Висновок
За результатами аналізу питання розміщення та оприлюднення Замовником інформації про закупівлю, а також правильності заповнення документів, що оприлюднюються відповідно до Закону встановлено порушення вимог пункту 8 частини шостої статті 40 Закону.
За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства у сфері публічних закупівель щодо визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, правомірності, обґрунтованості та наявності умов застосування переговорної процедури закупівлі, надання учасником-переможцем під час проведення переговорів документів, в тому числі щодо підтвердження відсутності підстав для відмови йому в участі у процедурі закупівлі – порушень не встановлено.
Зобов'язання
З огляду на встановлені порушення законодавства у сфері закупівель, керуючись статтею 2 та 5 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні» та статтею 8 Закону України «Про публічні закупівлі», Західний офіс Держаудитслужби зобов’язує здійснити заходи щодо недопущення у подальшому (зокрема, шляхом притягнення до відповідальності осіб, якими допущено порушення, проведення роз’яснювальної роботи, економічних навчань, тощо) порушення вимог пункту 8 частини шостої статті 40 Закону при розміщенні та оприлюдненні Замовником інформації про закупівлю, а також правильності заповнення документів, що оприлюднюються відповідно до Закону.
Протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про усунення порушення (порушень) законодавства у сфері публічних закупівель, викладених у висновку, або аргументовані заперечення до висновку, або інформацію про причини неможливості усунення виявлених порушень.
Констатуюча частина
Дата закінчення моніторингу: 07 вересня 2022 року.
Предметом аналізу закупівлі були питання: визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, правомірності, обґрунтованості та наявності умов застосування переговорної процедури закупівлі, розміщення та оприлюднення інформації про закупівлю, правильності заповнення документів, що оприлюднюються відповідно до Закону України від 25.12.2015 №922-VIII «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), надання учасником-переможцем під час проведення переговорів документів, в тому числі щодо підтвердження відсутності підстав для відмови йому в участі у процедурі закупівлі.
Під час моніторингу проаналізовано: річний план закупівель Славської селищної ради (далі – Замовник) на 2022 рік (UA-P-2022-07-19-000444-a), оприлюднені в електронній системі закупівель обґрунтування застосування переговорної процедури закупівлі, протокол розкриття тендерних пропозицій, протоколи уповноваженої особи №102 та №103 від 17.08.2022, повідомлення про намір укласти договір під час застосування переговорної процедури, опубліковані під час моніторингу Замовником інформацію та документи на запит органу державного фінансового контролю.
Ознаку порушення законодавства у сфері публічних закупівель, щодо якої спрацював автоматичний індикатор ризиків RISK-1-1 (використання переговорної процедури закупівлі за відсутності законодавчих підстав (двічі відмінені процедури відкритих торгів), а саме: замовник застосовує переговорну процедуру закупівлі, але в електронній системі закупівель не виявлено двох процедур відкритих торгів щодо придбання такого самого предмета закупівлі, у тому числі частково (за лотом), які були відмінені через відсутність достатньої кількості тендерних пропозицій) – не підтверджено, оскільки в електронній системі закупівель виявлено дві процедури відкритих торгів (UA-2022-06-08-003290-a та UA-2022-06-28-001108-a) щодо придбання такого самого предмета закупівлі, які були відмінені через відсутність достатньої кількості тендерних пропозицій.
Відповідно до пункту 8 частини шостої статті 40 Закону повідомлення про намір укласти договір про закупівлю повинно містити, зокрема, обґрунтування застосування переговорної процедури закупівлі, експертні, нормативні, технічні та інші документи, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі.
Водночас, проведеним моніторингом встановлено, що на порушення вимог пункту 8 частини шостої статті 40 Закону в опублікованому Замовником повідомленні про намір укласти договір (під час застосування переговорної процедури) не наведено обґрунтування застосування переговорної процедури закупівлі, що відповідає вищевказаній підставі (зазначено лише «Двічі відмінено процедуру відкритих торгів через недостатню кількість учасників»).
Усунення порушень
Звіт замовника від 14.09.2022
Щодо виявлених порушень повідомляємо наступне.
