Висновок
За результатами аналізу питання надання роз’яснень встановлено порушення абзацу 3 частини сьомої статті 14 Закону.
За результатами аналізу питання дотримання замовником вимог Закону, Постанови № 1178, Особливостей № 1275 під час розгляду пропозицій учасників встановлено порушення пункту 1 частини тринадцятої статті 14 Закону.
За результатами аналізу питань: визначення предмета закупівлі; оприлюднення інформації про закупівлю; відповідності відповідності вимог оголошення про проведення спрощеної закупівлю вимогам Закону Постанови № 1178 та Особливостям № 1275; усунення невідповідностей; своєчасності укладання договору та його оприлюднення; своєчасності надання відповіді на запити органу державного фінансового контролю - порушень не встановлено.
Зобов'язання
З огляду на встановлені порушення законодавства у сфері публічних закупівель, керуючись статтями 5 та 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», статтею 8 Закону України «Про публічні закупівлі», Управління Північно-східного офісу Держаудитслужби в Полтавській області зобов’язує здійснити заходи, направлені на недопущення встановлених порушень у подальшому, зокрема шляхом притягнення до відповідальності осіб, якими допущено порушення та протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про усунення порушення (порушень) законодавства у сфері публічних закупівель, викладених у висновку, або аргументовані заперечення до висновку, або інформацію про причини неможливості усунення виявлених порушень.
Констатуюча частина
Дата закінчення моніторингу: 22 травня 2025 року.
Предметом аналізу були питання: визначення предмета закупівлі; оприлюднення інформації про закупівлю; відповідності вимог оголошення про проведення спрощеної закупівлі вимогам Закону України «Про публічні закупівлі» від 25 грудня 2015 року № 922-VIII (далі – Закон), Особливостям здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12 жовтня 2022 року № 1178 (в редакції станом на дату проведення торгів) (далі – Постанова № 1178, Особливості) та Особливостям здійснення закупівель на період дії правового режиму воєнного стану, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 11 листопада 2022 року № 1275 (далі – Особливості № 1275); надання роз’яснень; дотримання замовником вимог Закону, Постанови № 1178, Особливостей № 1275 під час розгляду пропозицій учасників; усунення невідповідностей; своєчасності укладання договору та його оприлюднення; своєчасності надання відповіді на запити органу державного фінансового контролю.
Під час моніторингу проаналізовано: оголошення про проведення спрощеної закупівлі б/д б/н; звернення учасників спрощеної закупівлі, оприлюднені 10.04.2025 та 11.04.2025; відповіді замовника на звернення учасників спрощеної закупівлі, оприлюднені на веб-порталі Уповноваженого органу з питань закупівель 14.04.2025; реєстр отриманих пропозицій; протокол розкриття пропозицій; пропозицію учасника ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «ІНСТРУКОЛ»; протокол щодо прийняття рішення уповноваженою особою замовника від 22.04.2025 № 538; пропозицію учасника ТОВ Виробниче підприємство «РЕЗОН»; вимога про усунення невідповідностей до ТОВ Виробниче підприємство «РЕЗОН»; протокол щодо прийняття рішення уповноваженою особою замовника від 24.04.2025 № 548; пропозицію учасника ТОВ «СМАРТКО»; вимога про усунення невідповідностей до ТОВ «СМАРТКО»; протокол щодо прийняття рішення уповноваженою особою замовника від 29.04.2025 № 558; повідомлення про намір укласти договір від 29.04.2025; договір про закупівлю бензопил від 08.05.2025 № 223-25; відповіді замовника на запити органу державного фінансового контролю, оприлюднені 12.05.2025 та 21.05.2025 в електронній системі закупівель.
Моніторингом питання надання роз’яснень встановлено, що замовником на порушення абзацу 3 частини сьомої статті 14 Закону надано відповідь з порушенням строків.
Відповідно до абзаців 3, 4 частини сьомої статті 14 Закону усі звернення за роз’ясненнями, звернення з вимогою щодо усунення порушення автоматично оприлюднюються в електронній системі закупівель без ідентифікації особи, яка звернулася до замовника. Замовник протягом одного робочого дня з дня їх оприлюднення зобов’язаний надати роз’яснення на звернення учасників спрощеної закупівлі, які оприлюднюються в електронній системі закупівель.
