Організація та проведення щорічних корпоративних інноваційних сесій «Індустріальний хакатон» (ДК 021-2015:98110000-7 Послуги підприємницьких, професійних та спеціалізованих організацій)

Висновок

Інші порушення законодавства у сфері закупівель

За результатами аналізу питання розгляду тендерної пропозиції ФОП Малицька О.М., установлено порушення вимог пункту 43 та абзацу 3 підпункту 3 пункту 44 Особливостей № 1178.

За результатами аналізу питання дотримання замовником законодавства у сфері публічних закупівель при визначенні предмета закупівлі, відображенні закупівлі у річному плані, оприлюднені інформації щодо закупівлі, відповідності вимог тендерної документації вимогам Закону № 922-VIII з урахуванням Особливостей № 1178, відповідності умов договору умовам тендерної пропозиції переможця, своєчасності укладання договору про закупівлю та його оприлюднення - порушень не встановлено.

Зобов'язання

З огляду на встановлені порушення законодавства у сфері закупівель, керуючись статтями 5 та 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні» та статтею 8 Закону України «Про публічні закупівлі» Північний офіс Держаудитслужби зобов’язує здійснити заходи направлені на недопущення встановлених порушень у подальшому (зокрема, шляхом проведення роз’яснювальної роботи, економічних навчань, тощо) та протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про вжиття таких заходів.

Констатуюча частина

Дата закінчення моніторингу: 20 травня 2025 року.

Предметом аналізу були питання: визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, оприлюднення інформації щодо закупівлі, відповідності вимог тендерної документації вимогам Закону України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 № 922-VIII (далі – Закон № 922-VIII) з урахуванням Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 №1178 у редакції чинній на дату оголошення відкритих торгів (далі – Особливості № 1178), розгляду тендерної пропозиції, своєчасності укладання договору про закупівлю та його оприлюднення, відповідності умов договору умовам тендерної пропозиції переможця.

Під час моніторингу проаналізовано: річний план закупівель на 2025 рік, оголошення про проведення відкритих торгів, тендерну документацію затверджену рішенням уповноваженої особи Замовника від 10.03.2025 № 24 зі змінами (далі – ТД), реєстр отриманих тендерних пропозицій від 05.04.2025, тендерну пропозицію Фізичної особи-підприємця Малицька Олена Миколаївна (далі – ФОП Малицька О.М., Учасник), протокол про прийняття рішення уповноваженою особою щодо визначення переможця процедури закупівлі від 10.04.2025 № 38 та повідомлення про намір укласти договір від 10.04.2025, договір про надання послуг від 24.04.2025 № ІХ-2025, додаткову угоду від 14.05.2025 № 1, пояснення та документи надані Замовником від 12.05.2025 на запити органу державного фінансового контролю, пояснення надані Замовником з власної ініціативи від 15.05.2025 та звіт про виконання договору про закупівлю.

Аналізом інформації, розміщеної на вебпорталі Уповноваженого органу, встановлено, що переможцем процедури закупівлі визначено єдиного учасника ФОП Малицька О.М. з ціновою пропозицією 545 000,00 гривень.

За результатами здійсненого моніторингу встановлено невідповідність тендерної пропозиції переможця ФОП Малицька О.М. вимогам тендерної документації Замовника.

Відповідно до вимог пункту 1 Додатку 1 до ТД Замовником установлено надання документів на підтвердження наявності обладнання та підстав володіння та/або користування учасником процедури закупівлі, необхідного для надання послуг, а саме: - фото-, відео- та аудіо- апаратури, засобів забезпечення дистанційної участі та онлайн-трансляції; - розробки та виготовлення брендованих матеріалів: бренд-волу, бейджів, програми, дипломів.

Аналізом інформації, розміщеної в електронній системі закупівель, установлено, що у складі тендерної пропозиції відсутні документи на володіння фото, відео та аудіо апаратури та обладнання для розробки та виготовлення брендованих матеріалів: бренд-волу, бейджів, програми, дипломів, чим відповідно недотримано вимоги пункту 1 Додатку 1 до ТД.

З огляду на викладене, під час здійснення моніторингу процедури закупівлі Північний офіс Держаудитслужби керуючись положеннями частини п’ятої статті 8 Закону № 922-VIII, звернувся через електронну систему закупівель до Замовника з метою отримання обґрунтованих пояснень щодо вищезазначеного.

В наданих Замовником поясненнях зазначено що: «… Наявність обладнання, необхідного для надання послуг, а саме: - фото-, відео- та аудіо- апаратури, засоби забезпечення дистанційної участі, засоби онлайн-трансляції; - розробки та виготовлення брендованих матеріалів: бренд-волу, бейджів, програми, дипломів підтверджено наступними документами:

- Цивільно-правовий договір №05-2 з Мартінець Л.О. про надання фото-, відео послуг;

- Договір від 12.03.2025 з ТОВ «Дата Хауз» про надання послуг з розробки та виготовлення брендованих матеріалів: бренд-волу, бейджів, програми…».

Слід зазначити що вказані у відповіді цивільно-правовий договір від 12.03.2023 № 05-2 з Мартінець Л.О. (електронний файл: «Фото-відео-послуги _Любов Мартинець_ГПХ.pdf») та договір про надання дизайнерських послуг та виготовлення брендованої продукції від 12.03.2025 № б/н з ТОВ «Дата Хаус» з терміном дії до 31.12.2024 (електронний файл: «ДОГОВІР_на_брендування_продукції_ДатаХаус.pdf») за предметом є договорами на послуги не містять в собі жодних підтверджень права на наявності та/або володіння обладнанням: фото, відео та аудіо апаратури та обладнання для розробки та виготовлення брендованих матеріалів: бренд-волу, бейджів, програми, дипломів.

