Висновок
Інші порушення
За результатами аналізу питання розгляду тендерної пропозиції учасника ТОВ «ЮВІДЖІ-ЕЛЕКТРО» установлено порушення вимог пункту 3 частини першої, частини другої статті 31, пункту 3-7 розділу Х «Прикінцеві та перехідні положення» Закону, підпунктів 2, 3 пункту 44 Особливостей.
За результатами аналізу питання оприлюднення договору про закупівлю встановлено порушення вимог пункту 10 частини першої статті 10 Закону.
За результатами моніторингу питань визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі в річному плані, оприлюднення інформації про закупівлю, відповідності вимог тендерної документації вимогам Закону з урахуванням Особливостей, своєчасності укладання договору про закупівлю, відповідності умов договору умовам тендерної пропозиції переможця, своєчасності надання інформації та документів у випадках, передбачених Законом – порушень не установлено.
Зобов'язання
З огляду на встановлені порушення законодавства у сфері публічних закупівель, керуючись статтями 5 та 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні» та статтею 8 Закону України «Про публічні закупівлі», управління Східного офісу Держаудитслужби в Кіровоградській області зобов`язує здійснити заходи щодо усунення встановлених порушень шляхом припинення зобов’язань за договором та протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про вжиття зазначених заходів.
Констатуюча частина
Дата закінчення моніторингу: 12 листопада 2026 року.
Предметом аналізу були питання: визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі в річному плані, оприлюднення інформації про закупівлю, відповідності вимог тендерної документації вимогам Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) з урахуванням Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178, розгляду тендерної пропозиції, своєчасності укладання договору про закупівлю та його оприлюднення, відповідності умов договору умовам тендерної пропозиції переможця, своєчасності надання інформації та документів у випадках, передбачених Законом.
Під час моніторингу проаналізовано: річний план закупівель Аджамської сільської ради (далі – Замовник) на 2026 рік, оголошення про проведення відкритих торгів з особливостями, тендерну документацію із змінами, затверджену протоколом уповноваженої особи від 23.09.2026 № 6, відповідь Замовника від 05.10.2026 на питання щодо закупівлі від 02.10.2026, тендерну пропозицію учасника товариства з обмеженою відповідальністю «ЮВІДЖІ-ЕЛЕКТРО» (далі – ТОВ «ЮВІДЖІ-ЕЛЕКТРО»), протокол уповноваженої особи від 13.10.2026 № 9, повідомлення про намір укласти договір про закупівлю від 13.10.2026, договір від 19.10.2026 № 1 на суму 1 078 194,00 грн з ПДВ, укладений між Замовником та ТОВ «ЮВІДЖІ-ЕЛЕКТРО» (далі – Договір), пояснення надані 02.11.2026 Замовником через електронну систему закупівель.
Пунктом 3-7 розділу Х «Прикінцеві та перехідні положення» Закону установлено, що на період дії правового режиму воєнного стану в Україні, введеного Указом Президента України «Про введення воєнного стану в Україні» від 24 лютого 2022 року № 64/2022, затвердженим Законом України «Про затвердження Указу Президента України «Про введення воєнного стану в Україні» від 24 лютого 2022 року № 2102-IX, та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування особливості здійснення закупівель товарів, робіт та послуг для замовників, передбачених цим Законом, визначаються Кабінетом Міністрів України із забезпеченням захищеності таких замовників від воєнних загроз та з дотриманням вимог, встановлених пунктом 3-8 цього розділу.
Особливості здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, Кабінет Міністрів України затвердив постановою від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості).
Відповідно до пункту 3 Особливостей Замовники, що зобов’язані здійснювати публічні закупівлі товарів, робіт і послуг відповідно до Закону, проводять закупівлі з урахуванням цих особливостей та з дотриманням принципів здійснення публічних закупівель, визначених Законом.
За результатами аналізу питання розгляду тендерної пропозиції учасника ТОВ «ЮВІДЖІ-ЕЛЕКТРО» установлено наступне.
