
Дата закінчення моніторингу закупівлі та інформація про результати моніторингу закупівлі у розрізі стадій проведення процедури закупівлі: Дата закінчення моніторингу: 11 листопада 2019 року.
Предметом аналізу закупівлі були питання: визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, оприлюднення інформації про закупівлю, правильності заповнення форм документів, затверджених Уповноваженим органом, відповідності вимог тендерної документації вимогам Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), розгляду тендерних пропозицій.
Під час моніторингу проаналізовано: річний план закупівель Львівського комунального підприємства «РАТУША-СЕРВІС» (далі – Замовник) на 2019 рік (UA-P-2019-10-09-003608-a); оголошення про проведення відкритих торгів; тендерну документацію Замовника; реєстр отриманих тендерних пропозицій; протокол розкриття тендерних пропозицій; тендерну пропозицію ТОВ «БК Герц»; протокол засідання тендерного комітету Замовника від 30.10.2019 щодо розгляду тендерної пропозиції ТОВ «БК Герц» та визначення переможця; повідомлення про намір укласти договір від 11.07.2019; оприлюднені (завантажені) учасником ТОВ «БК Герц», як переможцем, після оприлюднення повідомлення про намір укласти договір документи.
Відповідно до частини 1 статті 10 Закону замовник самостійно та безоплатно через авторизовані електронні майданчики оприлюднює на веб-порталі Уповноваженого органу в порядку, встановленому Уповноваженим органом та цим Законом, інформацію про закупівлю, зокрема, оголошення про проведення процедури закупівлі.
Відповідно до пункту 3 Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, затвердженого наказом Мінекономрозвитку від 18.03.2016 № 477, розміщення інформації в електронній системі закупівель здійснюється замовником шляхом її внесення та заповнення в електронному вигляді через автоматизоване робоче місце замовника. При цьому пунктом 2 Наказу Мінекономрозитку від 22.03.2016 № 490 «Про затвердження форм документів у сфері публічних закупівель» (далі – Наказ Мінекономрозвитку №490) встановлено, що формами документів, зазначених у пункті 1 цього наказу, затверджуються обов'язкові поля, що заповнюються замовником шляхом унесення в них наявної інформації в електронній системі закупівель.
Однак, за результатами проведеного моніторингу встановлено, що на порушення вимог пункту 2 Наказу Мінекономрозвитку № 490, при оприлюдненні в електронній системі закупівель (внесенні і заповненні в електронному вигляді) оголошення про закупівлю Замовником не заповнено обов'язкове поле 10-2 «Джерело фінансування закупівлі»; відповідно у формі повідомлення про намір укласти договір (заповнюється електронною системою закупівель автоматично) не заповнено поле 11 «Джерело фінансування закупівлі».
Проведеним моніторингом оприлюднення інформації про закупівлю встановлено порушення Замовником строку оприлюднення тендерної документації, встановленого абзацом 2 частини 1 статті 10 Закону (не пізніше ніж за 15 днів до дня розкриття тендерних пропозицій), внаслідок оприлюднення Додатку 4 «Проект договору про закупівлю» тендерної документації 18.10.2019 при визначеній в оприлюдненому оголошенні про проведення закупівлі даті розкриття тендерних пропозицій – 28.10.2019 року.
Проведеним аналізом відповідності тендерної документації вимогам Закону встановлено, що на порушення пункту 2 частини 2 статті 22 Закону у Додатку № 2 до тендерної документації Замовником не зазначено про необхідність подання учасниками інформації в довільній формі на підтвердження відсутності підстав, передбачених у пунктах 3, 8, 9 частини 1 статті 17 Закону, та не зазначено про спосіб подання учасниками такої інформації.
Крім того Замовником у пункті 1 Додатку № 2 до тендерної документації встановлено вимогу щодо надання переможцем торгів інформації на підтвердження відсутності підстави, зазначеної у пункті 2 частини 1 статті 17 Закону (в довільній формі), яка міститься у відкритих єдиних державних реєстрах, доступ до яких є вільним, чим порушено норми частини 3 статті 17 Закону та пункту 2 частини 2 статті 22 Закону.
