Висновок
За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства у сфері публічних закупівель щодо визначення предмета закупівлі встановлено порушення норм пункту 3 Порядку №708.
За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства у сфері публічних закупівель щодо наявність підстав для укладення договору про закупівлю без застосування відкритих торгів в порушення частини десятої статті 3 Закону та пунктів 5 і 6 Особливостей.
За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства у сфері публічних закупівель щодо відображення закупівлі у річному плані, оприлюднення інформації про закупівлю, своєчасності надання інформації, документів у випадках передбачених Законом – порушень не встановлено.
Зобов'язання
З огляду на встановлене порушення законодавства у сфері публічних закупівель, які є значущим через необ’єктивне та упереджене визначення переможця процедури закупівлі, керуючись статтями 5 та 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», статтею 8 Закону України «Про публічні закупівлі» Управління Західного офісу Держаудитслужби у Волинській області зобов’язує здійснити заходи щодо усунення виявлених порушень шляхом розірвання договору та протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про вжиття таких заходів.
Констатуюча частина
Дата закінчення моніторингу: 22 грудня 2023 року.
Предметом аналізу були питання: визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, оприлюднення інформації про закупівлю, наявність підстав для укладення договору про закупівлю без застосування відкритих торгів, своєчасності надання інформації, документів у випадках передбачених Законом.
Під час моніторингу проаналізовано: річний план Замовника на 2023 рік; звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель UA-2023-11-06-003160-a; протокол розкриття тендерних пропозицій/пропозицій; договір про закупівлю товарів від 02.11.2023 № 23-48 на суму 99 550,00 грн., укладений з фізичною особою-підприємцем Філімоновим Олександром Леонідовичем (далі – ФОП «Філімонов Олександр Леонідович»); пояснення та документи Замовника від 14.12.2023, надані на запити Управління Західного офісу Держаудитслужби у Волинській області через електронну систему закупівель.
За результатами аналізу питання визначення предмету закупівлі, встановлено, що на виконання вимог пункту 15 Особливостей, предмет закупівлі визначається Замовником відповідно до вимог Закону та Порядку визначення предмета закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 15.04.2020 № 708 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 09.06.2020 за № 500/34783 (далі – Порядок №708).
Відповідно до пункту 3 Порядку №708 предмет закупівлі товарів і послуг визначається замовником згідно з пунктами 21 і 34 частини першої статті 1 Закону та за показником четвертої цифри Єдиного закупівельного словника.
Проведеним аналізом оприлюднених в електронній системі закупівель звіту про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель UA-2023-11-06-003160-a та інформації про предмет закупівлі, предметом закупівлі є товар, а саме: сир кисломолочний жирністю 9%, Сир твердий жирністю 50% за ДК 021:2015: 15500000-3 — Молочні продукти.
Проте, товар сир кисломолочний жирністю 9%, Сир твердий жирністю 50% віднесено до ДК 021:2015: 15540000-5: Сирні продукти.
Таким чином, в порушення норм пункту 3 Порядку №708 Замовником проведено закупівлю товару за показником третьої цифри Єдиного закупівельного словника.
Згідно з вимогами пункту 14 Особливостей, закупівля здійснюється Замовником на підставі наявної потреби або у разі планової потреби наступного року. Запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель Замовника відповідно до статті 4 Закону.
Відповідно частині п’ятої статті 8 Закону протягом строку проведення моніторингу процедури закупівлі посадова особа органу державного фінансового контролю, відповідальна за проведення моніторингу процедури закупівель, має право через електронну систему закупівель запитувати у замовника пояснення (інформацію, документи) щодо прийнятих рішень та/або вчинених дій чи бездіяльності, які є предметом дослідження в рамках моніторингу процедури закупівлі.
Усі такі запити про надання пояснень автоматично оприлюднюються електронною системою закупівель.
Замовник протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення запиту про надання пояснень щодо прийнятих рішень та/або вчинених дій чи бездіяльності, які є предметом дослідження в рамках моніторингу процедури закупівлі, повинен надати відповідні пояснення (інформацію, документи) через електронну систему закупівель.
Враховуючи зазначене, Управління, 11.12.2023 звернулось через електронну систему закупівель до Замовника з метою отримання пояснень з підтвердними документами щодо підтвердження повторної наявної потреби закупівлі без використання електронної системи у листопаді 2023 року 355 кг сиру кисломолочного жирністю 9% та 150 кг сиру твердого жирністю 50% у ФОП Філімонова О.Л., де строк поставки товару з дати підписання Договору від 02.11.2023 №23-48 до 31 грудня 2023 року.
