Висновок
За результатами аналізу відповідності переможця установленим вимогам до учасника установлено порушення вимог пунктів 1 та 2 частини 8 статті 40 Закону.
За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства у сфері публічних закупівель щодо визначення предмета закупівлі, наявності умов для застосування переговорної процедури, відображення закупівлі у річному плані, оприлюднення інформації щодо закупівлі, визначення під час проведення переговорів вимог до учасника процедури закупівлі, своєчасність укладання договору про закупівлю та його оприлюднення - порушень не встановлено.
Зобов'язання
З огляду на встановлені порушення законодавства у сфері закупівель, керуючись статтями 2 та 5 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», Управління Західного офісу Держаудитслужби в Тернопільській області зобов’язує здійснити заходи щодо усунення виявлених порушень у встановленому законодавством порядку, зокрема, шляхом припинення зобов’язання за договором від 23.09.2020 №127 відповідно до норм частини 2 статті 202 Господарського кодексу України, з дотриманням положень Господарського кодексу України і Цивільного кодексу України, та протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про усунення порушення (порушень) законодавства у сфері публічних закупівель, викладених у висновку, або аргументовані заперечення до висновку, або інформацію про причини неможливості усунення виявлених порушень.
Констатуюча частина
Предметом аналізу були питання: визначення предмета закупівлі, наявність умов для застосування переговорної процедури, відображення закупівлі у річному плані, оприлюднення інформації щодо закупівлі, визначення під час проведення переговорів вимог до учасника процедури закупівлі, а також відповідність переможця установленим вимогам до учасника, своєчасність укладання договору про закупівлю та його оприлюднення.
Під час моніторингу проаналізовано: річний план закупівель на 2020 рік, протокол щодо прийняття рішення уповноваженої особи від 26.08.2020 №35, від 27.08.2020 №37, протокол проведення попередніх переговорів між відділом освіти Білецької сільської ради та ФОП Заєць Ольгою Степанівною (далі – ФОП Заєць О.С.) від 27.08.2020 №36, повідомлення про намір укласти договір під час застосування переговорної процедури від 28.08.2020, договір про закупівлю від 23.09.2020 за №127, пояснення із долученими документами Замовника від 19.10.2020 та 21.10.2020, отримані через електронну систему закупівель.
За результатами моніторингу наявності умов для застосування переговорної процедури встановлено, що переговорна процедура закупівлі, Замовником проводилася відповідно до пункту 1 частини 2 статті 40 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), а саме: якщо було двічі відмінено процедуру відкритих торгів, у тому числі частково (за лотом), через відсутність достатньої кількості тендерних пропозицій, визначених цим Законом. При цьому предмет закупівлі, його технічні та якісні характеристики, а також вимоги до учасника процедури закупівлі не повинні відрізнятися від вимог, що були визначені замовником у тендерній документації.
Моніторингом установлено, що відповідно до наданих пояснень із долученими документами від 19.10.2020 та 21.10.2020, Замовником листом від 27.08.2020 №5-уо надіслано ФОП Заєць О.С. запрошення щодо участі у переговорній процедурі закупівлі. При цьому, у листі наголошено, що відповідно до пункту 1 частини другої статті 40 Закону, якщо замовником було двічі відмінено процедуру відкритих торгів, через відсутність достатньої кількості тендерних пропозицій і при цьому предмет закупівлі, його технічні та якісні характеристики, а також вимоги до учасника процедури закупівлі не відрізняються від вимог, що були визначенні у тендерній документації, просимо надати пакет документів згідно умов закупівлі, що була оголошена на електронному авторизованому майданчику ID: UA-2020-03-19-003541-b та UA-2020-04-06-000793-b.
Так, згідно додатку 2 до тендерної документації закупівель ( UA-2020-03-19-003541-b та UA-2020-04-06-000793-b), Замовником встановлено вимогу щодо надання у складі тендерної пропозиції учасників довідки у довільній формі про робітників, що будуть залучені до виконання цієї закупівлі, з зазначенням посади, досвіду, номерів особистих медичних книжок та дати проведення останнього медичного огляду та довідки у довільній формі про наявність матеріально-технічної бази.