Враховуючи вищевикладене, надані пояснення Замовником не спростовують встановленого порушення в частині відсутності документів щодо підтвердження наявності обладнання у складі тендерної пропозиції ФОП Малицька О.М., чим відповідно недотримано вимоги пункту 1 Додатку 1 до ТД.

Згідно з пунктом 43 Особливостей № 1178 визначено, що якщо замовником під час розгляду тендерної пропозиції учасника процедури закупівлі виявлено невідповідності в інформації та/або документах, що подані учасником процедури закупівлі у тендерній пропозиції та/або подання яких передбачалося тендерною документацією, він розміщує у строк, який не може бути меншим, ніж два робочі дні до закінчення строку розгляду тендерних пропозицій, повідомлення з вимогою про усунення таких невідповідностей в електронній системі закупівель.

Однак, Замовник на порушення пункту 43 Особливостей № 1178 не розмістив в електронній системі закупівель повідомлення з вимогою про усунення таких невідповідностей, а відтак не надав можливість Учаснику усунути такі невідповідності.

Поруч з тим, згідно з вимогами пункту 47 Особливостей № 1178, установлено, що переможець процедури закупівлі у строк, що не перевищує чотири дні з дати оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю, повинен надати замовнику шляхом оприлюднення в електронній системі закупівель документи, що підтверджують відсутність підстав, зазначених у підпунктах 3, 5, 6 і 12 цього пункту.

Так, відповідно до вимог Додатку 4 до ТД, Замовником установлено спосіб документального підтвердження відповідності пункту 47 Особливостей № 1178 переможцем торгів.

Аналізом інформації розміщеної в електронній системі закупівель, установлено, що Замовником 10.04.2025 оприлюднено повідомлення про намір укласти договір про закупівлю з ФОП Малицька О.М.

Разом з тим, ФОП Малицька О.М., у строк, що не перевищує чотири дні з дати оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю, не надано Замовнику шляхом оприлюднення в електронній системі закупівель документів, що підтверджують відсутність підстав, зазначених у підпунктах 3, 5, 6 і 12 пункту 47 Особливостей № 1178.

Враховуючи вищевикладене, керуючись частиною п’ятою статті 8 Закону № 922-VIII, Північний офіс Держаудитслужби звернувся через електронну систему закупівель до Замовника щодо надання пояснень.

У відповідь на запит Замовником надано пояснення від 12.05.2025, зокрема: «Замовником ініціюється розірвання договору з фізичною особи-підприємцем Малицькою Оленою Миколаївною в зв’язку з допущеною помилкою.».

Враховуючи вищевикладене, надані пояснення Замовником підтверджують встановлене порушення в частині відсутності документів Переможця.

Згідно з абзацом 3 підпункту 3 пункту 44 Особливостей № 1178, замовник відхиляє тендерну пропозицію із зазначенням аргументації в електронній системі закупівель у разі, коли переможець процедури закупівлі не надав у спосіб, зазначений в тендерній документації, документи, що підтверджують відсутність підстав, визначених у підпунктах 3, 5, 6 і 12 пункту 47 цих особливостей.

Однак, Замовником, на порушення вимог абзацу 3 підпункту 3 пункту 44 Особливостей № 1178, не відхилено тендерну пропозицію ФОП Малицька О.М, а укладено договір про надання послуг від 24.04.2025 № ІХ-2025 на суму 545 000,00 гривень.

Поруч з тим, Замовником під час здійснення моніторингу процедури закупівлі 15.05.2025 в електронній системі закупівель оприлюднено додаткову угоду від 14.05.2025 № 1 до договору про надання послуг від 24.04.2025 № ІХ-2025 про розірвання договору про надання послуг від 24.04.2025 № ІХ-2025 та надано пояснення з власної ініціативи: «Замовник розірвав договір з фізичною особи-підприємцем Малицькою Оленою Миколаївною в зв’язку з допущеною помилкою».

Усунення порушень

Звіт замовника від 27.05.2025

У відповідь на висновок щодо встановлених порушень Департамент промисловості та розвитку підприємництва виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) (далі-Департамент) здійснив комплекс заходів для їх недопущення у майбутньому.

По-перше, було проведено роз’яснювальну роботу серед відповідальних осіб та учасників процесу закупівель. Це включало спеціальні семінари та консультації, що охоплювали ключові аспекти законодавства у сфері закупівель, вимоги щодо документації та методи забезпечення відповідності нормам.

По-друге, організовано економічні навчання, у рамках яких розглядалися питання фінансового контролю, управління ризиками та запобігання корупції. Навчання проводилися за участі зовнішніх експертів, а також включали практичні кейси та інтерактивні сесії для більш ефективного засвоєння матеріалу.

Додатково, Департаментом впроваджено посилені механізми внутрішнього моніторингу та аудиту. Встановлено перевірки дотримання процедур закупівель, а також запроваджено систему внутрішніх звітів для забезпечення оперативного реагування на можливі ризики.

Важливим кроком стало оновлення внутрішніх регламентів та інструкцій, що відтепер містять чіткі алгоритми дій для запобігання порушенням та забезпечення прозорості кожного етапу закупівельного процесу.

Відповідна інформація та підтверджувальні документи щодо реалізованих заходів будуть оприлюднені через електронну систему закупівель протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку. Окрім того, Департамент зобов’язується продовжувати вдосконалення внутрішніх процесів з метою забезпечення їх максимальної відповідності встановленим нормам.

Запити й пояснення