Висновок
За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства в сфері публічних закупівель щодо оприлюднення інформації про закупівлю в електронній системі закупівель установлено порушення вимог пункту 5, підпункту 4 пункту 13, абзацу 3 пункту 17 Особливостей та відповідно не дотримано вимоги пункту 3-7 розділу X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону.
За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства в сфері публічних закупівель щодо оприлюднення інформації установлено порушення вимог абзацу 24 пункту 13 Особливостей.
За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства у сфері публічних закупівель при визначенні предмета закупівлі за окремим будинком і спорудою, своєчасності надання інформації та документів у випадках, передбачених законодавством, - порушень не встановлено.
Зобов'язання
З огляду на встановлені порушення законодавства у сфері публічних закупівель та керуючись статтями 5 та 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», статтею 8 Закону України «Про публічні закупівлі», Управління Північного офісу Держаудитслужби в Житомирській області зобов’язує здійснити заходи направлені на недопущення встановлених порушень у подальшому, зокрема, шляхом притягнення до дисциплінарної або матеріальної відповідальності осіб, якими допущено порушення норм передбачених пунктом 3-7 розділу X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону, пункту 5, підпункту 4 та абзацу 24 пункту 13, абзацу 3 пункту 17 Особливостей, а також протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про вжиття таких заходів.
Констатуюча частина
Дата закінчення моніторингу: 12 січня 2024 року.
Предметом аналізу були питання: дотримання Ліцеєм № 10 міста Житомира (далі - Замовник) законодавства у сфері публічних закупівель при плануванні закупівлі, визначенні предмета закупівлі, відображенні закупівлі у річному плані, оприлюдненні інформації щодо закупівлі, укладанні договору, своєчасності надання інформації та документів у випадках, передбачених законодавством.
Під час моніторингу проаналізовані: річний план закупівель на 2024 рік, звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, договір від 17.11.2023 № 34 (далі – Договір № 34), пояснення Замовника з копіями документів, отримані через електронну систему закупівель 02.01.2024, 04.01.2024 та 08.01.2024.
Відповідно до пункту 3-7 розділу Х «Прикінцеві та перехідні положення» Закону України «Про публічні закупівлі» (далі - Закон), установлено, що на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування особливості здійснення закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених цим Законом, визначаються Кабінетом Міністрів України із забезпеченням захищеності таких замовників від воєнних загроз.
В свою чергу, Постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178, відповідно до пункту 3-7 розділу X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону затверджено Особливості здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування (далі - Особливості).
Відтак, з 19.10.2022 на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, замовники, що зобов’язані здійснювати публічні закупівлі товарів, робіт і послуг відповідно до Закону, проводять закупівлі відповідно до Закону з урахуванням норм Особливостей.
Відповідно до підпункту 22 частини 1 статті 1 Закону, зокрема визначено, що предмет закупівлі - товари, роботи чи послуги, що закуповуються замовником у межах єдиної процедури закупівлі або в межах проведення спрощеної закупівлі, щодо яких учасникам дозволяється подавати тендерні пропозиції/пропозиції або пропозиції на переговорах (у разі застосування переговорної процедури закупівлі). Предмет закупівлі визначається замовником у порядку, встановленому Уповноваженим органом, із застосуванням Єдиного закупівельного словника, затвердженого у встановленому законодавством порядку.
Відповідно до пункту 15 Особливостей, предмет закупівлі визначається замовником відповідно до вимог Закону та Порядку визначення предмета закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 15 квітня 2020 р. № 708.
Поряд з тим, виходячи з пункту 21 частини 1 статті 1 Закону поточний ремонт віднесено до послуг.
Разом з тим, пунктом 10 Особливостей, зокрема, визначено, що замовники здійснюють закупівлі послуг з поточного ремонту вартість яких становить або перевищує 200 тис. гривень, шляхом застосування відкритих торгів у порядку, визначеному цими особливостями.