Замовник 14.12.2023 надав пояснення, зокрема: «… Відповідно до довідок про зміни до кошторису на 2023 рік № 115 від 19.07.2023р.; № 156 від 11.10.2023р.; № 188 від 22.11.2023р. на продукти харчування виділялись додаткові кошти по загальному фонду в сумі 500 000,00 грн.; 800 000,00 грн.; 650 000,00 грн. відповідно. В зв’язку з поступовим виділенням додаткових коштів на продукти харчування Управління освіти здійснювало їх закупівлю невеликими партіями, в межах виділених на це коштів.
Строк (термін) поставки товару відповідно до пункту 5.3. Договору від 12.10.2023р. № 23-27.2 визначено до 31.12.2023р., оскільки на момент укладення даного договору неможливо було точно визначити дату, по яку має вистачити замовленої кількості сиру у зв’язку з постійною зміною кількості дітей, які харчуються в закладах дошкільної освіти. Остання поставка сиру в рамках вищевказаного договору відбулась 06.11.2023, що підтверджується відповідним реєстром видаткових накладних.
У листопаді 2023 року наявну потребу у закупівлі 355 кг сиру кисломолочного жирністю 9% та 150 кг сиру твердого жирністю 50% визначено на підставі заявок ЗДО, дані яких зведено у загальні заявки на 03.11.2023р.; 13.11.2023р.; 20.11.2023р.; 25.11.2023р. з урахуванням додатково виділених коштів на закупівлю продуктів харчування…».
Тобто, Замовнику відповідно до довідок про зміни до кошторису на 2023 рік № 156 від 11.10.2023 на продукти харчування виділились додаткові кошти в сумі 800 000,00 гривень. Проте, Замовником поясненно, що «… В зв’язку з поступовим виділенням додаткових коштів на продукти харчування Управління освіти здійснювало їх закупівлю невеликими партіями…».
Тобто, при плануванні закупівлі на осінній період 2023 Замовник в порушення частини десятої статті 3 Закону поділив предмет закупівлі на частини, а саме: запланував дві закупівлі у жовтні та листопаді поточного року сиру кисломолочного жирністю 9% у кількості 355 кг та сиру твердого жирністю 50% у кількості 150 кг очікуваною вартістю 99 550 грн кожна.
Отож, Замовником у жовтні 2023 року (процедура закупівлі без використання електронної системи ID: UA-2023-10-16-006496-a) укладено договір про закупівлю товарів від 12.10.2023 №23-27.2 з ФОП «Філімонов Олександр Леонідович», де предметом Договору є сир кисломолочний жирністю 9% у кількості 355 кг та сир твердий жирністю 50% у кількості 150 кг, та відповідно до пункту 5.3 Договору: «Строк (термін) поставки Товару: з дати підписання цього Договору – до 31 грудня 2023 року.».
Відповідно до наданого 14.12.2023 Замовником пояснення та документального підтвердження остання поставка сиру в рамках даного договору відбулась 06.11.2023.
Крім того, Замовником надано документи згідно яких договір про закупівлю товарів від 12.10.2023 №23-27.2 станом на 23.10.2023 вже був виконаний на 66% при дії даного договору до 31.12.2023.
Разом з тим, в період дії договору Замовником проведено закупівлю без використання електронної системи закупівель за ID:UA-2023-11-06-003160-a та оприлюднено договір про закупівлю товарів від 02.11.2023 № 23-48, де предметом договору вдруге є сир кисломолочний жирністю 9% у кількості 355 кг та сир твердий жирністю 50% у кількості 150 кг на суму 99 550 грн укладений з ФОП «Філімонов Олександр Леонідович».
Замовником при наданні пояснення зазначено: «… У листопаді 2023 року наявну потребу у закупівлі 355 кг сиру кисломолочного жирністю 9% та 150 кг сиру твердого жирністю 50% визначено на підставі заявок ЗДО, дані яких зведено у загальні заявки на 03.11.2023р; 13.11.2023р.; 20.11.2023р.; 25.11.2023р. з урахуванням додатково виділених коштів на закупівлю продуктів харчування…».
Проте, надані дані у загальних заявках на 03.11.2023, 13.11.2023, 20.11.2023, 25.11.2023 відображають факт потреби на поставку товару вже після укладання договору про закупівлю товарів від 02.11.2023 № 23-48.
