Висновок
За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства в сфері публічних закупівель щодо оприлюднення інформації про закупівлю відповідно до законодавства у сфері закупівель установлено порушення вимог пункту 11 частини 1 статті 10 Закону, абзацу 4 пункту 10 та абзацу 21 пункту 13 Особливостей.
За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства у сфері публічних закупівель при плануванні закупівлі, визначенні предмета закупівлі, відображенні закупівлі у річному плані, укладанні договору, в тому числі його відповідності вимогам законодавства, дотриманні принципів здійснення публічних закупівель, своєчасності надання інформації та документів у випадках, передбачених законодавством – порушень не встановлено.
Зобов'язання
З огляду на встановлені порушення законодавства у сфері публічних закупівель та керуючись статтями 5 та 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», статтею 8 Закону України «Про публічні закупівлі», Управління Північного офісу Держаудитслужби в Житомирській області зобов’язує здійснити заходи щодо усунення виявлених порушень в установленому законодавством порядку, зокрема, шляхом притягнення до дисциплінарної або матеріальної відповідальності осіб, якими допущені порушення вимог пункту 11 частини 1 статті 10 Закону, абзацу 4 пункту 10 та абзацу 21 пункту 13 Особливостей, а також протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про вжиття таких заходів.
Констатуюча частина
Дата закінчення моніторингу: 12 січня 2024 року.
Предметом аналізу були питання: дотримання Відділом освіти, молоді та спорту Черняхівської селищної ради (далі – Замовник) законодавства у сфері публічних закупівель при плануванні закупівлі, визначенні предмета закупівлі, відображенні закупівлі у річному плані, оприлюдненні інформації про закупівлю в електронній системі закупівель, укладанні договору, в тому числі його відповідності вимогам законодавства, дотриманні принципів здійснення публічних закупівель, своєчасності надання інформації та документів у випадках, передбачених законодавством.
Під час моніторингу проаналізовані: річний план закупівель Замовника на 2023 рік, звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, договір про надання послуг від 07.09.2023 № 359 (далі - Договір № 359), додаткова угода від 28.11.2023 № 2, наказ від 08.09.2023 № 135, протокол щодо прийняття рішення уповноваженою особою від 07.09.2023 № 22, протокол щодо прийняття рішення уповноваженою особою від 20.10.2023 № 38, пояснення Замовника з копіями документів, отримані через електронну систему закупівель 09.01.2024.
Відповідно до пункту 3-7 розділу Х «Прикінцеві та перехідні положення» Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), установлено, що на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування особливості здійснення закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених цим Законом, визначаються Кабінетом Міністрів України із забезпеченням захищеності таких замовників від воєнних загроз.
В свою чергу, Постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178, відповідно до пункту 3-7 розділу X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону затверджено Особливості здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування (далі – Особливості).
Відтак, з 19.10.2022 на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, замовники, що зобов’язані здійснювати публічні закупівлі товарів, робіт і послуг відповідно до Закону, проводять закупівлі відповідно до Закону з урахуванням норм Особливостей.
Відповідно до вимог абзацу 21 пункт 13 Особливостей визначено, що у разі укладення договору про закупівлю відповідно до цього пункту замовник разом із звітом про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, оприлюднює в електронній системі закупівель договір про закупівлю та додатки до нього, а також обґрунтування підстави для здійснення замовником закупівлі відповідно до цього пункту. Обґрунтування у вигляді розпорядчого рішення замовника або іншого документа готується уповноваженою особою або іншою службовою (посадовою) особою замовника та погоджується (затверджується) керівником замовника або іншою особою, визначеною керівником замовника.
Аналізом інформації, розміщеної в електронній системі закупівель встановлено, що Замовник оприлюднив скан-копію протоколу щодо прийняття рішення уповноваженою особою від 20.10.2023 № 38, в якому зазначено, що під час оприлюднення звіту про закупівлю було допущено технічну помилку, а саме, оприлюднено звіт без договору, додатків та супровідних документів про закупівлю в неповному обсязі, у зв’язку з чим замовником прийнято рішення оприлюднити договір, додатки та супровідні документи про закупівлю через функціонал для оприлюднення додаткових угод шляхом обрання підстави для внесення змін до договору про закупівлю «покращення якості предмета закупівлі, за умови, що таке покращення не призведе до збільшення суми, визначеної в договорі про закупівлю».