Так, Додатком 2 «Перелік документів та/або інформації, які подаються переможцем процедури закупівлі» до тендерної документації (далі – Додаток 2 до тендерної документації) Замовником передбачено, що переможець процедури закупівлі у строк, що не перевищує чотири дні з дати оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю, повинен надати замовнику шляхом оприлюднення в електронній системі закупівель документи, що підтверджують відсутність підстав, зазначених у підпунктах 6 і 12 пункту 47 Особливостей, а саме: «Повний витяг з інформаційно-аналітичної системи «Облік відомостей про притягнення особи до кримінальної відповідальності та наявності судимості» сформований у паперовій або електронній формі, що містить інформацію про відсутність судимості або обмежень, передбачених кримінальним процесуальним законодавством України щодо керівника учасника процедури закупівлі. Документ повинен бути не більше тридцятиденної давнини від дати подання документа».
Відповідно до протоколу уповноваженої особи від 13.10.2026 № 9 учасника ТОВ «ЮВІДЖІ-ЕЛЕКТРО» визнано переможцем закупівлі.
Проте, переможець закупівлі ТОВ «ЮВІДЖІ-ЕЛЕКТРО» не надав документ, що підтверджує відсутність підстав, зазначених у підпунктах 6 та 12 пункту 47 Особливостей, а саме: повний витяг з інформаційно-аналітичної системи «Облік відомостей про притягнення особи до кримінальної відповідальності та наявності судимості», чим не дотримано вимоги Додатку 2 до тендерної документації.
На запит управління Східного офісу Держаудитслужби в Кіровоградській області Замовник 02.11.2026 надав відповідь, де зазначив: «…Унаслідок недостатнього контролю за дотриманням усіх етапів процедури закупівлі факт ненадання переможцем відповідних документів у встановлений строк залишився поза увагою Замовника. При цьому Замовником було допущено помилку під час здійснення перевірки повноти документального підтвердження відповідності переможця встановленим вимогам, що призвело до укладення договору про закупівлю без належного контролю за виконанням переможцем вимог Додатка 2 до тендерної документації».
Відповідно до підпункту 3 пункту 44 Особливостей замовник відхиляє тендерну пропозицію із зазначенням аргументації в електронній системі закупівель у разі, коли переможець процедури закупівлі не надав у спосіб, зазначений в тендерній документації, документи, що підтверджують відсутність підстав, визначених у підпунктах 3, 5, 6 і 12 пункту 47 цих особливостей.
Таким чином, на порушення вимог пункту 3 частини першої статті 31 Закону, підпункту 3 пункту 44 Особливостей, з урахуванням норм пункту 3-7 розділу Х «Прикінцеві та перехідні положення» Закону, Замовник не відхилив переможця закупівлі ТОВ «ЮВІДЖІ-ЕЛЕКТРО» як такого, що не надав у спосіб, зазначений в тендерній документації, документи, що підтверджують відсутність підстав, визначених у підпунктах 3, 5 і 12 пункту 47 Особливостей.
Крім того, встановлено, що відповідно до пункту 3 Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 11.06.2020 № 1082, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 01 липня 2020 року за № 610/34893 (далі – Порядок № 1082), розміщення інформації в електронній системі закупівель здійснюється, зокрема, учасником шляхом заповнення електронних полів, визначених адміністратором і реалізованих в електронній системі закупівель, та завантаження відповідних документів через автоматизоване робоче місце, зокрема, учасника.
Після внесення інформації в електронні поля, на неї накладається кваліфікований електронний підпис посадової особи. Інформація, що заповнюється в електронних полях, може відображатися на веб-порталі у вигляді документа, доступного для друку.
Згідно із пунктом 2 розділу «Інформація щодо документів, які надаються учасником» Додатка 1 «Перелік документів та/або інформації, які подаються учасником процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції» до тендерної документації (далі – Додаток 1 до тендерної документації) встановлено, що тендерна пропозиція учасника повинна бути підписана кваліфікованим електронним підписом (КЕП). Замовник перевіряє КЕП учасника на сайті центрального засвідчувального органу за посиланням https://czo.gov.ua/verify.