Під час проведення моніторингу встановлено, що Замовником в електронній системі закупівель оприлюднено обґрунтування підстави укладання договору про закупівлю без застосування відкритих торгів, а саме, вказана закупівля здійснюється Замовником відповідно до 4 пункту 13 Особливостей та обґрунтовується нагальною потребою у здійсненні закупівлі, при цьому Замовником в обґрунтуванні зазначено, що «27.02.2022 приміщення Ліцею було пошкоджено внаслідок ракетного обстрілу об’єкта критичної інфраструктури, який знаходиться поряд з Ліцеєм. На підставі Наказу Департаменту освіти ЖМР № 22 в закладі було відновлено освітній процес з використанням технологій дистанційного навчання.
З березня 2022 р. по квітень 2023 р. приміщення Ліцею № 10 використовувалося для потреб міністерства оборони України, тому приступити до ремонту приміщення не було можливості…».
На запити посадової особи органу державного фінансового контролю відповідальної за проведення моніторингу закупівель, надані через електронну систему закупівель 01.01.2024 та 04.01.2024 з метою аналізу наявності підстав здійснення закупівлі без застосування відкритих торгів, Замовником через електронну систему закупівель 02.01.2024 та 04.01.2023 надано відповідь та завантажено документи, що на думку Замовника документально підтверджують нагальність потреби; копія довідки № 573 від 02.10.2023 про зміни до кошторису на 2023 рік, дефектний акт, технічний звіт «ППО Житомирського філіалу інституту «НДІПРОЄКТРЕКОНСТРУКЦІЯ», висновок експерта від 20.10.2023 щодо можливості влаштування найпростішого укриття ліцею № 10.
Однак, всі ці документи підтверджують потребу в проведенні закупівлі, проведені роботи по отриманню фінансування та технічних дозволів та жодним чином не підтверджують її нагальність та не доводять фактів виникнення об’єктивних обставин, що унеможливлюють дотримання замовником строків для проведення закупівлі із застосуванням відкритих торгів.
Слід зазначити, що пунктом 5 Особливостей передбачено, що забороняється придбання замовниками товарів, робіт і послуг до/без проведення процедури закупівлі відкриті торги / використання електронного каталогу (у разі закупівлі товару), визначеної цими особливостями, та укладання договорів про закупівлю, які передбачають оплату замовником товарів, робіт і послуг до / без проведення процедури закупівлі відкриті торги / використання електронного каталогу (у разі закупівлі товару), визначеної цими особливостями (крім випадків, передбачених пунктами 9 і 13 цих Особливостей).
Абзацом 3 пункту 17 Особливостей передбачено, що забороняється укладання договорів про закупівлю, що передбачають оплату замовником товарів, робіт і послуг до/без проведення процедури закупівлі відкриті торги / використання електронного каталогу, крім випадків, передбачених цими особливостями.
Отже, за результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства у сфері публічних закупівель при плануванні закупівлі та укладанні договору, установлено, що в порушення вимог підпункту 4 пункту 13 Особливостей Замовником документально не підтверджено наявність нагальної потреби у здійсненні закупівлі у зв’язку з виникненням об’єктивних обставин, що унеможливлюють дотримання замовником строків для проведення закупівлі із застосуванням відкритих торгів, а відтак Замовником укладено Договір № 34 без застосування процедури закупівлі, визначеної пунктом 10 Особливостей, чим не дотримано вимоги пунктів 5 та абзацу 3 пункту 17 Особливостей та відповідно не дотримано вимоги пункту 3-7 розділу X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону.
Відповідно до вимог абзацу 23 пункту 13 Особливостей, за результатами закупівлі, здійсненої відповідно до цього пункту, замовники оприлюднюють в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, відповідно до пункту 3-8 розділу X “Прикінцеві та перехідні положення” Закону.
Разом з тим, відповідно до вимог абзацу 24 пункту 13 Особливостей визначено, що у разі укладення договору про закупівлю відповідно до цього пункту замовник разом із звітом про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, оприлюднює в електронній системі закупівель договір про закупівлю та додатки до нього, а також обґрунтування підстави для здійснення замовником закупівлі відповідно до цього пункту.
Однак, Замовник в електронній системі закупівель разом із звітом про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель не оприлюднив договір про закупівлю, чим порушив вимоги абзацу 24 пункту 13 Особливостей.
На запит посадової особи органу державного фінансового контролю відповідальної за проведення моніторингу закупівель Замовником 02.01.2024 в електронній системі закупівель завантажено договір про виконання робіт з поточного ремонту від 17.11.2023 № 34.