Однак, в порушення вимог абзацу 21 пункту 13 Особливостей Замовником оприлюднено в електронній системі закупівель договір про надання послуг від 07.09.2023 № 359 не 07.09.2023 (дата оприлюднення звіту про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель), а 20.10.2023, тобто на 31 робочий день пізніше від дати оприлюднення звіту про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель.
В ході моніторингу на запит посадової особи органу державного фінансового контролю, відповідальної за проведення моніторингу процедури закупівель, про надання пояснень від 04.01.2024, Замовником зокрема надано копії додаткових угод від 29.09.2023 № 1 та від 16.10.2023 № 1/1 до Договору № 359.
Слід зазначити, що додатковими угодами від 29.09.2023 № 1 та від 16.10.2023 № 1/1 внесено зміни до істотних умом Договору № 359, а саме:
- додатковою угодою від 29.09.2023 № 1 змінено строк закінчення виконання робіт з 30.09.2023 на 30.11.2023;
- додатковою угодою від 16.10.2023 № 1/1 внесено зміни в дефектний акт, локальний кошторис, договірну ціну та зведений кошторис без зміни загальної суми договірної ціни згідно Договору № 359.
Однак, Замовником в порушення вимог передбачених пунктом 11 частини 1 статті 10 Закону та абзацом 4 пункту 10 Особливостей, не оприлюднено повідомлення про внесення змін та зміни до істотних умов договору, що внесені додатковими угодами від 29.09.2023 № 1 та від 16.10.2023 № 1/1, якими внесено зміни до строку виконання зобов’язань щодо виконання робіт, дефектного акту, локального кошторису, договірної ціни та зведеного кошторису.
Усунення порушень
Звіт замовника від 19.01.2024
Недоліки виправлено
Оцінка ДАСУ від 22.01.2024
Порушення усунуто шляхом притягнення до дисциплінарної відповідальності винної особи, а саме, оголошено догану.
Запити й пояснення
04.01.2024 · ДАСУ: Запит про надання пояснень
У межах проведення моніторингу закупівлі по предмету «Поточний ремонт підвального приміщення облаштованого під найпростіше укриття в Черняхівському ліцеї №2 за адресою: смт Черняхів, вул. Івана Франка 16-Б, Житомирського району, Житомирської області» (інформацію опубліковано в електронній системі закупівель за номером ID: UA-2023-09-07-006787-a) та відповідно до частини п’ятої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), пункту 23 «Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування», затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості) постала потреба в отриманні пояснень (інформації та документів) з наступних питань.
1. Надати інформацію та відповідні документи, на підставі яких вами здійснено обґрунтування розміру бюджетних призначень, технічних та якісних характеристик предмета закупівлі та визначено його очікувану вартість.
2. Відповідно до підпункту 4 пункту 13 Особливостей: «Придбання замовниками товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту), вартість яких становить або перевищує 100 тис. гривень, послуг з поточного ремонту, вартість яких становить або перевищує 200 тис. гривень, робіт, вартість яких становить або перевищує 1,5 млн. гривень, може здійснюватися шляхом укладення договору про закупівлю без застосування відкритих торгів та/або електронного каталогу для закупівлі товару у разі, коли «існує нагальна потреба у здійсненні закупівлі у зв’язку з виникненням об’єктивних обставин, що унеможливлюють дотримання замовником строків для проведення закупівлі із застосуванням відкритих торгів та/або електронного каталогу, яка повинна бути документально підтверджена замовником».
Враховуючи викладене вище, просимо надати документальне підтвердження щодо виникнення нагальної потреби у здійсненні закупівлі послуг з поточного ремонту шляхом укладення договору про закупівлю без застосування відкритих торгів Відділом освіти, молоді та спорту Черняхівської селищної ради (далі – Замовник) на підставі підпункту 4 пункту 13 Особливостей.
3. Яким чином та за якими критеріями здійснено оцінку можливих потенційних надавачів послуг з поточного ремонту, що є предметом закупівлі, та вибрано для їх виконання саме ТОВ «Ю Б К» (код ЄДРПОУ 36646810), з яким укладений договір про надання послуг від 07.09.2023 № 359 без використання електронної системи закупівель?