На порушення вимог частини 2 статті 23 Закону Замовником, при внесенні змін до тендерної документації (17.10.2019), положення тендерної документації, до яких внесено зміни, не відображено у вигляді закреслених даних.
Слід зазначити, що у пункті 1 «Зміст і спосіб подання тендерної пропозиції» розділу 3 «Інструкція з підготовки тендерної пропозиції» тендерної документації зазначено, що допущення формальних несуттєвих помилок не призводить до відхилення тендерної пропозиції учасника, однак тендерна документація не містить опису та прикладів таких формальних (несуттєвих) помилок.
Крім того встановлено невідповідне зазначення у Додатку 5 до тендерної документації (яким визначено форму Тендерної пропозиції, яка подається учасником) предмету закупівлі, а саме у вказаному Додатку зазначено: «Код ДК 021:2015:45450000-6 – Інші завершальні будівельні роботи (виконання робіт з ремонту кабінету 212 м. Львів, пл. Ринок 1)», в той час як предметом закупівлі є виконання робіт з поточного ремонту кабінетів 404, 405, м. Львів, пл. Ринок 1.
Також, при фактичному оголошенні закупівлі послуги (поточний ремонт приміщень) у Додатку 5 до тендерної документації Замовником включено абзац: «Цим листом підтверджуємо, що запропонований товар є новим, та зобов’язуємось застосовувати заходи із захисту довкілля під час постачання товару», а у пункті 1 розділу 5 «Оцінка тендерних пропозицій» зазначено, що учасник визначає ціни на товари, які він пропонує поставити за Договором, з урахуванням податків і зборів (в тому числі податку на додану вартість (ПДВ), у разі якщо учасник є платником ПДВ).
Згідно з вимогами пункту 1 та пункту 5 розділу 3 «Інструкція з підготовки тендерної пропозиції» та Додатку 1 до тендерної документації на підтвердження наявності працівників відповідної кваліфікації учасники повинні надати лист (довідку) згідно таблиці, у якому зазначено інформацію про наявність працівників відповідної кваліфікації, які мають необхідні знання та досвід для постачання товару (виконання робіт, надання послуг) за предметом закупівлі, зокрема, посаду працівників із зазначенням класності/розряду/категорії.
Водночас, проведеним аналізом розгляду тендерної пропозиції учасника ТОВ «БК Герц» встановлено, що в недотримання вищевказаних вимог тендерної документації у наданій у складі тендерної пропозиції довідці про наявність працівників відповідної кваліфікації від 25.10.2019 № 25/2 не зазначено класності/розряду/категорії за вказаними у довідці відповідними посадами працівників.
Отже, на порушення пункту 1 частини 1 статті 30 Закону, Замовник не відхилив тендерну пропозицію учасника ТОВ «БК Герц», який не відповідав кваліфікаційному критерію, установленому статтею 16 Закону та тендерною документацією Замовника, визнав його переможцем та прийняв рішення про укладення з таким учасником договору закупівлі (протокол засідання тендерного комітету від 30.10.2019, кінцева цінова пропозиція учасника, яку системою визначено найбільш економічно вигідною – 700 000,00 грн).
Згідно із статтею 25 Закону учасник має право подавати тендерну пропозицію, вносити до неї зміни або відкликати свою тендерну пропозицію лише до закінчення строку подання тендерних пропозицій. Кінцевий строк подання тендерних пропозицій відповідно до частини другої статті 21 та частини другої статті 22 Закону зазначається в оголошенні про проведення процедури відкритих торгів та тендерній документації.
Абзацом 4 частини 5 статті 28 Закону визначено, що Замовник та учасники не можуть ініціювати будь-які переговори з питань внесення змін до змісту або ціни поданої тендерної пропозиції.
