Висновок
За результатами аналізу питання оприлюднення інформації про закупівлю відповідно до вимог Закону встановлено порушення вимог пункту сьомого частини першої статті 10 Закону.
За результатами аналізу питання відповідності вимог тендерної документації вимогам законодавства встановлено порушення вимог абзацу першого пункту 28 Особливостей.
За результатами аналізу питання розгляду тендерної пропозиції ФОП Литвинець Валентина Олександрівна з урахуванням вимог Особливостей встановлено порушення вимог абзацу п’ятого підпункту 2 пункту 44 та абзацу третього підпункту третього пункту 44 Особливостей.
За результатами аналізу питань: визначення предмета закупівлі, наявності закупівлі у річному плані, повноти відображення інформації у річному плані закупівель та в оголошенні про закупівлю відповідно до вимог законодавства у сфері закупівель та обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру витрат, очікуваної вартості предмета закупівлі, своєчасності укладення договору про закупівлю, відповідності умов договору умовам тендерної пропозиції переможця, своєчасності надання інформації та документів у випадках, передбачених Законом – порушень не встановлено.
Зобов'язання
З огляду на встановлені порушення законодавства у сфері закупівель, керуючись статтями 5 та 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», Управління Північного офісу Держаудитслужби в Чернігівській області зобов’язує вжити заходів щодо усунення виявлених порушень в установленому законодавством порядку, зокрема шляхом припинення зобов’язань за договором з дотриманням положень Господарського кодексу України і Цивільного кодексу України, та протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про усунення порушення (порушень) законодавства у сфері публічних закупівель, викладених у висновку, або аргументовані заперечення до висновку, або інформацію про причини неможливості усунення.
Констатуюча частина
Дата закінчення моніторингу: 20 березня 2024 року.
Предметом аналізу були питання: визначення предмета закупівлі, наявності закупівлі у річному плані, оприлюднення інформації про закупівлю відповідно до вимог Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), повноти відображення інформації у річному плані закупівель та в оголошенні про закупівлю відповідно до вимог законодавства у сфері закупівель та обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру витрат, очікуваної вартості предмета закупівлі, відповідності вимог тендерної документації вимогам законодавства, розгляду тендерних пропозицій з урахуванням вимог Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178, зі змінами, у редакції чинній на момент проведення закупівлі (далі – Особливості), своєчасності укладення договору про закупівлю, відповідності умов договору умовам тендерної пропозиції переможця, своєчасності надання інформації та документів у випадках, передбачених Законом.
Під час моніторингу проаналізовано: річний план Управління Державної міграційної служби України в Чернігівській області (далі – Замовник) на 2024 рік, оголошення про проведення відкритих торгів, тендерну документацію, затверджену рішенням уповноваженої особи від 18.01.2024 № 5, реєстр отриманих тендерних пропозицій, протокол розкриття тендерних пропозицій, тендерна пропозиція фізичної особи-підприємця Литвинець Валентини Олександрівни (далі – ФОП Литвинець Валентина Олександрівна), протокольне рішення уповноваженої особи від 01.02.2024 № 10, оприлюднене в електронній системі закупівель 21.02.2024, повідомлення про намір укласти договір від 01.02.2024, договір про закупівлю від 07.02.2024 № 7, укладений Замовником з ФОП Литвинець Валентина Олександрівна (далі – Договір), пояснення та документи Замовника на запит Управління Північного офісу Держаудитслужби в Чернігівській області, оприлюднені в електронній системі закупівель 05.03.2024 та документи надані з власної ініціативи Замовника, оприлюднені в електронній системі закупівель 05.03.2024.
За результатами аналізу питання оприлюднення інформації про закупівлю відповідно до вимог Закону встановлено наступне.
Відповідно до пункту сьомого частини першої статті 10 Закону Замовник самостійно та безоплатно через авторизовані електронні майданчики оприлюднює в електронній системі закупівель у порядку, встановленому Уповноваженим органом та цим Законом, інформацію про закупівлю, а саме: протокол розгляду тендерних пропозицій – протягом одного дня з дня його затвердження.
Положеннями абзацу десятого частини десятої статті 11 Закону передбачено, що рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою.
Абзацом першим та третім пункту третього Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, затвердженого наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 11.06.2020 № 1082, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 01.07.2020 № 610/34893, зі змінами (далі – Порядок № 1082) встановлено, що розміщення інформації в електронній системі закупівель здійснюється замовником шляхом заповнення електронних полів, визначених адміністратором і реалізованих в електронній системі закупівель, та завантаження відповідних документів через автоматизоване робоче місце замовника. Після внесення інформації в електронні поля, на неї накладається кваліфікований електронний підпис посадової особи.