Відомості веб-порталу Уповноваженого органу з питань закупівель свідчать, що 10.04.2025 та 11.04.2025 оприлюднені звернення за роз’ясненнями. При цьому, замовником надано відповіді на вищезазначені звернення 14.04.2025, з порушенням строків, що не виконує вимоги абзацу 3 частини сьомої статті 14 Закону.
Моніторингом питання дотримання замовником вимог Закону, Постанови № 1178, Особливостей № 1275 під час розгляду пропозицій учасників встановлено порушення замовником пункту 1 частини тринадцятої статті 14 Закону в частині невідхилення пропозиції учасника ТОВ «СМАРТКО» як такої, що не відповідає оголошенню про проведення спрощеної закупівлі.
Так, встановлено, що відповідно до пункту 3.1 додатку 2 до оголошення про проведення спрощеної закупівлі замовника якщо Учасник не є виробником товару – предмету закупівлі, такий Учасник надає оригінал листа від виробника або його офіційного представника або дилера або дистриб’ютора запропонованого учасником товару, що підтверджує наявність партнерських відносин Учасника з компанією-виробником або його офіційним представництвом або дилером чи дистриб’ютором та містить гарантії щодо поставки заявленої Замовником кількості товару, який є предметом закупівлі, можливість його поставки протягом строків, визначених у оголошенні, та підтвердження щодо якості запропонованого учасником товару. Лист обов’язково повинен містити посилання на номер оголошення, оприлюдненого в електронній системі закупівель, найменування замовника та назву предмета закупівлі, виробника та країну походження такого товару.
Проте, завантажений учасником ТОВ «СМАРТКО» файл: «смартко 2025.pdf.p7s» не містить інформацію щодо гарантії поставки заявленої Замовником кількості товару, який є предметом закупівлі, можливість його поставки протягом строків, визначених у оголошенні, та підтвердження щодо якості запропонованого учасником товару, та не містить посилання на номер оголошення, оприлюдненого в електронній системі закупівель, найменування замовника та назву предмета закупівлі, країну походження такого товару.
Відповідно до пункту 1 частини тринадцятої статті 14 Закону замовник відхиляє пропозицію в разі, якщо пропозиція учасника не відповідає умовам, визначеним в оголошенні про проведення спрощеної закупівлі, та вимогам до предмета закупівлі, що ним не забезпечено.
З метою підтвердження або спростування встановленого порушення, органом державного фінансового контролю в ході моніторингу 19.05.2025 через електронну систему закупівель надано відповідний запит замовнику.
Замовником 21.05.2025 в електронній системі закупівель надано відповідь, яка не спростовує виявленого порушення. Зокрема, у своїй відповіді замовник зазначив, що на виконання вказаної вимоги ТОВ «СмартКо» надало через електронну систему закупівель Лист про наявність партнерських відносин Вих №9/15.04.25 від 15.04.2025. При цьому зважаючи на те, що ТОВ "СмартКо" є офіційним дилером виробника, лист про наявність партнерських відносин від ТОВ "СмартКО" відповідає вимогам п. 3.1 додатку №2 до Оголошення.
Щодо твердження замовника слід вказати наступне.
Замовником в пункті 3.1 додатку 2 до оголошення про проведення спрощеної закупівлі чітко зазначена вимога, щодо інформації, яка повинна міститися в листі від виробника, а не в листі виданого учасником. Тобто, виданий від самогоучасником ТОВ «СМАРТКО» лист про наявність партнерських відносин від 15.04.2025 № 9/15.04.2025, не підтверджує вимоги замовника, в частині надання учасником оригінала листа від виробника запропонованого учасником товару, що містить гарантії щодо поставки заявленої замовником кількості товару, який є предметом закупівлі, можливість його поставки протягом строків, визначених у оголошенні, та підтвердження щодо якості запропонованого учасником товару з обов’язковим посиланням на номер оголошення, оприлюдненого в електронній системі закупівель, найменування замовника та назву предмета закупівлі, країну походження такого товару.
Таким чином, замовником на порушення пункту 1 частини тринадцятої статті 14 Закону не відхилено пропозицію учасника, як таку, що не відповідає оголошенню про проведення спрощеної закупівлі.
Відомості веб-порталу Уповноваженого органу з питань закупівель свідчать, що замовником оприлюднено звіт про виконання договору.
Усунення порушень
Звіт замовника від 29.05.2025
Відповідно до рішення Державної аудиторської служби України від 22.05.2025 року, здійснені заходи направлені на недопущення встановленого порушення у подальшому, а саме: 1. Притягнуто до відповідальності особу, якою допущено порушення; 2. Проведено додаткові заняття з особою, якою допущено порушення.