Відповідно до Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» кваліфікований електронний підпис – удосконалений електронний підпис, який створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа.
Удосконалений електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, - удосконалений електронний підпис, що створюється з використанням кваліфікованого сертифіката електронного підпису, виданого кваліфікованим надавачем електронних довірчих послуг та не містить відомостей про те, що особистий ключ зберігається в засобі кваліфікованого електронного підпису.
Учасник ТОВ «ЮВІДЖІ-ЕЛЕКТРО» подав свою тендерну пропозицію з накладенням електронного цифрового підпису.
При цьому, під час перевірки зазначеного електронного цифрового підпису на сайті Центрального засвідчувального органу (https://czo.gov.ua/verify) установлено, що тип носія особистого ключа «незахищений», тип підпису «удосконалений», що свідчить про накладення на тендерну пропозицію учасника ТОВ «ЮВІДЖІ-ЕЛЕКТРО» електронного підпису, який не може вважатися кваліфікованим, що не відповідає вимогам Додатка 1 до тендерної документації.
Постановою Верховного Суду від 02.03.2023 у справі №640/26603/21 зазначено, що електронне підписання документів, що подаються через електронну систему закупівель, здійснюється відповідно до вимог Закону № 851-IV та Закону № 2155-VIII, які, у свою чергу, дають визначення понять «електронний підпис» та «кваліфікований електронний підпис» (далі - КЕП).
Також приписами вказаних законів визначено, що застосування не КЕП, а іншого виду електронного підпису в електронній систему документообігу здійснюється лише на договірних засадах.
Також, постановою Шостого апеляційного адміністративного суду від 10.01.2023 у справі №640/12677/21 зазначено, що колегія суддів звертає увагу на те, що законодавством, зокрема спеціальним Законом України «Про електронні довірчі послуги», розмежовано використання кваліфікованих електронних підписів та удосконалених електронних підписів за рівнем довіри до схем електронної ідентифікації.
Частиною другою статті 31 Закону визначено, що Замовник відхиляє тендерну пропозицію із зазначенням аргументації в електронній системі закупівель у разі, якщо не відповідає умовам технічної специфікації та іншим вимогам щодо предмета закупівлі тендерної документації.
Відповідно до підпункту 2 пункту 44 Особливостей Замовник відхиляє тендерну пропозицію із зазначенням аргументації в електронній системі закупівель у разі, коли тендерна пропозиція не відповідає умовам технічної специфікації та іншим вимогам щодо предмета закупівлі тендерної документації, крім невідповідності в інформації та/або документах, що може бути усунена учасником процедури закупівлі відповідно до пункту 43 цих особливостей.
На запит управління Східного офісу Держаудитслужби в Кіровоградській області Замовник в електронній системі закупівель 02.11.2026 повідомив: «…За результатами перевірки електронного підпису Учасника на офіційному порталі Центрального засвідчувального органу було встановлено, що хоча Учасником накладено удосконалений електронний підпис (УЕП) замість кваліфікованого електронного підпису (КЕП), зазначений підпис є повністю чинним, дозволив Замовнику однозначно й безпомилково ідентифікувати особу підписанта, а також підтвердити цілісність і незмінність даних у тендерній пропозиції, тому правовий статус та юридична сила документів не порушені… Замовник визнає, що через технічний та людський фактори повідомлення про усунення невідповідностей протягом 24 годин не було опубліковано в електронній системі».
Вищезазначене пояснення не спростовує факт порушення вимог частини другої статті 31 Закону, підпункту 2 пункту 44 Особливостей, з урахуванням норм пункту 3-7 розділу X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону в частині не відхилення тендерної пропозиції ТОВ «ЮВІДЖІ-ЕЛЕКТРО» як такої, що не відповідає вимогам, установленим у тендерній документації відповідно до абзацу першого частини третьої статті 22 Закону.