Законом не передбачено надання учасником документів після закінчення строку подання тендерних пропозицій, окрім тих, які підтверджують відсутність підстав, визначених статтею 17 Закону, у разі визнання його переможцем торгів.
В недотримання вищенаведеного учасником ТОВ «БК Герц» після завершення аукціону (28.10.2019) завантажено 01.11.2019 Тендерну пропозицію (№ 01/1 від 01.11.2019) з ціновою пропозицією 700 000,00 гривень.
Подання після аукціону вищевказаного документу у тендерній документації Замовника не вимагалося.
Відповідно до частини 1 статті 31 Закону замовник відміняє торги у разі неможливості усунення порушень, що виникли через виявлені порушення законодавства з питань публічних закупівель.
Моніторинг закупівлі на відповідність тендерної документації вимогам частини 4 статті 22 Закону не проводився.
Усунення порушень
Звіт замовника від 19.11.2019
На висновок Західний офіс Держаудитслужби (Львівська обл.) за результатами моніторингу публічної закупівлі (відкриті торги) на закупівлю Виконання робіт з поточного ремонту кабінетів 404,405, м. Львів, пл. Ринок 1 (Класифікація за ДК 021:2015: 45450000-6 - Інші завершальні будівельні роботи) інформуємо наступне:
1) При оприлюдненні в електронній системі закупівель (внесенні і заповненні в електронному вигляді) оголошення про закупівлю Замовником не заповнено обов'язкове поле 10-2 «Джерело фінансування закупівлі»; відповідно у формі повідомлення про намір укласти договір (заповнюється електронною системою закупівель автоматично) не заповнено поле 11 «Джерело фінансування закупівлі»
На момент оголошення торгів на закупівлю Виконання робіт з поточного ремонту кабінетів 404,405, м. Львів, пл. Ринок 1 (Класифікація за ДК 021:2015: 45450000-6 - Інші завершальні будівельні роботи) електронним майданчиком ще не було передбачено технічної можливості щодо зазначення в оголошенні про проведення процедури відкритих торгів інформації про джерело фінансування закупівлі (окрема, спеціальна графа в обов’язкових до заповнення формах була відсутня.
З врахуванням викладеного вище тендерним комітет замовника без завдання шкоди фінансовим інтересам держави та територіальної громади, ненавмисно при оголошені відкритих торгів на закупівлю Виконання робіт з поточного ремонту кабінетів 404,405, м. Львів, пл. Ринок 1 Класифікація за ДК 021:2015: 45450000-6 - Інші завершальні будівельні роботи) було зроблено технічну помилку та не відображено інформації про джерело фінансування закупівлі так, як того вимагає підзаконний нормативно-правовий акт – наказ Міністерства економічного розвитку і торгівлі України від 22.03.2016 № 490 «Про затвердження форм документів у сфері публічних закупівель». Встановлене Державною аудиторською службою України за результатом моніторингу порушення законодавства в частині складання форм документів у сфері публічних закупівель є наслідком технічної помилки замовника, є малозначним, не створює юридичних наслідків, не порушує вимог Закону, принципів публічних закупівель, не порушує прав та інтересів інших учасників торгів та в підсумку не має негативного впливу для бюджетів.
Загалом, в дотримання законодавчих принципів відкритості та прозорості, інформація про джерело фінансування закупівлі була висвітлена замовником в протоколі Тендерного комітету від 15.11.2019 року, на якому розглядалось питання про усунення виявлених порушень, а також буде зазначена та висвітлена при укладенні договору з учасником-переможцем.
Зокрема,
поле 11 «Джерело фінансування» Джерелом фінансування закупівлі – є Кошти підприємства (отриманні, як внески до статутного капіталу)
2) Проведеним аналізом відповідності тендерної документації вимогам Закону встановлено, що на порушення пункту 2 частини 2 статті 22 Закону у Додатку № 2 до тендерної документації Замовником не зазначено про необхідність подання учасниками інформації в довільній формі на підтвердження відсутності підстав, передбачених у пунктах 3, 8, 9 частини 1 статті 17 Закону, та не зазначено про спосіб подання учасниками такої інформації.
