Висновок
За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства у сфері публічних закупівель щодо визначення предмета закупівлі; відображення закупівлі у річному плані; розміщення та оприлюднення інформації про закупівлю; відповідності тендерної документації вимогам Закону та Особливостей №1178; правильності заповнення документів, що оприлюднюються відповідно до Закону та Особливостей №1178; розгляду тендерних пропозицій; надання переможцем тендеру документів при укладанні договору про закупівлю; своєчасності укладення договору про закупівлю та його оприлюднення; відповідності умов укладеного договору вимогам тендерної документації та тендерній пропозиції переможця тендеру – порушень не встановлено.
Зобов'язання
–
Констатуюча частина
Дата закінчення моніторингу: 29 травня 2025 року.
Предметом аналізу закупівлі були питання: визначення предмета закупівлі; відображення закупівлі у річному плані; розміщення та оприлюднення інформації про закупівлю закупівлю; відповідності тендерної документації вимогам Закону України від 25.12.2015 №922-VIII «Про публічні закупівлі» (у чинній для досліджуваної процедури закупівлі редакції, далі – Закон) та постанови Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 №1178 «Про затвердження особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування» (у чинній для досліджуваної процедури закупівлі редакції, далі – Особливості №1178); правильності заповнення документів, що оприлюднюються відповідно до Закону та Особливостей №1178; розгляду тендерної пропозиції; надання переможцем тендеру документів під час укладання договору про закупівлю; своєчасності укладення договору про закупівлю та його оприлюднення; відповідності умов укладеного договору вимогам тендерної документації та тендерній пропозиції переможця тендеру.
Під час моніторингу проаналізовано: річний план закупівель Державного архіву Львівської області (далі – Замовник) на 2025 рік (UA-2025-04-09-012594-a); оголошення про проведення відкритих торгів; звіт про результати проведення процедури закупівлі; тендерну документацію Замовника; реєстр отриманих тендерних пропозицій; протокол розкриття тендерних пропозицій; протокольні рішення уповноваженої особи Замовника від 23.04.2025, 24.04.2025 та 25.04.2025; тендерні пропозиції ТОВ «IТ - ДОКУМЕНТУМ» та ТОВ «Скандата», а також опубліковані Замовником повідомлення з вимогами про усунення невідповідностей у тендерних пропозиціях вказаних учасників (щодо правомірності відхилення Замовником зазначених тендерних пропозицій); тендерну пропозицію ПП «Архівні інформаційні системи», опубліковане Замовником повідомлення про усунення невідповідностей у тендерній пропозиції ПП «Архівні інформаційні системи» та опубліковані вказаним учасником документи на усунення таких невідповідностей; повідомлення про намір укласти договір про закупівлю; опубліковані ПП «Архівні інформаційні системи», як переможцем тендеру документи; договір від 02.05.2025 №26; опубліковані під час моніторингу Замовником пояснення та документи на запит органу державного фінансового контролю.
Запити й пояснення
16.05.2025 · ДАСУ: Про надання інформації
Відповідно до статті 19 Конституції України, абзацу 2 статті 2, статті 5 Закону України від 26.01.1993 № 2939-ХІІ «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні» та частини 5 статті 8 Закону України від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), в межах здійснення Західним офісом Держаудитслужби моніторингу закупівлі за ІD: UA-2025-04-09-012594-a, яка проведена Державним архівом Львівської області (далі – Замовник), виникла необхідність в отриманні пояснень.
Враховуючи вищенаведене, прошу надати пояснення з наступних питань:
1. Надати інформацію про те, яким чином та на підставі яких документів Замовником здійснено обґрунтування розміру бюджетного призначення, технічних та якісних характеристик предмета закупівлі та визначено його очікувану вартість.
2. Надати посилання на сторінку веб-сайту, на якому розміщено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі.
Пояснення необхідно надати через інформаційно–телекомунікаційну систему закупівель «ProZorro» протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту. При цьому до пояснень необхідно долучити їх документальне підтвердження.
Відповідно до вимог статті 351-1 Кримінального кодексу України невиконання службовою особою законних вимог органу державного фінансового контролю, створення штучних перешкод у його роботі, надання йому завідомо неправдивої інформації караються штрафом від ста до однієї тисячі неоподатковуваних мінімумів доходів громадян або пробаційним наглядом на строк до трьох років, або обмеженням волі на той самий строк.