Однак, моніторингом відповідності переможця установленим вимогам, відповідно до наданих Замовником пояснень із долученими документами від 19.10.2020 та 21.10.2020, установлено, що у складі пропозиції учасника переговорної процедури закупівель ФОП Заєць О.С., відсутня довідка у довільній формі про робітників, що будуть залучені до виконання цієї закупівлі, з зазначенням посади, досвіду, номерів особистих медичних книжок та дати проведення останнього медичного огляду та довідка у довільній формі про наявність матеріально-технічної бази.
Разом з тим, Замовником в порушення вимог пунктів 1 та 2 частини 8 статті 40 Закону переговорну процедуру закупівлі не відмінено.
Усунення порушень
Звіт замовника від 02.11.2020
Укладено додаткову угоду про розірвання Договору № 127 (послуги з харчування учнів)
Оцінка ДАСУ від 03.12.2020
порушення усунуто
Запити й пояснення
13.10.2020 · ДАСУ: Запит про надання пояснення
У межах проведення моніторингу закупівлі по предмету «Кейтерингові послуги (Послуги з організації шкільного харчування), ДК 021:2015: 55520000-1 — Кейтерингові послуги», (інформацію про закупівлю опубліковано в інформаційно-телекомунікаційній системі закупівель Prozorro за номером ID: UA-2020-08-28-004757-b), та відповідно до пунктів 6 та 11 статті 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», частини п’ятої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» (зі змінами, далі - Закон), виникла потреба в отриманні пояснення з документальним підтвердженням.
Так, відповідно до частини третьої статті 40 Закону, Замовник під час проведення переговорів вимагає від учасника надати підтвердження про відсутність підстав для відмови йому в участі у процедурі закупівлі відповідно до частини першої статті 17 цього Закону.
На підтвердження цієї вимоги надайте інформацію з документальним підтвердженням (протоколи переговорів, листи, запрошення на переговори, тощо), про встановлені вимоги до учасника ФОП Заєць О.С. ), зокрема, технічні, якісні та кількісні характеристики предмета закупівлі, у тому числі відповідна технічна специфікація, кваліфікаційні критерії, вимоги про відсутність підстав для відмови йому в участі у процедурі закупівлі відповідно до частини першої статті 17 цього Закону.
Окрім цього, прошу надати :
- копію поданої пропозиції (усіх сторінок) учасника ФОП Заєць О.С., в тому числі супровідного листа з відміткою замовника про отримання, в якому замовник повідомив про намір укласти договір за результатами застосування вищевказаної переговорної процедури закупівель;
- копію протоколу засідання тендерного комітету щодо прийняття рішення про проведення переговорної процедури закупівель.
Пояснення з документальним підтвердженням надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту.
19.10.2020 · Замовник: Відповідь на запит від 13.10.2020
Станом на 26.08.2020 року, враховуючи ті обставини, що Замовником було відмінено дві процедури закупівлі за предметом «Послуги з організації шкільного харчування за кодом ДК 021:2015: 55520000-1 Кейтерингові послуги» (ID: UA-2020-03-19-003541-b та ID: UA-2020-04-06-000793-b) через відсутність достатньої кількості учасників, уповноваженою особою було прийнято рішення застосувати, як виняток, переговорну процедуру закупівлі, відповідно до п.1 ч.2 статті 40 Закону України «Про публічні закупівлі» №922-VIII від 25.12.2015 року (зі змінами). Протокол від 26.08.2020 № 35 додається.
Враховуючи вищенаведене, надавачем послуг з організації шкільного харчування відповідно до пункту 1 частини 2 статті 40 Закону України «Про публічні закупівлі» може бути застосована переговорна процедура закупівлі, яка для укладення договору з обраним учасником вимагає проведення з ним переговорів. Запрошення від 27.08.2020 учасника на переговори додається.
Учасником, на переговорах з замовником, підтверджено можливість надання послуг з організації шкільного харчування за кодом ДК 021:2015: 55520000-1 Кейтерингові послуги, у 2020 році для Замовника в кількості 16 426 порцій на очікувану вартість закупівлі послуг у 2020 році становить 328 520 грн. Протокол від 27.08.2020 №36 додається.