Отож, відповідно до пункту 6 Особливостей Замовник не мав права ділити предмет закупівлі на частини з метою уникнення проведення процедури закупівлі відкриті торги/використання електронного каталогу (у разі закупівлі товару), визначеної цими особливостями, чим порушив вимоги пункту 5 Особливостей.
Таким чином, в порушення частини десятої статті 3 Закону та пунктів 5 і 6 Особливостей, Замовник уклав договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель за ID: UA-2023-11-06-003160-a (договір про закупівлю товарів від 02.11.2023 № 23-48).
Отже, договір про закупівлю є нікчемним, оскільки Замовник уклав договір про закупівлю з порушенням вимог, визначених пунктом 5 Особливостей.
Усунення порушень
Звіт замовника від 27.12.2023
Надаємо документи про вжиті заходи щодо усунення виявлених порушень шляхом розірвання договору
Запити й пояснення
11.12.2023 · ДАСУ: Запит про надання пояснень
У межах проведення моніторингу процедури публічної закупівлі сиру кисломолочного жирністю 9% та сиру твердого жирністю 50% (інформацію опубліковано в електронній системі закупівель за номером UA-2023-11-06-003160-a) та відповідно до пунктів 6 та 11 статті 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», пункту 23 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджені Постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 №1178, частини п’ятої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі», підпунктів 2 та 9 пункту 6 Положення про Управління Західного офісу Держаудитслужби у Волинській області, затвердженого наказом Західного офісу Держаудитслужби від 22.02.2022 №113, постала потреба в отриманні пояснень (інформації та документів):
1. Відповідно до вимог пункту 14 Особливостей, закупівля здійснюється Замовником на підставі наявної потреби або у разі планової потреби наступного року. Запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель Замовника відповідно до статті 4 Закону.
Так, у жовтні 2023 року (процедура закупівлі без використання електронної системи ID: UA-2023-10-16-006496-a) укладено договір про закупівлю товарів від 12.10.2023 №23-27.2 (далі - Договір) з ФОП Філімоновим О.Л., де предметом Договору є сир кисломолочний жирністю 9% у кількості 355 кг та сир твердий жирністю 50% у кількості 150 кг, та відповідно до пункту 5.3 Договору: «Строк (термін) поставки Товару: з дати підписання цього Договору – до 31 грудня 2023 року.».
Замовнику надати пояснення з обов’язковим документальним підтвердженням повторної наявної потреби закупівлі без використання електронної системи у листопаді 2023 року 355 кг сиру кисломолочного жирністю 9% та 150 кг сиру твердого жирністю 50% у ФОП Філімонова О.Л., де строк поставки товару з дати підписання Договору від 02.11.2023 №23-48 до 31 грудня 2023 року?
2. Замовнику надати інформацію та відповідні документи на підставі яких здійснено обґрунтування розміру бюджетних призначень, технічних та якісних характеристик предмета закупівлі та визначено його очікувану вартість.
3. Яким чином та за якими критеріями здійснено оцінку можливих потенційних постачальників товару, що є предметом закупівлі, та вибрано для їх виконання саме фізичну особу-підприємця Філімонова Олександра Леонідовича (РНОКПП 3037511434), з яким укладено договір про закупівлю товарів від 02.11.2023 №23-48 без використання електронної системи закупівель?
4. Надати інформацію та її документальне підтвердження щодо надсилання запитів цінових пропозицій іншим учасникам ринку, окрім переможця та надати документальне підтвердження відповідей на них.
5. Замовнику надати пояснення та документальне підтвердження підстав наявності в специфікації Додатку від 02.11.2023 №01 до Договору про закупівлю товарів від 02.11.2023 №23-48 вимог до постачання, а саме: постачання товару здійснюється в заклад дошкільної освіти Нововолинської міської територіальної громади, в яких розміщені тимчасово переміщені особи, згідно Таблиці № 01 Розділу V «Умови поставки товару» Договору про закупівлю товарів від 10.02.2023 № 23-24.
Пояснення, інформацію та документи, щодо яких буде зазначено в поясненнях, та які обґрунтовують позицію замовника з поставленого(-их) питання(-нь), необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту.
Відповідно до норм статті 351-1 Кримінального кодексу України за перешкоджання діяльності органу державного фінансового контролю, зокрема за невиконання службовою особою законних вимог органу державного фінансового контролю, створення штучних перешкод у їх роботі, надання їм завідомо неправдивої інформації, встановлена кримінальна відповідальність.