За результатами аналізу питання оприлюднення договору про закупівлю встановлено наступне.
Пунктом 10 частини першої статті 10 Закону визначено, що договір про закупівлю та всі додатки до нього (у тому числі документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси) оприлюднюються в електронній системі закупівель у машинозчитувальному форматі (у разі оприлюднення договору про закупівлю, зазначеного в абзаці другому частини першої статті 41 Закону).
Згідно із пунктом 2 Положення про набори даних, які підлягають оприлюдненню у формі відкритих даних затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 21.10.2015 № 835 (далі – Положення № 835) машинозчитувальний формат – формат даних, структурований таким чином, що дає змогу ідентифікувати, перетворювати та отримувати конкретні дані, включаючи окремі факти та їх внутрішню структуру, без участі людини.
Відповідно до пункту 9 Положення № 835 для оприлюднення наборів даних використовуються такі формати, зокрема, для текстових даних - TXT, RTF, MD, ODT*, DOC(X), (X)HTML*, для структурованих даних - RDF*, XML*, JSON*, CSV*, XLS(X), ODS*, YAML*.
Також, пунктом 15 Порядку № 1082 передбачено, що договір про закупівлю, додатки до договору про закупівлю, зміни до договору про закупівлю розміщуються замовником в електронній системі закупівель у форматі PDF.
Отже, у разі розміщення замовником у електронній системі закупівель договору про закупівлю, визначеного абзацом другим частини першої статті 41 Закону, додатків до такого договору (у тому числі документів, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси) у форматі PDF, замовником розміщуються також ці документи у машинозчитувальному форматі у строки, встановлені пунктами 10 частини першої статті 10 Закону.
Однак, Замовник в електронній системі закупівель оприлюднив Договір та додатки до нього у форматі PDF, окрім додатку «Інформація про ціни на матеріальні ресурси» до Договору, який Замовником не оприлюднений разом із Договором.
На запит управління Східного офісу Держаудитслужби в Кіровоградській області Замовником 02.11.2026 надано відповідь, де зазначив: «…Водночас окремий документ з інформацією про ціни на матеріальні ресурси разом із договором оприлюднений не був. Причиною зазначеного стало неналежне врахування Уповноваженою особою необхідності забезпечення повноти документів, що підлягають оприлюдненню разом із договором про закупівлю, зокрема окремого невід’ємного додатка з інформацією про ціни на матеріальні ресурси… Договір про закупівлю та додатки до нього були оприлюднені в електронній системі закупівель у форматі PDF. Водночас під час оприлюднення зазначених документів, не було забезпечено їх додаткового розміщення в машинозчитуваному форматі. Зазначена ситуація виникла внаслідок помилкового трактування Уповноваженою особою достатності оприлюднення документів у форматі PDF для забезпечення виконання вимог щодо оприлюднення інформації про закупівлю».
Таким чином, на порушення пункту 10 частини першої статті 10 Закону, Замовник не оприлюднив в електронній системі закупівель додаток «Інформація про ціни на матеріальні ресурси до Договору» до Договору, крім того, Договір, додатки до нього (у тому числі документів, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси) у машинозчитувальному форматі.
В ході моніторингу Замовник 02.11.2026 через електронну системі закупівель оприлюднив Договір, додатки до нього (у тому числі документів, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси) у машинозчитувальному форматі, а також, додаток «Інформація про ціни на матеріальні ресурси» до Договору оприлюднений у форматі у форматі PDF.
Запити й пояснення
28.10.2026 · ДАСУ: Про надання пояснення
У межах проведення моніторингу закупівлі «Поточний ремонт електричних мереж нежитлової будівлі (літ. А) за адресою: Кіровоградська область, Кропивницький район, с. Аджамка, вулиця Центральна, 55 (ДК 021:2015: 45310000-3 Електромонтажні роботи)» (інформацію опубліковано в інформаційно-телекомунікаційній системі закупівель Prozorro за номером UA-2026-09-23-006676-a) та відповідно до пунктів 6 та 11 статті 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», частини п’ятої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі», пункту 23 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування», затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178, підпунктів 2 та 9 пункту 6 Положення про управління Східного офісу Держаудитслужби в Кіровоградській області, затвердженого наказом Східного офісу Держаудитслужби від 29.08.2016 № 3, постала потреба в отриманні пояснення (інформації та документів).
