Висновок
За результатами аналізу питання розгляду тендерних пропозиції, встановлено порушення вимог пунктів 2 та 4 частини першої статті 30 Закону.
За результатами аналізу питань дотримання Замовником законодавства у сфері публічних закупівель щодо визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, відповідності вимог тендерної документації вимогам Закону, розгляду тендерної пропозиції учасника, оприлюднення інформації про закупівлю, укладення договору закупівлі – порушень не встановлено.
Зобов'язання
З огляду на встановлені порушення законодавства у сфері закупівель, керуючись статтею 2 та 5 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», Західний офіс Держаудитслужби зобов’язує здійснити заходи щодо усунення виявлених порушень у встановленому законодавством порядку, зокрема, вжити заходів щодо розірвання договору та протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про усунення порушення (порушень) законодавства у сфері публічних закупівель, викладених у висновку, або інформацію про причини неможливості усунення виявлених порушень.
Констатуюча частина
Предметом аналізу закупівлі були питання: визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, оприлюднення інформації щодо закупівлі, відповідності вимог тендерної документації вимогам Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), розгляду тендерних пропозицій, своєчасності укладання договору про закупівлю та його оприлюднення, відповідності умов договору умовам тендерної пропозиції переможця.
Під час моніторингу проаналізовано: річний план закупівель на 2019 рік, оголошення про проведення відкритих торгів, тендерну документацію, реєстр отриманих тендерних пропозицій, тендерну пропозицію Фізичної особи-підприємця Черепанин Любомира Ярославівна (далі - ФОП Черепанин Любомира Ярославівна), протокол розгляду тендерних пропозицій від 03.01.2020, повідомлення про намір укласти договір від 03.01.2020, договір № 1 від 15.01.2020, додаткова угода № 1 від 21.01.2020 про внесення змін до договору № 1 від 15.01.2020.
Проведеним моніторингом встановлено, що пунктом 1 Розділу 3 тендерної документації передбачено, що під час використання електронної системи закупівель з метою подання тендерних пропозицій і здійснення їх оцінки документи та дані створюються та подаються з урахуванням вимог Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг».
При поданні документів на порушення пункту 1 розділу 3 тендерної документації учасником ФОП Черепанин Любомира Ярославівна не накладено на тендерну пропозицію електронний цифровий підпис, як передбачено статтею 6 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг».
На порушення пункту 4 частини першої статті 30 Закону Замовник не відхилив тендерну пропозицію учасника ФОП Черепанин Любомира Ярославівна, яка не відповідала умовам тендерної документації.
Відповідно до умов тендерної документації (Додаток 2) Замовником встановлено вимогу щодо надання переліку документів (пункти 2, 4, 7, 8, 12, 13), які вимагаються для підтвердження відповідності пропозиції учасника кваліфікаційним та іншим вимогам Замовника.
Зокрема, учаснику необхідно було подати: статут або інший установчий документ (для юридичних осіб) або документ, що засвідчує рід діяльності, який відповідає запиту замовника (для фізичних осіб), довідку ЄДРПОУ, видана органами статистики /відомості з ЄДРПОУ (для юридичних осіб), або відомості про визначення класифікаційних даних (для фізичних осіб-підприємців), свідоцтво про реєстрацію платника податку / витяг з реєстру платників податку, довідку про взяття на облік платника податку /витяг з єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців, інформацію в довільній формі за власноручним підписом уповноваженої особи учасника та завірену печаткою, про внесення потужностей (об’єктів) учасника та їх операторів, що здійснюють діяльність з виробництва та /або обігу харчових продуктів в державний реєстр потужностей операторів ринку на офіційному веб-сайті Держпродспоживслужби України, лист – пояснення від Учасника, про законодавчі підстави ненадання тих чи інших документів, передбачених тендерною документацією (у разі наявності таких підстав).
Учасником ФОП Черепанин Любомира Ярославівна у складі своєї тендерної пропозиції не надано вищевказаних документів, які передбачені пунктами 2, 4, 7, 8, 12, 13 Додатку 2 тендерної документації.