Проте, Замовником 21.02.2024 накладено кваліфікований електронний підпис та оприлюдено протокол уповноваженої особи від 01.02.2024 № 10 про визначення ФОП Литвинець Валентина Олександрівна переможцем процедури закупівлі, на 20 день з дати ухвалення такого рішення, чим порушено вимоги пункту сьомого частини першої статті 10 Закону.
В ході аналізу питання відповідності вимог тендерної документації вимогам законодавства встановлено наступне.
Положеннями абзацу першого пункту 3 Особливостей передбачено, що замовники зобов’язані здійснювати публічні закупівлі товарів, робіт і послуг відповідно до Закону, проводять закупівлі з урахуванням Особливостей.
Згідно з пунктом 28 Особливостей тендерна документація формується замовником відповідно до вимог статті 22 Закону з урахуванням Особливостей.
Положеннями абзацу першого частини третьої статті 22 Закону передбачено, що тендерна документація може містити іншу інформацію, вимоги щодо наявності якої передбачені законодавством та, яку замовник вважає за необхідне включити до тендерної документації.
Слід зазначити, що з 01.10.2023 року набирали чинності окремі положення Закону України «Про систему громадського здоров’я» № 2573-IX, прийнятого 06.09.2022 (далі – Закон № 2573-IX), які скасували необхідність отримувати висновок державної санітарно-епідеміологічної експертизи виробниками та імпортерами нехарчової продукції, оскільки Закон № 2573-IX відмінив дію Закону України «Про забезпечення санітарного та епідемічного благополуччя населення», норми якого передбачали отримання висновку державної санітарно-епідеміологічної експертизи на нехарчову продукцію.
Проте, абзацом третім підпункту сьомого пункту 3 «Інша інформація (для учасників — юридичних осіб, фізичних осіб та фізичних осіб — підприємців)» додатку 4 до тендерної документації Замовником передбачено, що учасник має надати: «копії висновків державної санітарно-епідеміологічної експертизи на витратні матеріали (тюнери) що пропонуються Учасником до закупівлі відповідно сертифікату (-тів) походження, щодо безпеки для застосування за призначенням та оточуючого персоналу, дійсні на момент розкриття пропозиції».
Крім того, згідно з пунктом 17 Особливостей «Договір про закупівлю за результатами проведеної закупівлі згідно з пунктами 10 і 13 цих особливостей укладається відповідно до Цивільного і Господарського кодексів України з урахуванням положень статті 41 Закону, крім частин другої - п’ятої, сьомої - дев’ятої статті 41 Закону та цих Особливостей».
У свою чергу, частина друга статті 41 Закону, яка передбачала, що переможець процедури закупівлі/спрощеної закупівлі під час укладення договору про закупівлю повинен надати копію ліцензії або документа дозвільного характеру (у разі їх наявності) на провадження певного виду господарської діяльності, не застосовується відповідно до пункту 17 Особливостей.
Натомість, згідно з абзацами одинадцятим-тринадцятим пункту 3 розділу 6 тендерної документації Замовником передбачено, що «Переможець процедури закупівлі під час укладення договору повинен надати: 1) інформацію про право підписання договору про закупівлю; 2) дозвіл або ліцензію на провадження виду господарської діяльності, якщо отримання такого дозволу або ліцензії на провадження такого виду діяльності передбачено законодавством».
Таким чином, Замовником при складанні тендерної документації не враховано норми Закону № 2573-IX та пункту 17 Особливостей, чинні на момент проведення процедури закупівлі, чим порушено пункт 28 Особливостей.
За результатами аналізу питання розгляду тендерної пропозиції ФОП Литвинець Валентина Олександрівна з урахуванням вимог Особливостей встановлено наступне.
Згідно з пунктом першим розділу 3 тендерної документації Замовником передбачено надання учасником процедури закупівлі «гарантійного листа, довільної форми, за підписом керівника або особи уповноваженої учасником про виконання даних послуг у терміни відповідно до вимог замовника та протягом строку договору з дотриманням вимог до якості послуг. Вказати номери телефонів за якими буде здійснюватися підтримка та прийматися заявки».
Проте, в порушення вимог пункту першого розділу 3 тендерної документації Замовника, у тендерній пропозиції ФОП Литвинець Валентина Олександрівна відсутній вищезазначений гарантійний лист.