1. Яким чином та на підставі яких документів здійснено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення та визначено його очікувану вартість (надати підтверджуючі документи).
2. Надати посилання на сторінку власного вебсайту на якому розміщено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі (в разі оприлюднення).
Пояснення, інформацію та документи необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту.
Повідомляємо, що за перешкоджання діяльності органу державного фінансового контролю передбачено відповідальність відповідно до статті 351-1 Кримінального кодексу України.
28.10.2026 · ДАСУ: Про надання пояснення
У межах проведення моніторингу закупівлі «Поточний ремонт електричних мереж нежитлової будівлі (літ. А) за адресою: Кіровоградська область, Кропивницький район, с. Аджамка, вулиця Центральна, 55 (ДК 021:2015: 45310000-3 Електромонтажні роботи)» (інформацію опубліковано в інформаційно-телекомунікаційній системі закупівель Prozorro за номером UA-2026-09-23-006676-a) та відповідно до пунктів 6 та 11 статті 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», частини п’ятої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі», пункту 23 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування», затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178, підпунктів 2 та 9 пункту 6 Положення про управління Східного офісу Держаудитслужби в Кіровоградській області, затвердженого наказом Східного офісу Держаудитслужби від 29.08.2016 № 3, постала потреба в отриманні пояснення (інформації та документів).
1. Відповідно до вимог Додатка 2 до тендерної документації переможець процедури закупівлі у строк, що не перевищує чотири дні з дати оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю, повинен надати документи, що підтверджують відсутність підстав, зазначених у підпунктах 3,5,6 і 12 пункту 47 Особливостей.
Яким чином Замовник підтвердив відповідність вказаним вимогам та в якому файлі (документі) тендерної пропозиції переможця закупівлі наявні вказані документи переможця ?
2. Вимогами Додатка 1 до тендерної документації встановлено, що тендерна пропозиція учасника повинна бути підписана КЕП. Однак, тендерна пропозиція учасника підписана УЕП.
Чому Замовник не виявив вказану невідповідність та не надав учаснику можливість її усунути відповідно до пункту 43 Особливостей ?
3. Чому договір про закупівлю, укладений за результатами проведеної процедури закупівлі, та всі додатки до нього не оприлюднені в електронній системі закупівель у машинозчитувальному форматі, відповідно до вимог пункту 10 частини 1 статті 10 Закону ?
4. Чому разом із договором про закупівлю Замовник не оприлюднив в електронній системі закупівель невід’ємний додаток до договору інформацію про ціни на матеріальні ресурси ?
Пояснення, інформацію та документи необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту.
Повідомляємо, що за перешкоджання діяльності органу державного фінансового контролю передбачено відповідальність відповідно до статті 351-1 Кримінального кодексу України.
02.11.2026 · Замовник: Про надання інформації та документів на запит
1. Яким чином та на підставі яких документів здійснено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення та визначено його очікувану вартість (надати підтверджуючі документи).
Для обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, з урахуванням фактичної потреби Аджамської сільської ради. Очікувану вартість предмета закупівлі визначено з урахуванням фактичної потреби в проведенні поточного ремонту електричних мереж, необхідних обсягів ремонтних робіт та їх розрахункової вартості.
Під час формування очікуваної вартості враховано вартісні показники, визначені у кошторисній документації на виконання поточного ремонту, зокрема в розрахунку вартості робіт та вартості необхідних матеріалів і ресурсів, відповідно до наявних документів щодо предмета закупівлі.