Замовником в електронну систему закупівель при оголошенні переговорної процедури закупівлі UA-2022-07-19-003483-a було завантажено сформовані електронною системою звіти про результати проведення процедури закупівлі UA-2022-06-08-003290-a від 24.06.2022 року та UA-2022-06-28-001108-a від 19.07.2022 року відповідно. Відтак, дані звіти підтверджують факт двократної відміни відкритих торгів у зв’язку з відсутністю достатньої кількості учасників, що є достатньою підставою в частині для проведення переговорної процедури, та як наслідок виконання вимог п.8 ч.6 ст.40 Закону, оскільки будь-які інші документи, які б підтверджували наявність умов застосування п.1 ч.2 ст. 40 Закону – законодавством взагалі не передбачені. Додатково звертаємо увагу, що у зв’язку із завершення процедури закупівлі, внесення будь-яких змін в частині завантаження чи документів чи внесення інших змін (крім інформації, що стосується виконання договору) є технічно неможливим.
Щодо притягнення до відповідальності посадових осіб, замовник вважає за необхідне звернути увагу на наступне.
Відповідно до ст. 23 Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування» особи, винні у порушенні законодавства про службу в органах місцевого самоврядування, притягуються до цивільної, адміністративної або кримінальної відповідальності згідно із законом.
За положеннями ст. 24 згаданого нормативного акту матеріальна шкода, завдана територіальній громаді незаконними рішеннями сільських, селищних, міських голів, голів районних у місті, районних та обласних рад, їх заступників, керівників управлінь, відділів, інших структурних підрозділів виконавчих органів місцевого самоврядування, діями чи бездіяльністю посадових осіб місцевого самоврядування при здійсненні ними своїх повноважень, відшкодовується за рахунок місцевого бюджету в порядку, встановленому законом.
Сільські, селищні, міські, районні у місті, районні та обласні ради, сільський, селищний, міський голова, голова районної у місті, районної та обласної ради мають право зворотної вимоги (регресу) до посадової особи місцевого самоврядування, яка заподіяла шкоду територіальній громаді, у розмірах і порядку, визначених законами України та статутами територіальних громад, прийнятими відповідно до законів України.
Проте, у зв’язку з відсутністю фактів заподіяння матеріальної шкоди, підстав для притягнення до адміністративної, цивільної чи кримінальної відповідальності відповідальної особи за проведення закупівлі немає.
В частині притягнення такої особи до дисциплінарної відповідальності замовник повідомляє, що відповідно до ст. 147 КЗпП за порушення трудової дисципліни до працівника може бути застосовано тільки один з таких заходів стягнення:1) догана; 2) звільнення.
Проте, питання щодо наявності підстав та прийняття рішення про накладення дисциплінарного стягнення на посадову особу може бути вирішено виключно керівником у порядку, передбаченому чинним законодавством.
Разом з тим, сформовані за результатами проведеного Західним офісом Держаудитслужби моніторингу висновки замовником будуть взяті до уваги в подальшій діяльності органу місцевого самоврядування у сфері публічних закупівель.
Запити й пояснення
31.08.2022 · ДАСУ: Про надання пояснень
Відповідно до статті 19 Конституції України, абзацу 2 статті 2, статті 5 Закону України від 26.01.1993 № 2939-ХІІ «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні» та частини п’ятої статті 8 Закону України від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), в межах здійснення Західним офісом Держаудитслужби моніторингу закупівлі за ID: UA-2022-07-19-003483-a, яка проводилась Славською селищною радою (далі – Замовник), виникла необхідність в отриманні пояснень.
Враховуючи вищенаведене, прошу надати пояснення з наступних питань:
1. Надати інформацію про те, яким чином та на підставі яких документів Замовником здійснено обґрунтування розміру бюджетного призначення, технічних та якісних характеристик предмета закупівлі та визначено його очікувану вартість.
2. Надати посилання на сторінку власного веб-сайту або офіційного веб-сайту головного розпорядника бюджетних коштів, на якому розміщено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі (у разі такого розміщення).
Під час моніторингу встановлено, що Замовником в електронній системі закупівель 17.08.2022 оприлюднено повідомлення про намір укласти договір, у якому умовою застосування переговорної процедури закупівлі вказано двічі відмінено процедуру відкритих торгів, через відсутність достатньої кількості тендерних пропозицій, визначеної цим Законом.