Для встановлення підстав щодо застосування переговорної процедури закупівлі за предметом «Послуги з організації шкільного харчування за кодом ДК 021:2015: 55520000-1 Кейтерингові послуги», прийняття рішення про намір укласти договір та для затвердження обґрунтування застосування переговорної процедури закупівлі уповноваженою особою прийнято відповідне рішення. Протокол від 27.08.2020 № 37 додається.
Крім того, надаю усі запитувані документи, що стосуються вищевказаної закупівлі.
21.10.2020 · ДАСУ: Запит про надання пояснень документів
У межах проведення моніторингу закупівлі по предмету «Кейтерингові послуги (Послуги з організації шкільного харчування), ДК 021:2015: 55520000-1 — Кейтерингові послуги», (інформацію про закупівлю опубліковано в інформаційно-телекомунікаційній системі закупівель Prozorro за номером ID: UA-2020-08-28-004757-b), та відповідно до пунктів 6 та 11 статті 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», частини п’ятої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» (зі змінами, далі - Закон), виникла потреба в отриманні пояснення з документальним підтвердженням.
Опрацювавши відповідь Замовника від 19.10.2020 та долучені до неї документи, з’ясовано, що ФОП Заяць О.С., листом від 04.09.2020 за №1, подано уповноваженій особі із закупівель документи. При цьому, у вказаному листі зазначено на 34 аркушах.
Замовником завантежено в інформаційно-телекомунікаційну систему закупівель Prozorro лист ФОП Заяць О.С. від 04.09.2020 за №1 та 26 сканованих сторінок, поданих ФОП Заяць О.С.
У зв’язку з чим, прошу вказати, чи всі документи подані ФОП Заяць О.С. завантажено на запит Управління Західного офісу Держаудитслужби в Тернопільській області від 13.10.2020 ? Якщо ні, просимо їх подати.
Пояснення з документальним підтвердженням необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту.
21.10.2020 · Замовник: Відповідь на запит від 21.10.2020
Уповноваженою особою Відділу освіти 04.09.2020 було отримано від ФОП Заяць О.С. усі необхідні документи на 34 аркушах. Серед цих 34 аркушів наданих документів містяться 4 документи двостороннього типу. Отже, надані документи складають 38 сторінок.
На Ваш запит від 13.10.2020 надано 26 сторінок документів (крім супровідного листа від Заяць О.С.).
38 – 26 = 12 сторінок, на яких містяться копії договорів по аналогічному предмету закупівлі за 2018 та 2019 роки.
Інформую Вас, що відповідно до Тендерної документації на закупівлю за предметом «Послуги з організації шкільного харчування за кодом ДК 021:2015: 55520000-1 Кейтерингові послуги» у Переліку документів, які вимагаються для підтвердження відповідності пропозиції учасника кваліфікаційним та іншим вимогам замовника, зазначено вимогу до учасника подати довідку у довільній формі з інформацією про досвід виконання аналогічного договору по даному предмету закупівлі (за два останніх календарних роки). Довідку у сканованому вигляді Вам надано, а копії договорів надаю з цією відповіддю (додатки на 12 сторінках).
30.10.2020 · Замовник: Звернення по висновку від 27.10.2020
На Ваш висновок від 27.10.2020 про усунення виявлених порушень повідомляю наступне.
ФОП Заяць О.С. надала 04.09.2020 усі необхідні документи, які вимагались для підтвердження відповідності пропозиції учасника вимогам замовника. Замовником не встановлювалась форма, за якою необхідно скласти і заповнити інформацію про працівників. Крім того, про набутий досвід роботи даних працівників у сфері харчування свідчить їх робота у Великоглибочецькій ЗОШ протягом попередніх років та відсутність скарг зі сторони учнів.
Уся необхідна замовнику інформація надана, більше того, підтверджена відповідними документами. Разом з тим, розірвання договору із ФОП Заяць О.С. призведе до припинення надання послуг з харчування дітей, що спричинить зрив освітнього процесу, поставить під загрозу здоров’я учнів навчального закладу та сприятиме виникненню соціальної напруги серед жителів громади.
Як, в даному випадку, уникнути негативних наслідків після розірвання договору, враховуючи обмежений термін для проведення відповідної процедури закупівлі?