Висновок
Інші порушення законодавства у сфері закупівель
За результатами аналізу питання щодо відповідності обґрунтування підстави для здійснення закупівлі без використання електронної системи закупівель вимогам законодавства установлено порушення вимог пункту 13 Особливостей.
За результатами аналізу питання щодо оприлюднення інформації про закупівлю, строку оприлюднення, встановлено порушення пунктів 10 та 11 частини першої статті 10 Закону.
За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства у сфері публічних закупівель щодо визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, наявності підстав для укладання договору про закупівлю без використання електронної системи – порушень не встановлено.
Зобов'язання
З огляду на встановлене порушення законодавства у сфері закупівель, керуючись статтями 5 та 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні» та статтею 8 Закону України «Про публічні закупівлі» Держаудитслужба зобов’язує оприлюднити обґрунтування підстави для здійснення замовником закупівлі відповідно до підпункту 8 пункту 13 Особливостей у формі розпорядчого рішення або іншого документу, оформленого відповідно до вимог пункту 13 Особливостей, та здійснити заходи, направлені на недопущення встановлених порушень у подальшому, зокрема шляхом притягнення до відповідальності осіб, якими допущено порушення, та протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про вжиття таких заходів.
Констатуюча частина
Дата закінчення моніторингу: 29 січня 2025 року.
Предметом аналізу були питання: визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, оприлюднення інформації про закупівлю в електронній системі закупівель, наявність підстав для укладення договору про закупівлю без використання електронної системи, відповідності обґрунтування підстави для здійснення закупівлі без використання електронної системи закупівель вимогам законодавства.
Під час моніторингу проаналізовано: річний план закупівель музею народної архітектури і побуту у Львові імені Климентія Шептицького (далі – Замовник) на 2024 рік, обґрунтування підстави для здійснення закупівлі без використання електронної системи закупівель від 13.12.2024 відповідно до підпункту 8 пункту 13 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі» на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12 жовтня 2022 року № 1178 (в редакції станом на дату проведення закупівлі) (далі – Особливості), протокол щодо прийняття рішення уповноваженою особою від 13.12.2024 № 1 (далі - Протокол), протокол розкриття тендерних пропозицій, звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, договір підряду від 13.12.2024 № 13/12 на суму 14 963 281,64 грн з ПДВ (далі – Договір), повідомлення про внесення змін до Договору, додаткову угоду № 1 від 31.12.2024 до Договору, пояснення та документи Замовника, надані 16.01.2025 на запит Держаудитслужби через електронну систему закупівель.
Відповідно до вимог пункту 13 Особливостей у разі укладення договору про закупівлю відповідно до цього пункту замовник разом із звітом про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, оприлюднює в електронній системі закупівель договір про закупівлю та додатки до нього, а також обґрунтування підстави для здійснення замовником закупівлі відповідно до цього пункту. Обґрунтування у вигляді розпорядчого рішення замовника або іншого документа готується уповноваженою особою або іншою службовою (посадовою) особою замовника та погоджується (затверджується) керівником замовника або іншою особою, визначеною керівником замовника.
Замовник в електронній системі закупівель оприлюднив Протокол, підписаний уповноваженою особою Замовника, проте всупереч вимогам пункту 13 Особливостей зазначене рішення не погоджено (затверджено) керівником Замовника або іншою особою, визначеною керівником.
З огляду на викладене, під час здійснення моніторингу процедури закупівлі Держаудитслужба 13.01.2025 звернулась через електронну систему закупівель до Замовника з метою отримання пояснень (інформації та документів) стосовно підтвердження виконання Замовником пункту 13 Особливостей в частині погодження (затвердження) обґрунтування підстави для здійснення замовником закупівлі без використання електронної системи закупівель керівником замовника або іншою особою, визначеною керівником замовника.
У поясненні Замовника від 16.01.2025 на запит Держаудитслужби зазначено, що «Замовником виконано вимоги пункту 13 Особливостей щодо оприлюднення обґрунтування підстави щодо здійснення замовником закупівлі без використання електронної системи закупівель шляхом завантаження в систему закупівель Протоколу від 13.12.2024 року, додатково завантажуємо Обґрунтування від 13.12.2024 року, що погоджено керівником замовника».