14.12.2023 · Замовник: Відповідь
Відповідно до «Запиту про надання пояснень» в межах проведення моніторингу процедури публічної закупівлі сиру кисломолочного жирністю 9% та сиру твердого жирністю 50% (інформацію опубліковано в електронній системі закупівель за номером UA-2023-11-06-003160-а), управління освіти Нововолинської міської ради Волинської області повідомляє наступне.
Відповідно до розрахунку по КПКВК 0611010 до потреби кошторису видатків на 2023 рік по ЗДО потреба у видатках на продукти харчування становила 7 011 000,00 грн. по загальному фонду та 3 135 000,00 грн. по спеціальному фонду, всього 10 146 000,00 грн. Згідно з кошторисом на 2023 рік видатки на продукти харчування становили 4 065 000,00 грн. по загальному фонду і 3 135 000,00 грн. по спеціальному фонду, разом 7 200 000,00 грн. Різниця між запланованими та виділеними коштами на продукти харчування для ДЗО на 2023 рік становила 2 946 000, грн. У зв’язку з цим Управлінням освіти оголошено відкриті торги на закупівлю сиру кисломолочного жирністю 9% в кількості 4 500 кг та сиру твердого жирністю 50% в кількості 2 500 кг (ідентифікатор закупівлі UA-2023-01-10-005915-a) за результатами яких укладено відповідний договір з переможцем торгів ФОП Зайдловим А.М. Остання поставка сиру в рамках вищевказаного договору відбулась 09.10.2023р.
Відповідно до довідок про зміни до кошторису на 2023 рік № 115 від 19.07.2023р.; № 156 від 11.10.2023р.; № 188 від 22.11.2023р. на продукти харчування виділялись додаткові кошти по загальному фонду в сумі 500 000,00 грн.; 800 000,00 грн.; 650 000,00 грн. відповідно. В зв’язку з поступовим виділенням додаткових коштів на продукти харчування Управління освіти здійснювало їх закупівлю невеликими партіями, в межах виділених на це коштів.
Строк (термін) поставки товару відповідно до пункту 5.3. Договору від 12.10.2023р. № 23-27.2 визначено до 31.12.2023р., оскільки на момент укладення даного договору неможливо було точно визначити дату, по яку має вистачити замовленої кількості сиру у зв’язку з постійною зміною кількості дітей, які харчуються в закладах дошкільної освіти. Остання поставка сиру в рамках вищевказаного договору відбулась 06.11.2023р., що підтверджується відповідним реєстром видаткових накладних.
У листопаді 2023 року наявну потребу у закупівлі 355 кг сиру кисломолочного жирністю 9% та 150 кг сиру твердого жирністю 50% визначено на підставі заявок ЗДО, дані яких зведено у загальні заявки на 03.11.2023р.; 13.11.2023р.; 20.11.2023р.; 25.11.2023р. з урахуванням додатково виділених коштів на закупівлю продуктів харчування. Обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі здійснено на підставі стандартів, технічних умов, норм та положень, установлених: ДСТУ, Законами України та інших нормативно-правових актів, діючих на території України, які регулюють якість Товару, зокрема: ДСТУ 4421:2005 «Сири тверді» (український асортимент) (СODEX STAN С-1-1966–С-35-1978, NEQ); ДСТУ 4554:2006 «Сир кисломолочний»; Закону України «Про основні принципи та вимоги до безпечності та якості харчових продуктів» від 23 грудня 1997 року № 771/97-ВР; Закону України «Про дитяче харчування» від14.09.2006 №142-V; Закону України «Про безпечність та якість харчових продуктів» від 23.12.1997 № 771/97-ВР. Обґрунтування розміру бюджетних призначень здійснено на підставі примірного чотирьохтижневого меню на осінній період 2023 року та очікуваної вартості товару, яку визначено на підставі аналізу середніх цін на сир кисломолочний жирністю 9% та сир твердий жирністю 50% в мережі Інтернет», зокрема на сайтах Мінфіну та «Прозорро», а також порівнянням цінових пропозицій від ФОП Зайдлова А.М. та ФОП Філімонова О.Л., надісланих на усний запит уповноваженої особи Управління освіти. Оцінку можливих потенційних постачальників товару, що є предметом закупівлі, здійснено за критерієм наявності у них з Управління освіти позитивного досвіду співпраці, та вибрано для їх виконання саме ФОП Філімонова О.Л. з підстав найбільш економічно вигідної цінової пропозиції.
Посилання в специфікації Додатку від 02.11.2023р. № 01 до Договору про закупівлю товарів від 02.11.2023р. № 23-48 на тимчасово переміщених осіб та договір № 23-24 від 10.02.2023р. є технічною опискою.