Розмір бюджетного призначення за предметом закупівлі «Поточний ремонт електричних мереж нежитлової будівлі (літ. А) за адресою: Кіровоградська область, Кропивницький район, с. Аджамка, вулиця Центральна, 55 (ДК 021:2015: 45310000-3 Електромонтажні роботи)» визначено в межах коштів, передбачених на відповідний напрям видатків згідно із затвердженими бюджетними документами замовника.
На підтвердження визначення розміру бюджетного призначення та очікуваної вартості предмета закупівлі надаються копії відповідних документів, що були підставою для планування закупівлі, а саме:
1. Рішення про місцевий бюджет на 2026 рік.
2. Затверджений бюджетний кошторис.
3. Дефектний акт.
4. Кошторисний розрахунок вартості поточного ремонту, локальний кошторис та інші розрахунки вартості робіт і матеріальних ресурсів.
2. Надати посилання на сторінку власного вебсайту на якому розміщено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі (в разі оприлюднення).
Надаємо посилання на офіційний вебсайт Аджамської сільської ради, на якому розміщено "Обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі".
https://gromada.org.ua/gromada/adzhamska/news/1793271731/
02.11.2026 · Замовник: Про надання інформації та документів на запит
1.Відповідно до вимог Додатка 2 до тендерної документації переможець процедури закупівлі у строк, що не перевищує чотири дні з дати оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю, повинен надати документи, що підтверджують відсутність підстав, зазначених у підпунктах 3,5,6 і 12 пункту 47 Особливостей. Яким чином Замовник підтвердив відповідність вказаним вимогам та в якому файлі (документі) тендерної пропозиції переможця закупівлі наявні вказані документи переможця ?
Відповідно до вимог Додатка 2 до тендерної документації, Замовником було встановлено обов’язок переможця процедури закупівлі у строк, що не перевищує чотири дні з дати оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю, надати документи, що підтверджують відсутність підстав, визначених підпунктами 3, 5, 6 і 12 пункту 47 Особливостей.
Зазначена вимога була передбачена Замовником у тендерній документації з метою дотримання встановленого законодавством порядку проведення процедури закупівлі та підтвердження відсутності визначених законодавством підстав для відмови в участі у процедурі закупівлі.
Разом з тим, під час проведення процедури закупівлі Замовником не було належним чином проконтрольовано факт виконання переможцем зазначеної вимоги. Зокрема, під час опрацювання інформації, розміщеної в електронній системі закупівель, Уповноваженою особою не було приділено належної уваги окремій перевірці наявності документів, які переможець повинен був оприлюднити після визначення його переможцем процедури закупівлі.
Унаслідок недостатнього контролю за дотриманням усіх етапів процедури закупівлі факт ненадання переможцем відповідних документів у встановлений строк залишився поза увагою Замовника. При цьому Замовником було допущено помилку під час здійснення перевірки повноти документального підтвердження відповідності переможця встановленим вимогам, що призвело до укладення договору про закупівлю без належного контролю за виконанням переможцем вимог Додатка 2 до тендерної документації.
За результатами повторного аналізу інформації, розміщеної в електронній системі закупівель, встановлено, що документи, передбачені підпунктами 3, 5, 6 і 12 пункту 47 Особливостей, переможцем у встановлений строк не були оприлюднені.
У зв’язку з цим Замовник повідомляє, що конкретний файл або документ у складі тендерної пропозиції переможця, яким підтверджено виконання зазначеної вимоги, відсутній. Таким чином, Замовник визнає, що належного документального підтвердження виконання переможцем вимог Додатка 2 до тендерної документації у встановлений строк не було забезпечено.
Причиною виникнення зазначеної ситуації стало неналежне здійснення внутрішнього контролю за дотриманням вимог тендерної документації та Особливостей на етапі перевірки документів переможця і підготовки до укладення договору про закупівлю. Зазначене стало наслідком людського фактора та недостатньої уваги до окремого етапу перевірки документів переможця, а не свідомого наміру Замовника порушити вимоги законодавства у сфері публічних закупівель.