4. Надайте інформацію щодо стану виконання договору від 07.09.2023 № 359 з наданням відповідних копій первинних документів, які підтверджують вказану інформацію (акти, накладні, платіжні доручення тощо).
5. Відповідно до вимог абзацу 21 пункт 13 Особливостей у разі укладення договору про закупівлю відповідно до цього пункту замовник разом із звітом про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, оприлюднює в електронній системі закупівель договір про закупівлю та додатки до нього, а також обґрунтування підстави для здійснення замовником закупівлі відповідно до цього пункту. Обґрунтування у вигляді розпорядчого рішення замовника або іншого документа готується уповноваженою особою або іншою службовою (посадовою) особою замовника та погоджується (затверджується) керівником замовника або іншою особою, визначеною керівником замовника.
Аналізом інформації, розміщеної в електронній системі закупівель, Замовник оприлюднив скан-копію протоколу щодо прийняття рішення уповноваженою особою від 20.10.2023 № 38, в якому зазначено, що під час оприлюднення звіту про закупівлю було допущено технічну помилку, а саме, оприлюднено звіт без договору, додатків та супровідних документів про закупівлю в неповному обсязі, у зв’язку з чим замовником прийнято рішення оприлюднити договір, додатки та супровідні документи про закупівлю через функціонал для оприлюднення додаткових угод шляхом обрання підстави для внесення змін до договору про закупівлю «покращення якості предмета закупівлі, за умови, що таке покращення не призведе до збільшення суми, визначеної в договорі про закупівлю».
Проте, поясніть, чому в порушення вимог абзацу 21 пункт 13 Особливостей Замовником договір про надання послуг від 07.09.2023 № 359 не 07.09.2023 (дата оприлюднення звіту про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель), а саме 20.10.2023?
6. Аналізом інформації, розміщеної в електронній системі закупівель, Замовник оприлюднив скан-копію протоколу щодо прийняття рішення уповноваженою особою від 07.09.2023 № 22, в якому зазначено, що документом, який підтверджує наявність підстави для застосування підпункту 4 пункту 13 Особливостей, є Наказ від 07.09.2023 № 134/2 начальника відділу освіти, молоді та спорту Черняхівської селищної ради.
Поясніть, чому в порушення вимог абзацу 21 пункт 13 Особливостей Замовником не оприлюднено Наказ від 07.09.2023 № 134/2 начальника відділу освіти, молоді та спорту Черняхівської селищної ради?
Пояснення, інформацію та документи, щодо яких буде зазначено в поясненнях, та які обґрунтовують позицію замовника з поставлених питань, необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту.
Відповідно до вимог статті 351-¹ Кримінального кодексу України невиконання службовою особою законних вимог органу державного фінансового контролю, створення штучних перешкод у його роботі, надання йому завідомо неправдивої інформації караються штрафом від ста до однієї тисячі неоподатковуваних мінімумів доходів громадян або арештом на строк до шести місяців, або обмеженням волі на строк до трьох років.
09.01.2024 · Замовник: Пояснення по закупівлі «Поточний ремонт підвального приміщення облаштованого під найпростіше укриття в Черняхівському ліцеї №2 за адресою: смт Черняхів, вул. Івана Франка 16-Б, Житомирського району, Житомирської області»
Відділом освіти, молоді та спорту Черняхівської селищної ради розглянуто Ваш запит від 04 січня 2024 року. На виконання вимог ч. 5 ст. 8 Закону України «Про публічні закупівлі» враховуючи положення Особливостей надаємо пояснення на Ваш запит. Так, 07 вересня 2023 року Замовником було оприлюднено звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель «Поточний ремонт підвального приміщення облаштованого під найпростіше укриття в Черняхівському ліцеї №2 за адресою: смт Черняхів, вул. Івана Франка 16-Б, Житомирського району, Житомирської області» (інформацію опубліковано в електронній системі закупівель за номером ID: UA-2023-09-07-006787-a)
Очікувана вартість закупівлі склала: 449 230,51 грн без ПДВ
Відповідно до запиту замовнику необхідно надати:
1. Надати інформацію та відповідні документи, на підставі яких вами здійснено обґрунтування розміру бюджетних призначень, технічних та якісних характеристик предмета закупівлі та визначено його очікувану вартість.