Згідно пункту 8 частини шостої статті 40 Закону повідомлення про намір укласти договір про закупівлю повинно містити таку інформацію, зокрема, обґрунтування застосування переговорної процедури закупівлі, експертні, нормативні, технічні та інші документи, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі.
Враховуючи вищенаведене, прошу надати пояснення з наступного питання:
3. Вказати причини не опублікування в електронній системі закупівель експертних, нормативних, технічних та інших документів, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі.
За вимогою частини шостої статті 17 Закону переможець процедури закупівлі у строк, що не перевищує десяти днів з дати оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю, повинен надати замовнику документи шляхом оприлюднення їх в електронній системі закупівель, що підтверджують відсутність підстав, визначених пунктами 2, 3, 5, 6, 8, 12 і 13 частини першої та частиною другою цієї статті.
Враховуючи вищенаведене, прошу надати пояснення з наступного питання:
4. Вказати, яким чином переможцем переговорної процедури закупівлі виконано вимогу частини шостої статті 17 Закону щодо надання Замовнику документів, що підтверджують відсутність підстав, визначених пунктами 2, 3, 5, 6, 8, 12 і 13 частини першої та частиною другою цієї статті. До інформації обов’язково долучити документальне підтвердження виконання переможцем ДП «Славське лісове господарство» вимог частини шостої статті 17 Закону.
Пояснення необхідно надати через інформаційно–телекомунікаційну систему закупівель «ProZorro» протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту. При цьому до пояснень необхідно долучити їх документальне підтвердження.
05.09.2022 · Замовник: ПОЯСНЕННЯ
Щодо поставлених питань замовник повідомляємо наступне.
1. В частині надання інформації про те, яким чином та на підставі яких документів Замовником здійснено обґрунтування розміру бюджетного призначення, технічних та якісних характеристик предмета закупівлі та визначено його очікувану вартість повідомляємо, що технічні та якісні характеристики предмета закупівлі розроблені відповідно до потреб замовника з урахуванням загальних характеристик печей та твердопаливних котлів, які використовуються для обігріву адміністративних приміщень та установ Славської селищної ради, з урахуванням ТУУ-00994207-005:2018.
Очікувана вартість предмету закупівлі визначена відповідно до Примірної методики визначення очікуваної вартості предмета закупівлі, яка затверджена наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 18.02.2020 р. № 275. А саме, було визначено потребу в товарах (номенклатура та кількісні показники – 637 м.куб) для забезпечення діяльності замовника, враховуючи норми витрат твердого палива, очікувана вартість закупівлі становить 1150422.00 грн.
Очікувана вартість була визначена, як добуток очікуваної ціни за одиницю (середньоринкову ціну на дані товари на кількість товару, що розраховується (планові показники (в л.) згідно з нормами) за такою формулою:
ОВмрц = Цод * V,
де: ОВмрц - очікувана вартість;
Цод - очікувана ціна за одиницю товару;
V - кількість (обсяг) товару, що закуповується.
Розмір бюджетного призначення визначений з урахуванням запланованих поточних видатків замовника в межах виділених кошторисних призначень.
2. Обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі оприлюднено на офіційному веб-сайті громади за посиланням https://gromada.org.ua/gromada/slavska/news/1662360261.
3. В частині неопублікування в електронній системі закупівель експертних, нормативних, технічних та інших документів, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі замовник просить звернути увагу на наступне.
Підставою для застосування переговорної процедури закупівлі визначено п.1 ч.2 ст. 40 Закону України «Про публічні закупівлі». Відтак, умовою для оприлюднення оголошення про проведення переговорної процедури закупівлі є факти відміни процедури відкритих торгів у звязку відсутністю достатньої кількості учсників.