Разом з тим Уповноважена особа усвідомлює, що відповідно до вимог підпункту 3 пункту 44 Особливостей у разі ненадання переможцем процедури закупівлі у визначений спосіб документів, передбачених пунктом 47 Особливостей, тендерна пропозиція такого переможця підлягає відхиленню. Неналежне здійснення Уповноваженою особою контролю за виконанням зазначеної вимоги не звільняє її від обов’язку дотримання встановленого законодавством порядку проведення процедури закупівлі.
Додатково повідомляємо, що за результатами проведеної процедури закупівлі між Замовником та переможцем було укладено договір про закупівлю. На момент надання цих пояснень виконання договірних зобов’язань перебуває на початковому етапі, роботи фактично розпочаті, однак обсяг виконаних робіт є незначним. Оплата за договором Замовником не здійснювалася, бюджетні кошти виконавцю не перераховувалися.
Замовник звертає увагу на зазначені обставини з метою повного та об’єктивного інформування органу державного фінансового контролю про фактичний стан виконання договору, обсяг виконаних робіт та відсутність проведених розрахунків із виконавцем.
За результатами виявленого недоліку Замовником буде посилено контроль за дотриманням вимог законодавства у сфері публічних закупівель, зокрема запроваджено додаткову перевірку повноти та своєчасності оприлюднення переможцями документів, передбачених пунктом 47 Особливостей, із фіксацією результатів такої перевірки до прийняття рішення про укладення договору про закупівлю.
Також буде забезпечено додаткове опрацювання вимог тендерної документації та Особливостей Уповноваженою особою на кожному етапі проведення закупівлі з метою недопущення аналогічних випадків у подальшій роботі.
Замовник зацікавлений у забезпеченні прозорості та законності здійснення публічних закупівель, ефективному та раціональному використанні бюджетних коштів, а також у належному виконанні зобов’язань за укладеними договорами.
Просимо врахувати наведені пояснення, фактичні обставини проведення процедури закупівлі, відсутність оплати за договором, незначний обсяг фактично виконаних робіт та вжиття Замовником заходів організаційного характеру для недопущення аналогічних порушень у подальшому.
2. Вимогами Додатка 1 до тендерної документації встановлено, що тендерна пропозиція учасника повинна бути підписана КЕП. Однак, тендерна пропозиція учасника підписана УЕП. Чому Замовник не виявив вказану невідповідність та не надав учаснику можливість її усунути відповідно до пункту 43 Особливостей ?
Додатком 1 до тендерної документації Замовником було встановлено вимогу щодо підписання тендерної пропозиції учасника кваліфікованим електронним підписом (КЕП).
Під час розгляду тендерної пропозиції учасника Замовником було перевірено наявність електронного підпису та можливість ідентифікації особи, яка його наклала
За результатами перевірки електронного підпису Учасника на офіційному порталі Центрального засвідчувального органу було встановлено, що хоча Учасником накладено удосконалений електронний підпис (УЕП) замість кваліфікованого електронного підпису (КЕП), зазначений підпис є повністю чинним, дозволив Замовнику однозначно й безпомилково ідентифікувати особу підписанта, а також підтвердити цілісність і незмінність даних у тендерній пропозиції, тому правовий статус та юридична сила документів не порушені. До цих пояснень в електронній системі закупівель Замовником додатково додається скріншот протоколу перевірки підпису, який підтверджує успішну ідентифікацію уповноваженої особи Учасника та чинність сертифіката на момент накладення.
Станом на дату отримання запиту від ДАСУ, між сторонами вже укладено договір про закупівлю і Підрядник офіційно приступив до надання послуг на об'єкті.
Враховуючи вищевикладене, тендерна пропозиція Учасника відображає його реальне волевиявлення, особа підписанта повністю ідентифікована, а договір укладено й він перебуває в процесі активного виконання, у зв'язку з чим Замовник просить Держаудитслужбу врахувати дані пояснення.