Замовник в електронній системі закупівель оприлюднив Протокол, підписаний уповноваженою особою Замовника, проте всупереч вимогам пункту 13 Особливостей зазначене рішення не погоджено (не затверджено) керівником Замовника або іншою особою, визначеною керівником.
Вимогами абзацу першого пункту 17 Особливостей передбачено, що договір про закупівлю за результатами проведеної закупівлі згідно з пунктами 10 і 13 Особливостей укладається відповідно до Цивільного і Господарського кодексів України з урахуванням положень статті 41 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), крім частин другої - п’ятої, сьомої - дев’ятої статті 41 Закону та Особливостей.
Згідно із пунктом 13 Особливостей за результатами закупівлі, здійсненої відповідно до цього пункту, замовники оприлюднюють в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, відповідно до пункту 3-8 розділу X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону.
Відповідно до абзацу другого пункту 3-8 розділу X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону у разі укладення договорів про закупівлю, зазначених в абзацах другому, третьому частини першої статті 41 цього Закону, без використання електронної системи закупівель у випадках, встановлених Особливостями, замовник оприлюднює в електронній системі закупівель інформацію, визначену пунктами 10 і 11 частини першої статті 10 цього Закону, в порядку та на умовах, що ними визначені.
Згідно із пунктом 10 частини першої статті 10 Закону Замовник самостійно та безоплатно через авторизовані електронні майданчики оприлюднює в електронній системі закупівель договір про закупівлю та всі додатки до нього (у тому числі документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси) у машинозчитувальному форматі (у разі оприлюднення договору про закупівлю, зазначеного в абзаці другому частини першої статті 41 цього Закону) - протягом трьох робочих днів з дня його укладення.
Абзацом другим частини першої статті 41 Закону до договорів про закупівлю віднесені договори із закупівлі послуг з поточного ремонту, робіт з нового будівництва, реконструкції, реставрації, капітального ремонту об'єкта будівництва.
Згідно з пунктом 1 Положення про набори даних, які підлягають оприлюдненню у формі відкритих даних, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 21 жовтня 2015 р. № 835 (далі – Положення № 835), машиночитаний формат – формат даних, структурований таким чином, що дає змогу ідентифікувати, перетворювати та отримувати конкретні дані, включаючи окремі факти та їх внутрішню структуру, без участі людини.
Відповідно до пункту 9 Положення № 835 для оприлюднення наборів даних використовуються такі формати, зокрема, для текстових даних - TXT, RTF, MD, ODT*, DOC(X), (X)HTML*, для структурованих даних - RDF*, XML*, JSON*, CSV*, XLS(X), ODS*, YAML*.
Також, пунктом 15 Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 11.06.2020 № 1082, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 01 липня 2020 року за № 610/34893, договір про закупівлю, додатки до договору про закупівлю, зміни до договору про закупівлю розміщуються замовником в електронній системі закупівель у форматі PDF.
З огляду на викладене, у разі розміщення замовником в електронній системі закупівель договору про закупівлю, визначеного абзацом другим частини першої статті 41 Закону, додатків до такого договору (у тому числі документів, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси), змін до договору про закупівлю (відповідно до пункту 11 частини першої статті 10 Закону) у форматі PDF, замовником розміщуються також ці документи у машинозчитувальному форматі у строки, встановлені пунктами 10 і 11 частини першої статті 10 Закону.
Однак, Замовник оприлюднив в електронній системі закупівель договір про закупівлю та всі додатки до нього у форматі PDF та додаткову угоду до договору про закупівлю у форматі JPG, чим порушив вимоги пунктів 10 та 11 частини першої статті 10 Закону.
У межах проведення моніторингу закупівлі, керуючись вимогами частини п’ятої статті 8 Закону, Держаудитслужба 13.01.2025 звернулась через електронну систему закупівель до Замовника щодо надання пояснень стосовно неоприлюднення інформації про ціни на матеріальні ресурси відповідно до частини першої статті 41 Закону, причини оприлюднення договору про закупівлю та додатків до нього, додаткової угоди до договору про закупівлю у форматах PDF, JPG з огляду на вимоги пункту 9 Положення № 835 та вимог пункту 10 частини першої статті 10 Закону.