Відповідно до вимог абзацу першого пункту 43 Особливостей, якщо замовником під час розгляду тендерної пропозиції учасника процедури закупівлі виявлено невідповідності в інформації та/або документах, що подані учасником процедури закупівлі у тендерній пропозиції та/або подання яких передбачалося тендерною документацією, він розміщує у строк, який не може бути меншим, ніж два робочі дні до закінчення строку розгляду тендерних пропозицій, повідомлення з вимогою про усунення таких невідповідностей в електронній системі закупівель.
Слід зазначити, що згідно з пунктом 41 Особливостей розгляд та оцінка тендерних пропозицій Замовником здійснюються відповідно до статті 29 Закону (положення частин другої, дванадцятої, шістнадцятої, абзаців другого і третього частини п’ятнадцятої статті 29 Закону не застосовуються) з урахуванням положень пункту 43 Особливостей.
Разом з тим, підпунктом четвертим пункту 2.2 «Документи, які надаються переможцем (фізичною особою чи фізичною особою — підприємцем)» додатку 4 до тендерної документації Замовником передбачено надання переможцем торгів на виконання вимоги згідно пункту 47 Особливостей (підтвердження відсутності підстав) наступної інформації: «Довідка в довільній формі, яка містить інформацію про те, що між переможцем та замовником раніше не було укладено договорів, або про те, що переможець процедури закупівлі виконав свої зобов’язання за раніше укладеним із замовником договором про закупівлю, відповідно, підстав, що призвели б до його дострокового розірвання і до застосування санкції у вигляді штрафів та/або відшкодування збитків, не було, або довідка з інформацією про те, що він надав підтвердження вжиття заходів для доведення своєї надійності, незважаючи на наявність відповідної підстави для відмови в участі у відкритих торгах (для цього переможець (суб’єкт господарювання) повинен довести, що він сплатив або зобов’язався сплатити відповідні зобов’язання та відшкодування завданих збитків».
Проте, відповідно до інформації, оприлюдненої в електронній системі закупівель, у тендерній пропозиції переможця процедури закупівлі ФОП Литвинець Валентина Олександрівна відсутня вищезазначена довідка в довільній формі, яка містить інформацію про підтвердження відсутності підстав, визначених в абзаці чотирнадцятому пункту 47 Особливостей.
Враховуючи вищезазначене, Замовник в порушення вимог абзацу п’ятого підпункту 2 пункту 44 Особливостей не відхилив тендерну пропозицію учасника ФОП Литвинець Валентина Олександрівна як таку, що не відповідала вимогам тендерної документації Замовника, а також, в порушення вимог абзацу третього підпункту третього пункту 44 Особливостей не відхилив тендерну пропозицію переможця процедури закупівлі ФОП Литвинець Валентина Олександрівна, який не надав у спосіб, зазначений в тендерній документації, документи, що підтверджують відсутність підстави, визначеної в абзаці чотирнадцятому пункту 47 цих Особливостей.
Натомість, Замовником опубліковано повідомлення про намір укласти договір, оприлюднене в електронній системі закупівель 01.02.2024 та протокол щодо прийняття рішення уповноваженою особою про визначення ФОП Литвинець Валентина Олександрівна переможцем процедури закупівлі від 01.02.2024 № 10, оприлюднений в електронній системі закупівель 21.02.2024, та укладено договір закупівлі від 07.02.2024 № 7.
Усунення порушень
Звіт замовника від 28.03.2024
Згідно ДК 021:2015 50310000-1 "Послуги з Технічного обслуговування і ремонту офісної техніки" (Послуги із заправки та відновлення картриджів до друковано-розмножувальної техніки) (UA-2024-01-18-011115-a) керуючись вимогами Цивільного кодексу України, Господарського кодексу України, положенням Законом України «Про публічні закупівлі», Особливостями здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених ПКМУ від 12.10.2022р. №1178, у зв’язку з неможливістю усунення виявлених правопорушень Договір №7 від 07.02.2024 розірваний 27.03.2024 згідно Додаткової угоди №2 про розірвання договору №7 від 07.02.2024
Оцінка ДАСУ від 01.04.2024
Усунуто шляхом розірвання договору.
Запити й пояснення
01.03.2024 · ДАСУ: Запит про надання пояснень
У межах проведення моніторингу процедури закупівлі «ДК 021:2015 50310000-1 «Послуги з Технічного обслуговування і ремонту офісної техніки» (Послуги із заправки та відновлення картриджів до друковано-розмножувальної техніки)», очікуваною вартістю 216 900,00 грн (інформацію опубліковано в електронній системі закупівель за номером ID: UA-2024-01-18-011115-a), та відповідно до пунктів 6 та 11 статті 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», частини п’ятої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), постала потреба в отриманні пояснень.