Відділом освіти, молоді та спорту було проаналізовано ринок будівельних послуг, за результатами якого було надіслано контрагентам, що виконують будівельні роботи, запит з пропозицією обстежити об’єкт та запропонувати ціну послуг по об’єкту: «Поточний ремонт підвального приміщення облаштованого під найпростіше укриття в Черняхівському ліцеї №2 за адресою: смт Черняхів, вул. Івана Франка 16-Б, Житомирського району, Житомирської області» (Додаток 1). До відділу освіти, молоді та спорту Черняхівської селищної ради надійшли цінові пропозиції від підрядників: ТОВ « Ю Б К»; ТОВ «ПЕК»; ТОВ «АІ ГРУП» (Додаток 2). Крім того, Замовником проведено аналіз ринку. Тобто, використано як загальнодоступну інформацію щодо цін та асортименту послуг з поточного ремонту, яка міститься у відкритих джерелах (у тому числі на сайтах підрядників, спеціалізованих торгівельних майданчиках, в електронних каталогах, рекламі, прайс-листах, в електронній системі закупівель "Prozorro" та на аналогічних торгівельних електронних майданчиках, дані спеціалізованих інформаційно-аналітичних видань, офіційних статистичних видань), так і інформацію, отриману шляхом проведення ринкових консультацій.
Підсумовуючи вищевказане, очікувану вартість предмета закупівлі визначено розрахунковим методом із врахуванням потреби, технічних, якісних характеристик предмету закупівлі, аналізу ринкових цін, шляхом аналізу відкритих джерел.
2. Відповідно до підпункту 4 пункту 13 Особливостей: «Придбання замовниками товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту), вартість яких становить або перевищує 100 тис. гривень, послуг з поточного ремонту, вартість яких становить або перевищує 200 тис. гривень, робіт, вартість яких становить або перевищує 1,5 млн. гривень, може здійснюватися шляхом укладення договору про закупівлю без застосування відкритих торгів та/або електронного каталогу для закупівлі товару у разі, коли «існує нагальна потреба у здійсненні закупівлі у зв’язку з виникненням об’єктивних обставин, що унеможливлюють дотримання замовником строків для проведення закупівлі із застосуванням відкритих торгів та/або електронного каталогу, яка повинна бути документально підтверджена замовником».
Враховуючи викладене вище, просимо надати документальне підтвердження щодо виникнення нагальної потреби у здійсненні закупівлі послуг з поточного ремонту шляхом укладення договору про закупівлю без застосування відкритих торгів Відділом освіти, молоді та спорту Черняхівської селищної ради (далі – Замовник) на підставі підпункту 4 пункту 13 Особливостей.
Обґрунтування щодо наявності підстав для здійснення зазначеної закупівлі шляхом укладення договору про закупівлю без застосування відкритих торгів викладено у протоколі уповноваженої особи № 22 від 07.09.2023 р. (Додаток 3) та обґрунтуванні (Додаток 4).
3. Яким чином та за якими критеріями здійснено оцінку можливих потенційних надавачів послуг з поточного ремонту, що є предметом закупівлі, та вибрано для їх виконання саме ТОВ «Ю Б К» (код ЄДРПОУ 36646810), з яким укладений договір про надання послуг від 07.09.2023 № 359 без використання електронної системи закупівель?
Як зазначалося вище, відділом освіти, молоді та спорту Черняхівської селищної ради було надіслано запити з проханням надати цінові пропозиції по об’єкту: «Поточний ремонт підвального приміщення облаштованого під найпростіше укриття в Черняхівському ліцеї №2 за адресою: смт Черняхів, вул. Івана Франка 16-Б, Житомирського району, Житомирської області» (Додаток 1). До відділу освіти, молоді та спорту Черняхівської селищної ради надійшли цінові пропозиції від підрядників: ТОВ «Ю Б К»; ТОВ «ПЕК»; ТОВ «АІ ГРУП» (Додаток 2). Враховуючи вище наведене та на підставі наданих документів ТОВ «Ю Б К», що підтверджують кваліфікаційні критерії, відповідність технічним, якісним та кількісним характеристикам, які вимагались замовником, а також наданої найбільш економічно вигідної цінової пропозиції було прийняте рішення укласти договір без використання ЕСЗ з ТОВ «Ю Б К».