На зазначений запит Держаудитслужби Замовник 16.01.2025 надав пояснення, зокрема «…під час оприлюднення інформації (документів) в електронній системі закупівель Замовник керувався положеннями ЗУ Про публічні закупівлі (далі – Закон), Постанови КМУ № 1178 та Наказу Мінекономіки № 1082 від 11.06.2020 р., а саме п. 15 «Договір про закупівлю, додатки до договору про закупівлю, зміни до договору про закупівлю розміщуються замовником в електронній системі закупівель у форматі PDF. {Порядок доповнено пунктом 15 згідно з Наказом Міністерства економіки № 686-21 від 05.10.2021}» Згідно з п. 2 ст. 631 ЦК України договір набирає чинності з моменту його укладення. У той же час у пункті 12.1 Договору про закупівлю №13/12 від 13-12-2024 року зазначається, що Договір вступає в силу з моменту його підписання Сторонами. Відповідно, документ без підписів Сторін вважається не укладеним. У п. 10 ст. 10 Закону вказана необхідність оприлюднення договору про закупівлю та всіх додатків до нього у машинозчитувальному форматі. У той же час у Документі № 3988-IX від 19.09.2024, яким внесено зміни до п. 10 ст. 10 Закону не містить роз’яснення, який саме формат документів вважається машинозчитувальним. Відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України від 21.10.2015 №835 машиночитаний формат – формат даних, структурований таким чином, що дає змогу ідентифікувати, перетворювати та отримувати конкретні дані, включаючи окремі факти та їх внутрішню структуру, без участі людини. Згідно з пунктом 9 Положення №835 для оприлюднення наборів даних використовуються такі формати: текстові дані (TXT, RTF, MD, ODT, DOC(X), (X)HTML); структуровані дані (RDF, XML, JSON, CSV, XLS(X), ODS, YAML)...»
Крім того, разом з поясненнями Замовник оприлюднив в електронній системі закупівель договір про закупівлю, додатки до нього та додаткову угоду до нього у машинозчитувальному форматі.
Усунення порушень
Звіт замовника від 06.02.2025
На виконання вимог Висновку моніторингу долучаємо обґрунтування підстави для здійснення замовником закупівлі відповідно до підпункту 8 пункту 13 Особливостей у формі розпорядчого рішення оформленого відповідно до вимог пункту 13 Особливостей, а саме у вигляді Наказу №190а/1 від 11 грудня 2024 року та Наказ №37а від 5 лютого 2025 року про винесення зауваження та проходження навчання уповноваженою особою.
Оцінка ДАСУ від 20.02.2025
Усунуто
Запити й пояснення
13.01.2025 · ДАСУ: Про надання пояснень
У межах проведення моніторингу закупівлі робіт «Нове будівництво інформаційно-освітнього центру на території Музею народної архітектури та побуту у Львові імені Климентія Шептицького на вул. Чернеча гора, 1 з влаштуванням споруди подвійного призначення – укриття» (Коригування) (інформацію про закупівлю опубліковано в електронній системі закупівель за номером ID: UA-2024-12-18-019794-a) та відповідно до пунктів 6 та 11 статті 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», частини п’ятої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), підпунктів 2 та 9 пункту 6 Положення про Державну аудиторську службу України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 03 лютого 2016 р. № 43, постала потреба в отриманні наступних пояснень (інформації, документів), а саме:
1. Інформації та відповідних документів (дефектних актів, експертних звітів, локальних кошторисів, підсумкових відомостей, договірної ціни з розрахунками, пояснювальної записки тощо) на підставі яких вами здійснено обґрунтування розміру бюджетних призначень (витрат), технічних та якісних характеристик предмета закупівлі та визначено його очікувану вартість.
2. Надати пояснення щодо відсутності основних вимог до договору про закупівлю в частині зазначення країни походження товару щодо кожної номенклатурної позиції, інформації про ціни на матеріальні ресурси, тощо, відповідно до частини першої статті 41 Закону.
3. Причини оприлюднення договору про закупівлю та додатків до нього, додаткової угоди до договору про закупівлю у форматі PDF, JPG з огляду на вимоги пункту 9 Постанови Кабінету Міністрів України від 21.10.2015 № 835 «Про затвердження Положення про набори даних, які підлягають оприлюдненню у формі відкритих даних» та вимоги пункту 10 частини першої статті 10 Закону України «Про публічні закупівлі».
4. Яким чином Замовником виконано вимоги пункту 13 Особливостей щодо оприлюднення обґрунтування підстави щодо здійснення замовником закупівлі без використання електронної системи закупівель в частині погодження (затвердження) керівником замовника або іншою особою, визначеною керівником замовника.