Крім того, слід зазначити, що на запит посадової особи органу державного фінансового контролю відповідальної за проведення моніторингу закупівель Замовником 08.01.2024 в електронній системі закупівель надано інформацію щодо стану виконання договору з наданням відповідних копій первинних документів, які підтверджують повне виконання умов вказаного договору (довідки про вартість виконаних робіт за формою № КБ-3) на суму 4 800 000,00 гривень.
Усунення порушень
Звіт замовника від 19.01.2024
Надаємо документи стосовно висновку моніторингу ідентифікатор UA-М-2023-12-26-000040
Оцінка ДАСУ від 22.02.2024
Порушення усунуто шляхом притягнення до дисциплінарної відповідальності.
Запити й пояснення
01.01.2024 · ДАСУ: Про надання пояснень
У межах проведення моніторингу закупівлі робіт «Поточний ремонт з облаштування споруди об'єкта цивільного захисту (тимчасового укриття)» (інформацію опубліковано в електронній системі закупівель за номером ID: UA-2023-11-21-004474-a) та відповідно до пунктів 6 та 11 статті 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», частини п’ятої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі», постала потреба в отриманні пояснень (інформації та документів) з наступних питань:
1. Надати інформацію та відповідні документи (проектно-кошторисну документацію, технічне завдання, дефектні акти, експертні звіти, тощо) на підставі яких вами здійснено обґрунтування розміру бюджетних призначень, технічних та якісних характеристик предмета закупівлі та визначено його очікувану вартість.
Крім того, поясніть, чи установлювались ліцеєм № 10 м.Житомира (далі – Замовник) вимоги (перелік документів) до учасника ФОП СВИНАРЧУК А.С., з яким укладено договір про закупівлю, зокрема, технічні, якісні та кількісні характеристики предмета закупівлі, тощо, а також чи вимагалось під час укладання договору про закупівлю надання вказаним учасником документально підтвердженої інформації (перелік документів), що підтверджують відповідність учасника встановленим вимогам.
Якщо, вимоги встановлювалися, то надайте документи (протоколи, листи, тощо), що підтверджують встановлення Замовником вимог до учасника та встановлення переліку документів, що підтверджують відповідність установленим вимогам, з наданням копії поданої пропозиції (усіх сторінок) учасника ФОП СВИНАРЧУК А.С. (в тому числі супровідного листа з відміткою Замовника про отримання), якому Замовник повідомив про намір укласти договір.
2. Надати посилання на сторінку власного веб-сайту (або офіційного веб-сайту головного розпорядника бюджетних коштів) на якому розміщено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, обґрунтування розміру бюджетних призначень, очікуваної вартості предмета закупівлі.
3. Надати інформацію та її документальне підтвердження щодо наявності підстав для здійснення зазначеної закупівлі шляхом укладення договору про закупівлю без застосування відкритих торгів.
3. Яким чином та за якими критеріями здійснено оцінку можливих потенційних виконавців робіт, що є предметом закупівлі, та вибрано для їх виконання саме ФОП СВИНАРЧУК А.С.
4. В електронній системі закупівель інформація про укладений договір в електронній системі закупівлі відсутня.
Просимо надати відповідь чи укладався ліцеєм № 10 м.Житомира договір по даній закупівлі? (якщо укладався то просимо завантажити його скан-копію до відповіді);
Пояснення, інформацію та документи, щодо яких буде зазначено в поясненнях, та які обґрунтовують позицію замовника з поставленого(-их) питання(-нь), необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту.
Відповідно до норм статті 351-1 Кримінального кодексу України за перешкоджання діяльності органу державного фінансового контролю, зокрема за невиконання службовою особою законних вимог органу державного фінансового контролю, створення штучних перешкод у їх роботі, надання їм завідомо неправдивої інформації, встановлена кримінальна відповідальність.
02.01.2024 · Замовник: Щодо закупівлі, ідентифікатор (UA-2023-11-21-004474-a)
Так Ліцеєм № 10 міста Житомира укладався договір, надаємо сканкопію договору та обгрунтування.