4. Надайте інформацію щодо стану виконання договору від 07.09.2023 № 359 з наданням відповідних копій первинних документів, які підтверджують вказану інформацію (акти, накладні, платіжні доручення тощо).
Станом на 01.01.2024 року по Договору від 07.09.2023 № 359:
- Акт №1 від 18.10.2023 року оплачений у повному обсязі (Додаток 5); платіжна інструкція (Додаток 6);
- Акт №2 від 30.11.2023 року, за яким виникла кредиторська заборгованість (Додаток 7).
5. Відповідно до вимог абзацу 21 пункт 13 Особливостей у разі укладення договору про закупівлю відповідно до цього пункту замовник разом із звітом про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, оприлюднює в електронній системі закупівель договір про закупівлю та додатки до нього, а також обґрунтування підстави для здійснення замовником закупівлі відповідно до цього пункту. Обґрунтування у вигляді розпорядчого рішення замовника або іншого документа готується уповноваженою особою або іншою службовою (посадовою) особою замовника та погоджується (затверджується) керівником замовника або іншою особою, визначеною керівником замовника.
Аналізом інформації, розміщеної в електронній системі закупівель, Замовник оприлюднив скан-копію протоколу щодо прийняття рішення уповноваженою особою від 20.10.2023 № 38, в якому зазначено, що під час оприлюднення звіту про закупівлю було допущено технічну помилку, а саме, оприлюднено звіт без договору, додатків та супровідних документів про закупівлю в неповному обсязі, у зв’язку з чим замовником прийнято рішення оприлюднити договір, додатки та супровідні документи про закупівлю через функціонал для оприлюднення додаткових угод шляхом обрання підстави для внесення змін до договору про закупівлю «покращення якості предмета закупівлі, за умови, що таке покращення не призведе до збільшення суми, визначеної в договорі про закупівлю».
Проте, поясніть, чому в порушення вимог абзацу 21 пункт 13 Особливостей Замовником договір про надання послуг від 07.09.2023 № 359 не 07.09.2023 (дата оприлюднення звіту про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель), а саме 20.10.2023?
Замовником було допущено технічну помилку, а саме оприлюднено Звіт без договору, додатків та супровідних документів про закупівлю в неповному обсязі. Процедура закупівлі знаходилася на стадії “Завершена”, і в замовника на даному етапі була відсутня технічна можливість додати договір, додатки та супровідні документи. Тому було прийнято рішення про оприлюднення договору, додатків та супровідних документів про закупівлю через функціонал для оприлюднення додаткових угод (Додаток 8).
6. Аналізом інформації, розміщеної в електронній системі закупівель, Замовник оприлюднив скан-копію протоколу щодо прийняття рішення уповноваженою особою від 07.09.2023 № 22, в якому зазначено, що документом, який підтверджує наявність підстави для застосування підпункту 4 пункту 13 Особливостей, є Наказ від 07.09.2023 № 134/2 начальника відділу освіти, молоді та спорту Черняхівської селищної ради.
Поясніть, чому в порушення вимог абзацу 21 пункт 13 Особливостей Замовником не оприлюднено Наказ від 07.09.2023 № 134/2 начальника відділу освіти, молоді та спорту Черняхівської селищної ради?
Прошу звернути увагу, що відповідно пункту 13 Особливостей: У разі укладення договору про закупівлю відповідно до цього пункту замовник разом із звітом про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, оприлюднює в електронній системі закупівель договір про закупівлю та додатки до нього, а також обґрунтування підстави для здійснення замовником закупівлі відповідно до цього пункту. Обґрунтування у вигляді розпорядчого рішення замовника або іншого документа готується уповноваженою особою або іншою службовою (посадовою) особою замовника та погоджується (затверджується) керівником замовника або іншою особою, визначеною керівником замовника, передбачено вичерпний перелік документів, які потрібно оприлюднювати в електронній системі закупівель, тому уповноваженою особою було прийнято рішення оприлюднити протокол щодо прийняття рішення уповноваженою особою. Наказ начальника відділу освіти додається (Додаток 9).