Відповідно до пункту 43 Особливостей здійснення публічних закупівель, затверджених постановою КМУ від 12.10.2022 № 1178, та згідно зі сталою практикою Постійно діючої адміністративної колегії Антимонопольного комітету України з розгляду скарг, невідповідність типу електронного підпису є невідповідністю в тендерній пропозиції, яка підлягає обов'язковому виправленню шляхом надання учаснику 24 годин, оскільки вона не стосується технічних характеристик предмета закупівлі чи ціни. Замовник визнає, що через технічний та людський фактори повідомлення про усунення невідповідностей протягом 24 годин не було опубліковано в електронній системі.
3. Чому договір про закупівлю, укладений за результатами проведеної процедури закупівлі, та всі додатки до нього не оприлюднені в електронній системі закупівель у машинозчитувальному форматі, відповідно до вимог пункту 10 частини 1 статті 10 Закону ?
За результатами проведеної процедури між Аджамською сільською радою та переможцем процедури закупівлі було укладено договір про закупівлю.
Договір про закупівлю та додатки до нього були оприлюднені в електронній системі закупівель у форматі PDF. Водночас під час оприлюднення зазначених документів, не було забезпечено їх додаткового розміщення в машинозчитуваному форматі.
Зазначена ситуація виникла внаслідок помилкового трактування Уповноваженою особою достатності оприлюднення документів у форматі PDF для забезпечення виконання вимог щодо оприлюднення інформації про закупівлю. При цьому, наміру приховати інформацію про закупівлю або обмежити доступ до її умов Замовник не мав.
Уповноважена особа усвідомлює необхідність дотримання вимог законодавства у сфері публічних закупівель, зокрема щодо належного оприлюднення договорів про закупівлю та додатків до них у передбачених законодавством форматах. З метою усунення зазначеного недоліку Уповноваженою особою додатково оприлюднено в електронній системі закупівель договір про закупівлю та додатки до нього в машинозчитуваному форматі. Таким чином, Замовником було вжито заходів щодо забезпечення належного оприлюднення документів відповідно до вимог законодавства у сфері публічних закупівель.
З метою недопущення аналогічних випадків у подальшому Уповноваженою особою буде посилено контроль за повнотою та належністю оприлюднення документів в електронній системі закупівель, а також забезпечено перевірку відповідності формату документів установленим законодавчим вимогам.
Просимо врахувати наведені пояснення під час здійснення моніторингу закупівлі.
4. Чому разом із договором про закупівлю Замовник не оприлюднив в електронній системі закупівель невід’ємний додаток до договору інформацію про ціни на матеріальні ресурси ?
Під час оприлюднення договору про закупівлю за предметом «Поточний ремонт електричних мереж нежитлової будівлі (літ. А) за адресою: Кіровоградська область, Кропивницький район, с. Аджамка, вулиця Центральна, 55 (ДК 021:2015: 45310000-3 Електромонтажні роботи) Уповноваженою особою було завантажено договір та наявні додатки до нього в електронну систему закупівель у форматі PDF. Водночас окремий документ з інформацією про ціни на матеріальні ресурси разом із договором оприлюднений не був.
Причиною зазначеного стало неналежне врахування Уповноваженою особою необхідності забезпечення повноти документів, що підлягають оприлюдненню разом із договором про закупівлю, зокрема окремого невід’ємного додатка з інформацією про ціни на матеріальні ресурси.
Замовник визнає необхідність дотримання вимог законодавства у сфері публічних закупівель щодо належного та своєчасного оприлюднення документів. З метою усунення виявленого недоліку Уповноваженою особою додатково оприлюднено в електронній системі закупівель відповідний документ з інформацією про ціни на матеріальні ресурси.
Надалі замовником буде посилено контроль за комплектністю документів, що оприлюднюються в електронній системі закупівель, та забезпечено належну перевірку наявності всіх документів, які є невід’ємними додатками до договорів про закупівлю, до моменту їх оприлюднення.