21.05.2025 · Замовник: Щодо надання інформації
На запит Державному архіву Львівської області про надання інформації від 16.05.2025 в межах здійснення Західним офісом Держаудитслужби моніторингу закупівлі за ІD: UA-2025-04-09-012594-a, яка проведена Державним архівом Львівської області (надалі – ДАЛО) повідомляємо наступне.
Закупівля здійснюється не за рахунок коштів бюджетних асигнувань, а за кошти грантодавця – Німецького культурного центру «Ґете-Інститут» при Посольстві Федеративної республіки Німеччина в Україні в рамках грантової програми House of Europe (Didgital Labs), що фінансується Європейським Союзом.
Розмір бюджету проекту, кошторис, а також технічні та якісні характеристики предмету закупівлі визначено та затверджено грантодавцем на конкурсній основі.
У результаті між Німецьким культурним центром «Ґете-Інститут» при Посольстві Федеративної Республіки Німеччина в Україні та ДАЛО в рамках програми House of Europe підписано 27.01.2025 договір № 12-12-2024 про надання гранту для реалізації проекту «Оцифрування культурної спадщини – документи Державного архіву Львівської області» (надалі – Грантовий договір).
Згідно умов та бюджету Грантового договору, ДАЛО, для оцифрування (сканування) 150 000 аркушів архівних справ, отримало грантові кошти в сумі 15 000 Євро, за внутрішнім курсом на момент виплати гранту (євро до гривні) 43,2724 UAH, що у гривневому еквіваленті склало 649 086 грн. Бюджетом передбачено вартість 1 скану 0,10 євро, що у гривневому еквіваленті склало 4,32724 UAH.
Реалізація проекту відбувається під контролем грантодавця, в межах якого ДАЛО, як грантоотримувач, надає йому періодичні поточні звіти, а по закінченні проекту – підсумковий фінансовий та змістовний звіт.
За умовами грантового Договору, у разі неповного використання коштів, решта підлягає поверненню грантодавцю після завершення проекту.
Технічні та якісні характеристики предмету закупівлі визначено відповідно до положень Методичних рекомендацій «Цифровий фонд користування документами Національного архівного фонду: створення, зберігання, облік та доступ до нього», затверджених наказом Державної архівної служби України від 16.04.2019 №36 «Про затвердження та впровадження методичних рекомендацій «Цифровий фонд користування документами Національного архівного фонду: створення, зберігання, облік та доступ до нього» (https://zakon.rada.gov.ua/rada/show/v0036843-19#Text) та загальноприйнятих міжнародних стандартів щодо оцифрування архівних документів, зокрема Національного архіву США (https://www.archives.gov/files/preservation/technical/guidelines.pdf).
Окрім цього, інформуємо, що за умовами Грантового договору про конфіденційність, сторони зобов’язуються не розголошувати отриману під час виконання умов даного договору конфіденційну інформацію, розголошення якої може призвести до збитків і/або негативно вплинути на ділову репутацію однієї з Сторін. За розголошення (передачу, витік) конфіденційної інформації третім особам Сторони несуть передбачену договором і законодавством відповідальність. Згідно Грантового договору до конфіденційної інформації належить: відомості про застосовані сторонами методи управління, про підготовку, ухвалення, використання рішень керівництва з організаційних та інших питань; дані про внутрішніх і закордонних партнерів сторін безпосередньо залучених до виконання проекту, відсутні у відкритих джерелах; інформація про умови договорів, контрактів, угод, що укладаються сторонами, включно з Грантовим договором; відомості, передані на довірчій основі партнерами; інші відомості пов’язані з управлінням, фінансами і іншою діяльністю сторін, розголошення яких (передача, витік) може завдати збитки їх інтересам. Сторонам дозволено розголошувати, в тому числі публікувати в ЗМІ, загальну інформацію про проекту, його перебіг, за виключенням вищезазначеної конфіденційної інформації.
Інформація про закупівлю розміщена на сайті Львівської обласної військової адміністрації за адресою https://loda.gov.ua/transparent-governance/17083