1. Яким чином та на підставі яких документів здійснено обґрунтування розміру бюджетного призначення, технічних та якісних характеристик предмета закупівлі та визначено його очікувану вартість (надати інформацію та розрахунки з підтвердними документами (аналіз ринку щодо цін (цінові пропозиції, прайси тощо), листування з учасниками ринку (анкети, запити, запрошення до обговорення тощо)?
Також, просимо надати посилання на сторінку власного веб-сайту (або офіційний веб-сайт головного розпорядника бюджетних коштів), на якому розміщено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру витрат, очікуваної вартості предмета закупівлі відповідно до вимог пункту 4-1 постанови Кабінету Міністрів України від 11.10.2016 № 710 «Про ефективне використання державних коштів» (зі змінами).
2. Відповідно до інформації, оприлюдненої в електронній системі закупівль, у тендерній пропозиції переможця процедури закупівлі фізичної особи-підприємця Литвинець Валентини Олександрівни відсутня довідка в довільній формі, яка містить інформацію про те, що між переможцем та замовником раніше не було укладено договорів, або про те, що переможець процедури закупівлі виконав свої зобов’язання за раніше укладеним із замовником договором про закупівлю, відповідно, підстав, що призвели б до його дострокового розірвання і до застосування санкції у вигляді штрафів та/або відшкодування збитків, не було, або довідка з інформацією про те, що він надав підтвердження вжиття заходів для доведення своєї надійності, незважаючи на наявність відповідної підстави для відмови в участі у відкритих торгах (для цього переможець (суб’єкт господарювання) повинен довести, що він сплатив або зобов’язався сплатити відповідні зобов’язання та відшкодування завданих збитків (вимога Замовника зазначена у додатку 4 до тендерної документації).
Згідно з абзацом третім підпункту третього пункту 44 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178, зі змінами, у редакції чинній на момент проведення закупівлі (далі – Особливості) Замовник відхиляє тендерну пропозицію із зазначенням аргументації в електронній системі закупівель у разі, коли переможець процедури закупівлі не надав у спосіб, зазначений в тендерній документації, документи, що підтверджують відсутність підстав, визначених у підпунктах 3, 5, 6 і 12 та в абзаці чотирнадцятому пункту 47 цих Особливостей.
З огляду на вищезазначене, надати пояснення, у звязку з чим не відхилено тендерну пропозицію фізичної особи-підприємця Литвинець Валентини Олександрівни із зазначенням аргументації в електронній системі закупівель.
3. У зв’язку з чим в електронній системі закупівль не було вчасно оприлюднено протокольне рішення уповноваженої особи Замовника від 01.02.2024 № 10 щодо визначення переможця процедури закупівлі?
4. Відповідно до підпункту другого пункту 50 Особливостей Замовник відміняє відкриті торги у разі неможливості усунення порушень, що виникли через виявлені порушення вимог законодавства у сфері публічних закупівель, з описом таких порушень.
Просимо Замовника надати пояснення з яких причин не відмінено торги у зв’язку з неможливості усунення порушень, що виникли через виявлені порушення вимог законодавства у сфері публічних закупівель.
Пояснення (інформацію, документи) необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту.
Відповідно до норм статті 351-1 Кримінального кодексу України за перешкоджання діяльності органу державного фінансового контролю, зокрема за невиконання службовою особою законних вимог органу державного фінансового контролю, створення штучних перешкод у їх роботі, надання їм завідомо неправдивої інформації, встановлена кримінальна відповідальність.