Крім того Замовником у пункті 1 Додатку № 2 до тендерної документації встановлено вимогу щодо надання переможцем торгів інформації на підтвердження відсутності підстави, зазначеної у пункті 2 частини 1 статті 17 Закону (в довільній формі), яка міститься у відкритих єдиних державних реєстрах, доступ до яких є вільним, чим порушено норми частини 3 статті 17 Закону та пункту 2 частини 2 статті 22 Закону.
В таблиці додатку № 2 до тендерної документації (Перелік документів для підтвердження відповідності учасника вимогам, визначеним у статті 17 Закону) було передбачено, що для підтвердження відсутності підстав, визначених частиною першої ст. 17 Закону (щодо відсутності в учасника заборгованість зі сплати податків і зборів (обов’язкових платежів) учасник надає (цитата): «Інформація про відсутність підстав, визначених у частинах першій і другій статті 17 (крім пунктів 1 і 7 частини першої), надається в довільній формі, із виокремленням кожної підстави визначеної у частинах першій і другій статті 17 (крім пунктів 1 і 7 частини першої) (однією довідкою в довільній формі) за підписом уповноваженої особи учасника та завірену печаткою (у разі наявності).» Одночасно, в тендерній документації зазначається , що «замовник перевіряє інформацію, що міститься у відкритому реєстрі…».
ч.3 статті 17 містить норму, що спосіб документального підтвердження згідно із законодавством відсутності підстав, передбачених п.2,3,5,6 і 8 ч.1 та ч.2 цієї статті, визначається замовником для надання таких документів лише переможцем процедури закупівлі. На виконання вимог цього закону Тендерний комітет при створені тендерної документації в додатку №2 встановив можливість подання такої інформації в довільній формі, крім випадків інформації, що міститься в відкритих єдиних державних реєстрах.
3) На порушення вимог ч.2. ст23 ЗУ Замовником, при внесенні змін до тендерної документації, положення ТД, до яких внесено зміни не відображено у вигляді закреслених даних.
Встановлене Державною аудиторською службою України за результатом моніторингу порушення законодавства в частині складання тендерної документації та/або внесення змін до неї є наслідком технічної помилки замовника, зокрема взамін закреслених даних, замовник виклав нову редакцію зі змінами, оскільки було лиш виправлено технічну описку в терміні виконання робіт. Дане порушення на думку тендерного комітету є малозначним, не створює юридичних наслідків, не порушує принципів публічних закупівель та концептуальних вимог Закону, не порушує прав та інтересів інших учасників торгів та в підсумку не має негативного впливу для бюджетів.
4) У висновку ДАСУ зазначено, що пункті 1 «Зміст і спосіб подання тендерної пропозиції» розділу 3 «Інструкція з підготовки тендерної пропозиції» тендерної документації зазначено, що допущення формальних несуттєвих помилок не призводить до відхилення тендерної пропозиції учасника, однак тендерна документація не містить опису та прикладів таких формальних (несуттєвих) помилок.
Частина 2 статті 22 Закону України «Про публічні закупівлі» визначає, що тендерна документація може містити опис та приклади формальних (несуттєвих) помилок, допущення яких учасниками не призведе до відхилення їх пропозиції.
Дана норма не є імперативною, а одже не встановлює обов’язку Замовника при складанні даної тендерної документації, прописувати приклади та опис формальних (не суттєвих) помилок.