04.01.2024 · ДАСУ: Запит про надання пояснень
У межах проведення моніторингу процедури закупівлі по предмету: «Поточний ремонт з облаштування споруди об'єкта цивільного захисту (тимчасового укриття)» (інформацію опубліковано в електронній системі закупівель за номером ID: UA-2023-11-21-004474-a) та відповідно частини п’ятої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), пункту 23 «Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування», затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178, а також враховуючи надане ліцеєм № 10 міста Житомира 02.01.2024 через електронну систему закупівель пояснення на запит, посадової особи органу державного фінансового контролю, відповідальної за проведення моніторингу процедури закупівель, щодо прийнятих рішень, які є предметом дослідження в рамках моніторингу процедури закупівлі, в якій відсутня повна запитувана інформація та документи, повторно просимо надати пояснення (інформацію та документи).
Так, згідно із частиною 5 статті 8 Закону протягом строку проведення моніторингу закупівлі посадова особа органу державного фінансового контролю, відповідальна за проведення моніторингу закупівель, має право через електронну систему закупівель запитувати у замовника пояснення (інформацію, документи) щодо прийнятих рішень та/або вчинених дій чи бездіяльності, які є предметом дослідження в рамках моніторингу закупівлі. Усі такі запити про надання пояснень автоматично оприлюднюються електронною системою закупівель. Замовник протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення запиту про надання пояснень щодо прийнятих рішень та/або вчинених дій чи бездіяльності, які є предметом дослідження в рамках моніторингу процедури закупівлі, повинен надати відповідні пояснення (інформацію, документи) через електронну систему закупівель, що підтверджується постановою Верховного Суду від 02.03.2023 у справі № 640/26603/21.
Разом з тим, відповідно до частини 1 статті 4 Закону планування закупівель здійснюється на підставі наявної потреби у закупівлі товарів, робіт і послуг. Заплановані закупівлі включаються до річного плану закупівель.
При цьому, згідно із вимогами пункту 3 частини 2 статті 4 Закону річний план закупівель повинен містити інформацію про розмір бюджетного призначення та/або очікувану вартість предмета закупівлі.
Враховуючи викладене вище, перед здійсненням процедури закупівлі замовник зобов’язаний визначити очікувану вартість предмета закупівлі з урахуванням усіх його необхідних технічних, функціональних та якісних характеристик.
Отже, повторно надайте інформацію та розрахунки з підтвердними документами (завдання на проєктування, технічні умови, аналіз ринку щодо цін (цінові пропозиції, прайс тощо), листування з учасникам ринку (анкети, запити, запрошення до обговорення тощо), експертні звіти тощо) щодо обґрунтування розміру бюджетного призначення, технічних та якісних характеристик предмета закупівлі та визначено його очікувану вартість.
Крім того, поясніть, чи установлювались ліцеєм № 10 м. Житомира (далі – Замовник) вимоги (перелік документів) до учасника ФОП СВИНАРЧУК А.С., з яким укладено договір про закупівлю, зокрема, технічні, якісні та кількісні характеристики предмета закупівлі, тощо, а також чи вимагалось під час укладання договору про закупівлю надання вказаним учасником документально підтвердженої інформації (перелік документів), що підтверджують відповідність учасника встановленим вимогам.
Якщо, вимоги встановлювалися, то надайте документи (протоколи, листи, тощо), що підтверджують встановлення Замовником вимог до учасника та встановлення переліку документів, що підтверджують відповідність установленим вимогам, з наданням копії поданої пропозиції (усіх сторінок) учасника ФОП СВИНАРЧУК А.С. (в тому числі супровідного листа з відміткою Замовника про отримання), якому Замовник повідомив про намір укласти договір.
Яким чином та за якими критеріями здійснено оцінку можливих потенційних виконавців робіт, що є предметом закупівлі, та вибрано для їх виконання саме ФОП СВИНАРЧУК А.С.
Відповідно до вимог статті 351¹ Кримінального кодексу України невиконання службовою особою законних вимог органу державного фінансового контролю, створення штучних перешкод у його роботі, надання йому завідомо неправдивої інформації караються штрафом від ста до однієї тисячі неоподатковуваних мінімумів доходів громадян або арештом на строк до шести місяців, або обмеженням волі на строк до трьох років.