05.03.2024 · Замовник: Про надання відповіді на запит
УДМС у Чернігівській області у відповідь на запит Державної аудиторської служби України Північний офіс Держаудитслужби в Чернігівській області у межах проведення моніторингу процедури відкритих торгів закупівлі «ДК 021:2015 50310000-1 «Послуги з Технічного обслуговування і ремонту офісної техніки» (Послуги із заправки та відновлення картриджів до друковано-розмножувальної техніки)», очікуваною вартістю 216 900,00 грн (інформацію опубліковано в електронній системі закупівель за номером ID: UA-2024-01-18-011115-a) надає свої пояснення на поставлені питання. 1. При розрахунку очікуваної вартості закупівлі Замовник керувався Наказом Мінекономіки від 18 лютого 2020 № 275 «Про затвердження примірної методики визначення очікуваної вартості предмета закупівлі» та відповідно до положень Закону України «Про публічні закупівлі» використовуючи метод визначення очікуваної вартості при моніторингу ринкових цін, а також враховуючи виконання попереднього Договору №18 від 06.03.2023 року і наявної потреби кількості послуг у 2024 році (Додаток 3 до Тендерної документації «Інформація про технічні, якісні та кількісні характеристики предмета закупівлі»). Щодо посилання на сторінку власного веб-сайту (або офіційний веб-сайт головного розпорядника бюджетних коштів, суб’єкта управління об’єктами державної власності, що здійснює функції з управління суб’єктом господарювання державного сектору економіки) на якому розміщено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру витрат, очікуваної вартості предмета закупівлі, повідомляємо, що пунктом 4 постанови Кабінету Міністрів України №710 від 11 жовтня 2016 р. «Про ефективне використання державних коштів», встановлено наступне: «Рекомендувати з урахуванням затверджених цією постановою заходів: 1) органам місцевого самоврядування - затвердити заходи щодо ефективного та раціонального використання бюджетних коштів, а також забезпечити оприлюднення обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, його очікуваної вартості та/або розміру бюджетного призначення на власному веб-сайті протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення оголошення про проведення конкурентної процедури закупівель або повідомлення про намір укласти договір про закупівлю за результатами переговорної процедури закупівель». Виходячи із вищезазначеного, для замовника, не передбачено вимог щодо обов’язкового оприлюднення обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, його очікуваної вартості та/або розміру бюджетного призначення на власному веб-сайті. Просимо Вас прийняти до відома вищезазначену інформацію. 2. Відповідно, щодо інформації оприлюдненої в електронній системі закупівель переможець процедури згідно пункту 44 Особливостей передбачає, що переможець процедури закупівлі у строк, що не перевищує чотири дні з дати оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю, повинен надати замовнику шляхом оприлюднення в електронній системі закупівель документи, що підтверджують відсутність підстав, зазначених у підпунктах 3, 5, 6 і 12 та в абзаці 14 цього пункту. Замовник не вимагає документального підтвердження публічної інформації, що оприлюднена у формі відкритих даних згідно із Законом України «Про доступ до публічної інформації» та / або міститься у відкритих публічних електронних реєстрах, доступ до яких є вільним, або публічної інформації, що є доступною в електронній системі закупівель, крім випадків, коли доступ до такої інформації є обмеженим на момент оприлюднення оголошення про проведення відкритих торгів. Учасник надав необхідні документи, згідно чинного законодавства, в тому числі Довідку про співпрацю з замовником, а також Довідка про наявність досвіду виконання аналогічних договорів (додається). Учасником у складі тендерної пропозиції надано довідку щодо абзацу чотирнадцятого пункту 47 Особливостей, відповідно до якої відсутні підстави для відмови Учаснику процедури закупівлі в участі у відкритих торгах. За результатами перевірки не було виявлено підстав для відмови Учаснику у випадках, визначених пунктом 47 Особливостей. Згідно з проведеним розглядом тендерної пропозиції Учасника на відповідність її вимогам тендерної документації у Замовника відсутні будь-які підстави для відхилення його тендерної пропозиції. 3. Щодо несвоєчасного оприлюднення, повідомляємо, що замовником помилково було підгружено в електронну систему закупівель не правильний протокол та завантажений Замовником до системи договір про закупівлю, після чого було виявлено помилку, а саме що оприлюднено неправильний файл, у зв’язку з чим протокол №10 від 01.02.2024 щодо визначення переможця не було оприлюднено. Процедура закупівлі знаходиться на стадії “Завершена”, і в замовника на даному етапі відсутня технічна можливість видалити помилково завантажений файл та замінити його, а також немає технічної можливості відмінити закупівлю. У зв’язку з цим замовником прийнято рішення оприлюднити протокол про визначення переможця через функціонал для оприлюднення додаткових угод шляхом обрання підстави для внесення змін до договору про закупівлю “покращення якості предмета закупівлі, за умови що таке покращення не призведе до збільшення суми, визначеної в договорі про закупівлю”. Повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю, яке сформується в електронній системі закупівель, вирішено вважати недійсним». Тобто в електронній системі закупівель під час оприлюднення договору про закупівлю (технічно це буде вважатися оприлюдненням повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю) зазначено інформацію «Помилково внесено протокольне рішення» (Протокол № 20 від 21.02.2024р додається). 4. У зв’язку з вище описаним замовником не було відмінено відкриті торги закупівлі ДК 021:2015 50310000-1 «Послуги з Технічного обслуговування і ремонту офісної техніки» (Послуги із заправки та відновлення картриджів до друковано-розмножувальної техніки).
05.03.2024 · Замовник: Пояснення з власної ініціативи
Документи щодо надання відповіді на запит