Запити й пояснення
07.05.2025 · ДАСУ: Запит про надання пояснень
В ході проведення моніторингу процедури закупівлі очікуваною вартістю 1 843 896,00 грн (інформацію опубліковано в інформаційно-телекомунікаційній системі закупівель Prozorro за номером ID: UA-2025-04-10-001119-a) та відповідно до пунктів 6 та 11 статті 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», частини п’ятої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), підпунктів 2 та 9 пункту 6 Положення про Управління Північно-східного офісу Держаудитслужби в Полтавській області, затвердженого наказом Північно-східного офісу Держаудитслужби від 25.08.2016 № 2, постала потреба в отриманні інформації та підтверджуючих документів з наступного питання:
- Надати інформацію та відповідні документи (технічне завдання/специфікація, комерційні пропозиції від потенційних учасників, посилання на сайти, на яких здійснювався попередній моніторинг цін на товар, що є предметом даної закупівлі, тощо) на підставі яких вами здійснено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі та визначено його очікувану вартість, надати відповідні запити з прихованням інформації з обмеженим доступом та інформації, розголошення якої під час дії правового режиму воєнного стану може нести загрозу національній безпеці та / або громадській безпеці і порядку.
Пояснення, інформацію та документи, щодо яких буде зазначено в поясненнях, та які обґрунтовують позицію замовника з поставленого(-их) питання(-нь), необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту.
Повідомляємо, що за перешкоджання діяльності органу державного фінансового контролю передбачено відповідальність відповідно до статті 351-1 Кримінального кодексу України.
12.05.2025 · Замовник: Про розгляд запиту про надання пояснення органу державного фінансового контролю щодо процедури закупівлі "Бензопила" (інформацію про закупівлю опубліковано в електронній системі закупівель за номером ID: UA-2025-04-10-001119-a)
На виконання норми ч. 5 ст. 8 Закону України "Про публічні закупівлі", на запит органу державного фінансового контролю повідомляємо наступне. Розрахунок очікуваної вартості предмету закупівлі здійснювався методом порівняння ринкових цін. Очікувана ціна за одиницю товару була визначена згідно з вимогами законодавства та наказу Адміністрації Державної прикордонної служби України від 09.09.2019 №480-АГ «Про моніторинг цін під час здійснення закупівель» (зі змінами) з урахуванням листа Адміністрації Державної прикордонної служби України від 09.04.2025 №17/26739-25-Вих. Обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі здійснено відповідно до потреб визначених Адміністрацією Державної прикордонної служби України. Відповідно до Указу Президента України від 15 квітня 2025 року № 235/2025 та Закону України «Про затвердження Указу Президента України "Про продовження строку дії воєнного стану в Україні"» від 16 квітня 2025 року
№ 4356-IX, на усій території України діє правовий режим воєнного стану. Зважаючи на це, а також з метою нерозголошення інформації про місцезнаходження виробників та потенційних постачальників, місця поставки товару, інформація в наданих документах частково прихована, оскільки її розголошення та загальний доступ до неї може створити передумови для використання такої інформації ворогом.
19.05.2025 · ДАСУ: Запит про надання пояснень
В ході проведення моніторингу закупівлі очікуваною вартістю 1 843 896,00 грн (інформацію опубліковано в інформаційно-телекомунікаційній системі закупівель Prozorro за номером ID: UA-2025-04-10-001119-a) та відповідно до пунктів 6 та 11 статті 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», частини п’ятої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), підпунктів 2 та 9 пункту 6 Положення про Управління Північно-східного офісу Держаудитслужби в Полтавській області, затвердженого наказом Північно-східного офісу Держаудитслужби від 25.08.2016 № 2, постала потреба в отриманні інформації та підтверджуючих документів з наступних питань:
- відповідно до пункту 3.1 додатку 2 до оголошення про проведення спрощеної закупівлі замовника якщо Учасник не є виробником товару – предмету закупівлі, такий Учасник надає оригінал листа від виробника або його офіційного представника або дилера або дистриб’ютора запропонованого учасником товару, що підтверджує наявність партнерських відносин Учасника з компанією-виробником або його офіційним представництвом або дилером чи дистриб’ютором та містить гарантії щодо поставки заявленої Замовником кількості товару, який є предметом закупівлі, можливість його поставки протягом строків, визначених у оголошенні, та підтвердження щодо якості запропонованого учасником товару. Лист обов’язково повинен містити посилання на номер оголошення, оприлюдненого в електронній системі закупівель, найменування замовника та назву предмета закупівлі, виробника та країну походження такого товару. Проте, завантажений учасником ТОВ «СМАРТКО» файл: «смартко 2025.pdf.p7s» не містить інформацію щодо гарантії поставки заявленої Замовником кількості товару, який є предметом закупівлі, можливість його поставки протягом строків, визначених у оголошенні, та підтвердження щодо якості запропонованого учасником товару, та не містить посилання на номер оголошення, оприлюдненого в електронній системі закупівель, найменування замовника та назву предмета закупівлі, країну походження такого товару. Надайте пояснення чому не було відхилено пропозицію учасника на підставі пункту 1 частини тринадцятої статті 14 Закону?