04.01.2024 · Замовник: Пояснення до моніторингу
Пояснення в межах проведення моніторингу закупівлі робіт «Поточний
ремонт з облаштування споруди об'єкта цивільного захисту (тимчасового
укриття)
Надаємо вичерпні пояснення щодо поставлених Вами питань та розміщуємо всі необхідні копії документів, які є в наявності.
1. Оскільки рішенням Житомирської міської ради № 35 від 28.09.2023 року кошти були виділені саме для поточного ремонту, то ПКД, технічне завдання, експертні звіти тощо відсутні, оскільки стосуються капітальних ремонтів. На підставі Акту огляду (додається) складено дефектний акт, який завантажений на платформі (додається).
З тієї ж причини вимоги до ФОП Свинарчук А.С. були відсутні. Єдиною нашою вимогою була спроможність ФОП (наявність необхідного обладнання і достатньої кількості працівників) вчасно виконати роботи з поточного ремонту до кінця 2023 року (лист від 13.11.2023 року додається).
Замовник (ліцей № 10), розглянувши лист ФОП Свинарчук А.С. від 16.11.2023 (додається), в усній формі повідомив останньому про намір укласти договір.
2. У п.4-1 Постанови КМУ № 710 від 11.10.2016 року зазначено наступне: «Рекомендувати з урахуванням затверджених цією постановою заходів:
1) органам місцевого самоврядування - затвердити заходи щодо ефективного та раціонального використання бюджетних коштів, а також забезпечити оприлюднення обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, його очікуваної вартості та/або розміру бюджетного призначення на власному веб-сайті протягом п'яти робочих днів з дня оприлюднення оголошення про проведення конкурентної процедури закупівель або повідомлення про намір укласти договір про закупівлю за результатами переговорної процедури закупівель...».
З огляду на зазначене вище, дану інформацію розміщено на сайті не було.
3. В обгрунтуванні підстави щодо проведення закупівлі без відкритих торгів (завантажена на платформі) покроково розписано підстави такого вимушеного кроку з боку Ліцею №10 (всі документи, зазначені в ньому, додаються).
Усвідомлюючи неможливість вчасно виконати роботи з поточного ремонту шляхом відкритих торгів, адміністрація ліцею звернулася до кількох підрядників з листами та Дефектним актом (листи додаються). Єдиним, хто погодився вчасно та в межах виділеної суми коштів (4 800 000 грн.) виконати роботи з поточного ремонту по облаштуванню найпростішого укриття, був ФОП Свинарчук А.С. (листи додаються).
4. В електронній системі закупівель розміщено договір, який укладено з ФОП Свинарчук А.С.
Дякуємо за розуміння і готові до подальшої співпраці в межах Моніторингу!
05.01.2024 · ДАСУ: Запит про надання пояснення
У межах проведення моніторингу закупівлі робіт «Поточний ремонт з облаштування споруди об'єкта цивільного захисту (тимчасового укриття)» (інформацію опубліковано в електронній системі закупівель за номером ID: UA-2023-11-21-004474-a) та відповідно до пунктів 6 та 11 статті 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», частини п’ятої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі», постала потреба в отриманні пояснень (інформації та документів) з наступних питань.
Враховуючи те, що строк дії за договором від 17.11.2023 № 34 (далі-Договір) встановлено до 31.12.2023 та відповідно до інформації єдиного веб-порталу використання публічних коштів (Edata) виконаний сторонами в повному обсязі, надайте інформацію щодо стану виконання договору з наданням відповідних копій первинних документів, які підтверджують вказану інформацію (акту приймання виконаних будівельних робіт за формою № КБ-2 та довідки про вартість виконаних робіт за формою № КБ-3, тощо).
Відповідно до вимог статті 351¹ Кримінального кодексу України невиконання службовою особою законних вимог органу державного фінансового контролю, створення штучних перешкод у його роботі, надання йому завідомо неправдивої інформації караються штрафом від ста до однієї тисячі неоподатковуваних мінімумів доходів громадян або арештом на строк до шести місяців, або обмеженням волі на строк до трьох років.
08.01.2024 · Замовник: Документи
Надаємо сканкопії документів в межах проведення моніторингу закупівлі робіт «Поточний ремонт з облаштування споруди об'єкта цивільного захисту (тимчасового укриття)» ID: UA-2023-11-21-004474-a