Враховуючи положення п.1.ч.2 ст. 40 Закону України «Про публічні закупівлі» при опублікуванні оголошення про проведення переговорної процедури закупівлі: « ДК 021:2015:03410000-7: Деревина (паливна деревина для потреб адміністративних приміщень та установ Славської селищної ради)» (UA-2022-07-19-003483-a), в електронній системі закупівель замовником завантажено документи у форматі «.pdf», а саме – сформовані електронною системою звіт про результати проведення процедури закупівлі UA-2022-06-08-003290-a від 24.06.2022 року та звіт про результати проведення процедури закупівлі UA-2022-06-28-001108-a від 19.07.2022 року. Дані звіти свідчать про факти відміни процедури відкритих торгів (двічі) через подання для участі в торгах менше двох тендерних пропозицій (по кожній з вказаних процедур відкритих торгів). Відтак, зазначені документи в повному обсязі підтверджують наявність підстав (п.1.ч2. ст40 Закону) для застосування переговорної процедури закупівлі.
4. В частині виконання ДП «Славське лісове господарство» ч.6 ст. 17 Закону України «Про публічні закупівлі» повідомляємо наступне.
Під час проведення переговорної процедури закупівлі учасник/учасники у зв’язку з особливостями даного виду процедури закупівлі позбавлені технічної можливості завантажувати в електронну систему закупівель будь-які документи, в тому числі й ті, що передбачені ч.6 ст. 17 Закону.
Відтак, спосіб надання таких документів визначено замовником наступним чином – учасник переговорної процедури закупівлі повинен був в довільній формі підтвердити відсутність згаданих підстав (шляхом надання відповідного листа, довідки тощо). Як наслідок, учасник надав лист-довідку від 17.08.2022 року №374 (додається на 1 арк.). При цьому замовник залишив за собою право перевірити за наявності відповідних технічних можливостей достовірність наданої учасником інформації, яка містилася на момент прийняття рішення про намір укласти договір у відповідних реєстрах у формі відкритих даних.
09.09.2022 · Замовник: Роз'яснення щодо висновку
07.09.2022 року Західним офісом Держаудитслужби оприлюднено висновки за результатами проведення моніторингу по закупівлі UA-2022-07-19-003483-a.
Зокрема, у висновках зазначено, що «Відповідно до пункту 8 частини шостої статті 40 Закону повідомлення про намір укласти договір про закупівлю повинно містити, зокрема, обґрунтування застосування переговорної процедури закупівлі, експертні, нормативні, технічні та інші документи, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі. Водночас, проведеним моніторингом встановлено, що на порушення вимог пункту 8 частини шостої статті 40 Закону в опублікованому Замовником повідомленні про намір укласти договір (під час застосування переговорної процедури) не наведено обґрунтування застосування переговорної процедури закупівлі, що відповідає вищевказаній підставі (зазначено лише «Двічі відмінено процедуру відкритих торгів через недостатню кількість учасників»)».
Підставою для проведення закупівлі UA-2022-07-19-003483-a визначено п.1 ч.2 ст. 40 Закону, відповідно до якого переговорна процедура закупівлі застосовується замовником як виняток у разі якщо було двічі відмінено процедуру відкритих торгів, у тому числі частково (за лотом), через відсутність достатньої кількості тендерних пропозицій, визначеної цим Законом.
За таких умов, наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі, (в розумінні п.8 ч.6 ст.40 Закону) повинно підтверджуватися документами (експертними, нормативними, технічними та ін.), які б свідчили про відміну процедури відкритих торгів (двічі) у зв’язку з недостатньою кількістю учасників. Такими документами можуть бути лише сформовані електронною системою закупівель звіти про результати проведення процедур відкритих торгів, що не відбулися, оскільки будь-які інші документи, які б підтверджували наявність умов застосування п.1 ч.2 ст. 40 Закону – законодавством взагалі не передбачені. Відтак, замовником в електронну систему закупівель при оголошенні переговорної процедури закупівлі UA-2022-07-19-003483-a було завантажено сформовані електронною системою звіти про результати проведення процедури закупівлі UA-2022-06-08-003290-a від 24.06.2022 року та UA-2022-06-28-001108-a від 19.07.2022 року відповідно, а
З урахуванням викладеного, керуючись абз.1 ч.8 ст. 8 Закону України «Про публічні закупівлі», просимо роз’яснити (з посиланням на відповідні нормативні документи), на підставі яких критеріїв Західний офісом Держаудитслужби сформовано висновок про невідповідність обґрунтування застосування переговорної процедури закупівлі UA-2022-07-19-003483-a вимогам п.8 ч.6 ст. 40 Закону.