Пояснення, інформацію та документи, щодо яких буде зазначено в поясненнях, та які обґрунтовують позицію замовника з поставлених питань, необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту.
Відповідно до вимог статті 351-1 Кримінального кодексу України невиконання службовою особою законних вимог органу державного фінансового контролю, створення штучних перешкод у його роботі, надання йому завідомо неправдивої інформації караються штрафом від ста до однієї тисячі неоподатковуваних мінімумів доходів громадян або пробаційним наглядом на строк до трьох років, або обмеженням волі на той самий строк.
16.01.2025 · Замовник: Пояснення на запит від 13.01.2025
1. Oбґрунтування розміру бюджетних призначень (витрат), технічних та якісних характеристик предмета закупівлі та визначення його очікуваної вартості було здійснено на підставі ЕКСПЕРТНОГО ЗВІТУ щодо розгляду проектної документації на будівництво за робочим проектом «Нове будівництво інформаційно-освітнього центру на території Музею народної архітектури та побуту у Львові імені Климентія Шептицького на вул. Чернеча Гора, 1 з влаштуванням споруди подвійного призначення – укриття.» (Коригування) (з вирахуванням частини робіт у звязку з недостатнім фінансуванням) та відповідно до розробленої кошторисної документації (відповідна документація, що складається з дефектних актів, експертного звіту, локальних кошторисів, підсумкових відомостей, договірної ціни з розрахунками, пояснювальної записки тощо додається).
2,3) Під час оприлюднення інформації (документів) в електронній системі закупівель Замовник керувався положеннями ЗУ Про публічні закупівлі (далі – Закон), Постанови КМУ № 1178 та Наказу Мінекономіки № 1082 від 11.06.2020 р., а саме п. 15 «Договір про закупівлю, додатки до договору про закупівлю, зміни до договору про закупівлю розміщуються замовником в електронній системі закупівель у форматі PDF. {Порядок доповнено пунктом 15 згідно з Наказом Міністерства економіки № 686-21 від 05.10.2021}» Згідно з п. 2 ст. 631 ЦК України договір набирає чинності з моменту його укладення. У той же час у пункті 12.1 Договору про закупівлю №13/12 від 13-12-2024 року зазначається, що Договір вступає в силу з моменту його підписання Сторонами. Відповідно, документ без підписів Сторін вважається не укладеним.
У п. 10 ст. 10 Закону вказана необхідність оприлюднення договору про закупівлю та всіх додатків до нього у машинозчитувальному форматі. У той же час у Документі № 3988-IX від 19.09.2024, яким внесено зміни до п. 10 ст. 10 Закону не містить роз’яснення, який саме формат документів вважається машинозчитувальним. Відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України від 21.10.2015 №835 машиночитаний формат – формат даних, структурований таким чином, що дає змогу ідентифікувати, перетворювати та отримувати конкретні дані, включаючи окремі факти та їх внутрішню структуру, без участі людини. Згідно з пунктом 9 Положення №835 для оприлюднення наборів даних використовуються такі формати: текстові дані (TXT, RTF, MD, ODT, DOC(X), (X)HTML); структуровані дані (RDF, XML, JSON, CSV, XLS(X), ODS, YAML).
Однак, сканкопію підписаного та завіреного печатками договору технічно неможливо оприлюднити в одному з вищезазначених форматів (з цього приводу Замовником було проведено ряд консультацій з фізичними особами, які працюють у сфері інформаційних технологій). Якщо ж текст Договору подати в таких форматах, то це буде проект договору або не укладений договір (у зв’язку з відсутністю підписів Сторін) Договір про закупівлю та додатки до нього відповідно до вимог п. 10 ст. 10 Закону можливо оприлюднити в машинозчитувальному форматі лише за умови підписання такого Договору електронними підписами Сторін.
У разі якщо орган державного фінансового контролю розглядає word та excel формат як машинозчитувальний, зазначені формати Договору про закупівлю та додатків до нього, додаткової угоди до договору долучаємо до цих пояснень.
4. Замовником виконано вимоги пункту 13 Особливостей щодо оприлюднення обґрунтування підстави щодо здійснення замовником закупівлі без використання електронної системи закупівель шляхом завантаження в систему закупівель Протоколу від 13.12.2024 року, додатково завантажуємо Обгрунтування від 13.12.2024 року, що погоджено керівником замовника.