- відповідно до пункту 4 додатку 2 до оголошення про проведення спрощеної закупівлі замовника відповідність товару, що планується до поставки, вимогам Замовника, що викладені у цьому Додатку, повинна бути підтверджена наданням у складі пропозиції наступних документів, зокрема, Технічний документ виробника (паспорт та/або буклет та/або проспект тощо) з технічними характеристиками товару, що пропонується Учасником. Яким чином, замовником перевірено пропозицію учасника ТОВ «СМАРТКО» на відповідність вищевказаній вимозі, зокрема, в частині, вимоги до предмета закупівлі в довжині шини – 35-40 см?
Пояснення, інформацію та документи, щодо яких буде зазначено в поясненнях, та які обґрунтовують позицію замовника з поставленого(-их) питання(-нь), необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту.
Повідомляємо, що за перешкоджання діяльності органу державного фінансового контролю передбачено відповідальність відповідно до статті 351-1 Кримінального кодексу України.
21.05.2025 · Замовник: Про розгляд запиту про надання пояснення органу державного фінансового контролю щодо процедури закупівлі "Бензопила" (інформацію про закупівлю опубліковано в електронній системі закупівель за номером ID: UA-2025-04-10-001119-a)
На виконання норми ч. 5 ст. 8 Закону України "Про публічні закупівлі", на запит органу державного фінансового контролю повідомляємо наступне.
Щодо п. 1.
Відповідно до п 3.1 додатку 2 до Jголошення про проведення спрощеної закупівлі замовника якщо Учасник не є виробником товару – предмету закупівлі, такий Учасник надає оригінал листа від виробника або його офіційного представника або дилера або дистриб’ютора запропонованого учасником товару, що підтверджує наявність партнерських відносин Учасника з компанією-виробником або його офіційним представництвом або дилером чи дистриб’ютором та містить гарантії щодо поставки заявленої Замовником кількості товару, який є предметом закупівлі, можливість його поставки протягом строків, визначених у оголошенні, та підтвердження щодо якості запропонованого учасником товару. Лист обов’язково повинен містити посилання на номер оголошення, оприлюдненого в електронній системі закупівель, найменування замовника та назву предмета закупівлі, виробника та країну походження такого товару.
На виконання вказаної вимоги ТОВ «СмартКо» надало через електронну систему закупівель Лист про наявність партнерських відносин Вих №9/15.04.25 від 15.04.2025. При цьому зважаючи на те, що ТОВ "СмартКо" є офіційним дилером виробника, лист про наявність партнерських відносин від ТОВ "СмартКО" відповідає вимогам п. 3.1 додатку №2 до Оголошення.
Щодо п. 2.
Відповідно до пункту 4 додатку 2 до оголошення про проведення спрощеної закупівлі замовника відповідність товару, що планується до поставки, вимогам Замовника, що викладені у цьому Додатку, повинна бути підтверджена наданням у складі пропозиції наступних документів, зокрема, Технічний документ виробника (паспорт та/або буклет та/або проспект тощо) з технічними характеристиками товару, що пропонується Учасником.
У складі пропозиції ТОВ «СмартКо» надало Інструкцію з експлуатації бензопили Stihl MS260. В вказаній інструкції визначено параметри напрямних шин. На підставі інформації про напрямні шини бензопили було визначено, що бензопили комплектуються шинами довжиною 35-40 см.
Також додатково повідмоляємо, що договір про закупівлю, укладений за результатами проведення закупівлі "Бензопила" (інформацію про закупівлю опубліковано в електронній системі закупівель за номером ID: UA-2025-04-10-001119-a), виконаний сторонами в повному обсязі.