Висновок
За результатами аналізу питання відповідності вимог тендерної документації вимогам Закону установлено порушення вимог абзацу третього частини першої статті 25, пунктів 2, 14 та 19 частини другої статті 22, частини третьої та п’ятої статті 17 Закону.
За результатами аналізу питання розгляду тендерної пропозиції установлено порушення абзацу третього пункту 1, абзацу третього пункту 3 частини першої статті 31 Закону.
За результатами аналізу питання своєчасності укладання договору про закупівлю та його оприлюднення установлено порушення вимог пункту 10 частини першої статті 10 Закону.
За результатами аналізу питань дотримання Замовником законодавства у сфері публічних закупівель щодо визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, оприлюднення інформації про закупівлю, відповідності умов договору про закупівлю умовам тендерної пропозиції переможця – порушень не встановлено.
Зобов'язання
З огляду на встановлені порушення законодавства у сфері закупівель, керуючись статтею 2 та 5 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», Управління Північно-східного офісу Держаудитслужби в Сумській області зобов’язує здійснити заходи щодо розірвання договору з дотриманням положень Господарського кодексу України та Цивільного кодексу України, та протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про усунення порушення (порушень) законодавства у сфері публічних закупівель, викладених у висновку, або аргументовані заперечення до висновку, або інформацію про причини неможливості усунення виявлених порушень.
Констатуюча частина
Дата закінчення моніторингу: 04 жовтня 2021 року.
Предметом аналізу були питання: визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, оприлюднення інформації про закупівлю, відповідності вимог тендерної документації вимогам Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), розгляду тендерної пропозиції, своєчасності укладання договору про закупівлю та його оприлюднення, відповідності умов договору про закупівлю умовам тендерної пропозиції переможця.
Під час моніторингу проаналізовано: річний план закупівель комунального закладу Тростянецької міської ради «Тростянецька публічна бібліотека» (далі – Замовник) на 2021 рік, оголошення про проведення відкритих торгів, тендерну документацію, затверджену рішенням уповноваженої особи Замовника від 16.06.2021, реєстр отриманих пропозицій, протокол розкриття тендерних пропозицій від 05.07.2021, тендерну пропозицію приватного підприємства фірми «СІМ» (далі – ПФ «СІМ»), протокол щодо прийняття рішення уповноваженою особою Замовника від 06.07.2021 № 5, повідомлення про намір укласти договір від 06.07.2021, договір від 23.07.2021 № 50.
Відповідно до пункту 27 частини першої статті 1 Закону капітальний ремонт приміщення є роботами. В оголошенні про проведення відкритих торгів Замовник визначив вид предмета закупівлі – роботи, при цьому тендерну документацію склав на закупівлю послуг, про що свідчать окремі положення тендерної документації та проект договору.
За результатами моніторингу установлено, що Замовник в оголошенні про проведення відкритих торгів та в пункті 2 розділу ІІІ тендерної документації визначив розмір забезпечення тендерної пропозиції у сумі 14820,00 грн, що перевищує 0,5 % очікуваної вартості закупівлі (494 000,00 грн), чим порушив вимоги абзацу третього частини першої статті 25 Закону, яким визначено, що забезпечення тендерної пропозиції не може перевищувати 0,5 відсотків від очікуваної вартості закупівлі у разі проведення тендеру/ спрощеної закупівлі на закупівлю робіт.
За результатами моніторингу установлено, що на порушення вимог пунктів 14 та 19 частини другої статті 22 Закону Замовник у тендерній документації не зазначив кінцевий строк подання тендерних пропозицій, опис та приклади формальних (несуттєвих) помилок, допущення яких учасниками не призведе до відхилення їх тендерних пропозицій.
Також установлено, що Замовник на порушення вимог пункту 2 частини другої статті 22, частини третьої та п’ятої статті 17 Закону у додатку 3 до тендерної документації встановив вимогу щодо надання учасником довідки в довільній формі за власноручним підписом уповноваженої особи учасника та завірену печаткою для підтвердження учасниками торгів відсутності підстав, визначених пунктами 2, 3, 4, 8, 9, 11 частини першої статті 17 Закону у той час, як замовники не повинні вимагати від учасників документального підтвердження публічної інформації, що оприлюднена у формі відкритих даних згідно із Законом України «Про доступ до публічної інформації» та/або міститься у відкритих єдиних державних реєстрах, доступ до яких є вільним, або публічної інформації, що є доступною в електронній системі закупівель.
Також, за результатами моніторингу установлено, що відповідно до пункту 1 розділу ІІІ тендерної документації Замовника усі документи (довідки, інформаційні довідки, листи тощо), які складаються безпосередньо учасником та завантажуються в електронну систему закупівель, повинні бути складені на фірмовому бланку та містити: номер та дату, посаду, прізвище, ініціали та власноручний підпис уповноваженої особи, а також відбитки печатки.
Також у пункті 2 розділу V тендерної документації Замовник встановив вимогу, що усі сторінки тендерної пропозиції учасника процедури закупівлі, які містять інформацію, повинні містити підпис уповноваженої посадової особи учасника процедури закупівлі, а також відбитки печатки учасника.