5) Крім того встановлено невідповідне зазначення у Додатку 5 до тендерної документації (яким визначено форму Тендерної пропозиції, яка подається учасником) предмету закупівлі, а саме у вказаному Додатку зазначено: «Код ДК 021:2015:45450000-6 – Інші завершальні будівельні роботи (виконання робіт з ремонту кабінету 212 м. Львів, пл. Ринок 1)», в той час як предметом закупівлі є виконання робіт з поточного ремонту кабінетів 404, 405, м. Львів, пл. Ринок 1
Встановлене Державною аудиторською службою України за результатом моніторингу порушення законодавства в частині складання тендерної документації та/або внесення змін до неї є наслідком технічної помилки замовника, яка не впливає на зміст предмета закупівлі.
Дане порушення на думку тендерного комітету є малозначним, не створює юридичних наслідків, не порушує принципів публічних закупівель, не порушує прав та інтересів інших учасників торгів та в підсумку не має негативного впливу для бюджетів. З метою недопущення таких помилок в майбутньому Тендерний комітет проведе навчання та впровадить більш детальний аналіз документації.
6) Проведеним аналізом розгляду тендерної пропозиції учасника ТОВ «БК Герц» встановлено, що в недотримання вищевказаних вимог тендерної документації у наданій у складі тендерної пропозиції довідці про наявність працівників відповідної кваліфікації від 25.10.2019 № 25/2 не зазначено класності/розряду/категорії за вказаними у довідці відповідними посадами працівників.
Дійсно учасник ТОВ «БК Герц» в складі тендерної пропозиції при заповненні відомостей згідно Додатку № 2 не зазначив класності/розряду/категорії працівників. Однак керуючись положенням ТД «учасник на власним бажанням може надавати матеріали про його відповідність кваліфікаційним критеріям» ТОВ «БК Герц» подає штатний розпис, в якому прописано ці відомості. В результаті аналізу та обговорення тендерний комітет прийняв колегіальне рішення, що це є формальна (несуттєва) помилка, тому не може стати підставою для відхилення його як учасника. Дослідивши всі документи подані учасником ТОВ «БК Герц», зробили висновок, що дана пропозиція відповідає всім вимогам тендерної документації.
7) ТОВ «БК Герц» після завершення аукціону (28.10.2019) завантажено 01.11.2019 Тендерну пропозицію (№ 01/1 від 01.11.2019) з ціновою пропозицією 700 000,00 гривень.
Подання після аукціону вищевказаного документу у тендерній документації Замовника не вимагалося. Замовник не ініціював будь-які переговори з питань внесення змін до змісту або ціни поданої тендерної пропозиції, оскільки Законом України «Про публічні закупівлі» не передбачено надання учасником документів після закінчення строку подання тендерних пропозицій, окрім тих, які підтверджують відсутність підстав, визначених статтею 17 Закону, у разі визнання його переможцем торгів. Мотивація Учасника для Замовника є невідомою.
Здійснені заходи щодо усунення виявлених порушень: На виконання зобов’язань Державної аудиторської служби України, для усунення виявлених порушень законодавства в частині складання форм документів у сфері публічних закупівель та з метою недопущення подібних випадків у подальшому, тендерним комітетом замовника:
1) повторно вивчено та узагальнено вимоги наказу Міністерства економічного розвитку і торгівлі України від 22.03.2016 № 490 «Про затвердження форм документів у сфері публічних закупівель» (із змінами станом на 02.08.2019);
2) проаналізовано та взято до уваги узагальнені відповіді рекомендаційного характеру Уповноваженого органу щодо застосування законодавства у сфері закупівель;
3) одноголосно вирішено в майбутньому чітко дотримуватись установлених форм оголошення про проведення відкритих торгів та повідомлення про намір укласти договір, із зазначати повну інформацію про джерело фінансування закупівлі так, як того вимагає наказ Міністерства економічного розвитку і торгівлі України від 22.03.2016 № 490 «Про затвердження форм документів у сфері публічних закупівель».
4) складено Протокол засідання тендерного комітету із зазначенням поля 11 «Джерело фінансування», Джерелом фінансування закупівлі – Кошти підприємства (отриманні, як внески до статутного капіталу)