При цьому, у складі тендерної пропозиції ПФ «СІМ» містяться документи, зокрема: довідка про відсутність підстави передбаченої пунктом 13 частини першої статті 17 Закону (файл - Довідка про відсутність заборгованості додаток 1 п1,5.doc), довідка про відсутність підстави передбаченої пунктом 10 частини першої статті 17 Закону (файл - Довідка про не застосовано санкцію додаток 1 п1,3.doc), лист-гарантія підтвердження згоди з умовами проекту договору про закупівлю (файл - Лист-гарантія підтвердження відповідності пропозиції додаток 1 р4.doc), лист-згода на обробку даних (файл - Лист згода.docm), довідка, яка містить відомості про підприємство (файл - Довідка, яка містить відомості про підприємство.doc), довідка про відсутність підстави передбаченої пунктом 6 частини першої статті 17 Закону (файл - довідка щодо кримінальної відповідальності додаток 1 п1,1.doc), довідка щодо чинної ліцензії (файл - Довідка про дозвільний документ(ліцензія) додаток 1 р 4.doc), в яких відсутні номер та дата, підпис уповноваженої посадової особи учасника процедури закупівлі, а також відбитки печатки учасника, що не відповідає вимогам пункту 1 розділу ІІІ, пункту 2 розділу IV тендерної документації Замовника.
Однак, на порушення вимог абзацу третього пункту 1 частини першої статті 31 Закону Замовник не відхилив тендерну пропозицію учасника ПФ «СІМ» через його невідповідність встановленим абзацом першим частини третьої статті 22 цього Закону вимогам до учасника відповідно до законодавства та визначив його переможцем торгів.
Також, за результатами моніторингу установлено, що ПФ «СІМ», як переможець торгів, не надав документів згідно додатку 3 до тендерної документації Замовника, що підтверджують відсутність підстав, установлених пунктом 6, 12, 13 частини першої та частиною другою статті 17 Закону.
Однак, на порушення вимог абзацу третього пункту 3 частини першої статті 31 Закону Замовник не відхилив тендерну пропозицію переможця процедури закупівлі ПФ «СІМ» у зв'язку з ненаданням ним у спосіб, зазначений в тендерній документації, документів, що підтверджують відсутність підстав, установлених статтею 17 цього Закону, та уклав з ним договір від 23.07.2021 № 50.
Крім того, установлено, що Замовник в електронній системі закупівель не оприлюднив додатки до договору про закупівлю від 23.07.2021 № 50, чим порушив вимоги пункту 10 частини першої статті 10 Закону.
Усунення порушень
Звіт замовника від 13.10.2021
За результатами моніторингу UA–M-2021-09-23-000034 у закупівлі «Капітальний ремонт приміщення бібліотеки-філії КЗ ТМР "Тростянецька публічна бібліотека" в с. Солдатське Охтирського району Сумської області» код ДК 021:2015:45453000-7-Капітальний ремонт і реставрація, (ідентифікатор закупівлі UA-2021-06-16-001094-а) Замовник має право протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення органом державного фінансового контролю висновку про моніторинг оприлюднити (подати) інформацію про причини. У висновку Управління Північно-східного офісу Держаудитслужби в Сумській області вказано, що в складі тендерної пропозиції в пункті 2 розділу ІІІ тендерної документації визначено розмір забезпечення тендерної пропозиції у сумі 14820 грн., стосовно цього повідомляємо, що при подачі тендерних пропозицій ніхто з учасників не заперечував та не оскаржував вищевказану суму.
Згідно п. 14 та 19 частини другої статті 22 Закону зазначено, що кінцевий строк подання тендерних пропозицій визначаються електронною системою закупівель автоматично, опис та приклади формальних (несуттєвих) помилок, допущення яких учасниками не призведе до відхилення їх тендерних пропозицій не є суттєвим порушенням так як при розгляді тендерних пропозицій таких моментів не виникало. У додатку 3 до тендерної документації визначених пунктами 2, 3, 4, 8, 9, 11 ст. 17 Закону зазначено, що Учасник надає довідки в довільній формі або Замовник самостійно перевіряє інформацію. Під час розгляду пропозицій щодо визначення переможця, Замовник перевірив інформацію самостійно. При подачі Учасником тендерної документації, яка була подана без печатки та підпису уповноваженої особи, але враховуючи вимоги Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» ПП Фірма «СІМ» був накладений КЕП, чим він і підтвердив свої пропозиції.
На Вашу вимогу щодо Замовник в електронній системі закупівель не оприлюднив додатки до договору від 23.07. 2021 №50, доводимо до відома, що цю вимогу виправлено, додатки до договору оприлюднено в системі закупівель.
Окрім того повідомляємо, що допущені помилки були проведені на етапі оприлюднення інформації та проведення закупівлі і могли бути усунені на вказаних етапах. Водночас станом на сьогодні вказані порушення не становлять негативного впливу на бюджет та не можуть бути усунені замовником: договір від 23.07.2021 року № 50 укладений з Приватне підприємство Фірма «СІМ» - виконаний, роботи завершені, Акт № 1 приймання виконаних будівельних робіт від 13.10.2021 року прийнятий і підписаний. Відповідно до норм Цивільного кодексу України та Господарського кодексу України з урахуванням особливостей, визначених Законом України «Про публічні закупівлі». Сьогодні діють цивільно-правові та господарсько-правові відносини між Замовником та Постачальником, тому, на даному етапі вказані моменти не можуть бути усунені, однак, у наступних, подальших закупівлях уповноваженою особою будуть враховані вказані зауваження та візьмуться до уваги дані автоматичних індикаторів ризику.