Однак, Замовником в порушення пункту 4 частини 1 статті 30 Закону не відхилено тендерну пропозицію Учасника ФОП Черепанин Любомира Ярославівна, що не відповідала умовам тендерної документації.
Згідно частини 3 статті 17 Закону переможець торгів у строк, що не перевищує п’яти днів з дати оприлюднення на веб-порталі Уповноваженого органу повідомлення про намір укласти договір, повинен надати замовнику документи, що підтверджують відсутність підстав, визначених пунктами 2, 3, 5, 6 і 8 частини першої цієї статті.
Вимога щодо надання у строк, що не перевищує 5 (п’ять) днів з дати оприлюднення на веб-порталі Уповноваженого органу повідомлення про намір укласти договір, оригіналу або завіреної копії документа, виданого відповідним органом, з інформацією про те, що фізичну особу, яка є переможцем, не було засуджено за злочин, вчинений з корисливих мотивів, оригіналу або (нотаріально завіреної) копії довідки про відсутність заборгованості із сплати податків і зборів (обов’язкових платежів), виданої відповідним органом Державної фіскальної служби, міститься також у тендерній документації (Додаток 2).
Аналізом встановлено, що на порушення вимог тендерної документації, переможцем торгів ФОП Черепанин Любомира Ярославівна у складі своєї тендерної пропозиції не надано вказаних документів. Однак, Замовник на порушення пункту 2 частини 1 статті 30 Закону не відхилив пропозицію цього учасника, а уклав договір від 15.01.2020 року № 1 на суму 576 383,80 гривень.
Усунення порушень
Оцінка ДАСУ від 19.08.2020
Замовником усунено порушення шляхом розірвання договору.
Запити й пояснення
18.03.2020 · Замовник: Прохання про перегляд висновку.
Тендерним комітетом ССШ І-ІІІ ст. № 4 був розглянутий висновок про результати моніторингу даної закупівлі, проведеного відповідно до наказу Західного офісу Держаудитслужби від 03.03.2020 № 48.
Користуючись правом одноразово звернутись через систему за роз’ясненням щодо висновку, хочемо висловити ряд міркувань та пояснити мотиви, якими керувався тендерний комітет при розгляді тендерної пропозиції ФОП "Черепанин Л. Я" та прийнятті рішення про визнання її переможцем торгів.
1. Щодо застосування електронно-цифрового підпису ФОП "Черепанин Л. Я" при поданні тендерної пропозиції.
Тендерний комітет не погоджується з даним зауваженням, оскільки пунктом 1 Розділу 3 тендерної документації передбачено, що під час використання електронної системи закупівель з метою подання тендерних пропозицій і здійснення їх оцінки документи та дані створюються та подаються з урахуванням вимог Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг". Жодним чином немає прямої вказівки для учасників "накласти ЕЦП". Електронний цифровий підпис може використовуватися для ідентифікації автора. (ст. 6 Закону "Про електронні документи та електронний документообіг") Тобто не обов'язково. Основне призначення електронного цифрового підпису – це ідентифікація учасника.
Електронна система закупівель містить різні способи ідентифікації учасника, а також технічні стандарти забезпечують збереження та належний захист усієї інформації, що надходить від учасників, саме тому для забезпечення ідентифікації учасника використання електронного цифрового підпису не є обов'язковим в усіх випадках.
Опосередковано це підтверджує і наказ МЕРТУ № 490 від 22.03.2016 р. , в якому прямо визначені форми документів , на які накладається електронний цифровий підпис.
Саме тому тендерна пропозиція, що містить істотні умови договору і виражає намір особи, яка її зробила, вважає себе зобов'язаною у разі її прийняття, не може бути відхилена на підставі відсутності електронного цифрового підпису.
З огляду на те, що подані учасниками пропозиції автоматично допускаються до оцінки, замовник відхиляє тендерні пропозиції виключно з підстав, передбачених у ст. 30 Закону про публічні закупівлі. Зокрема, у разі, якщо тендерна пропозиція не відповідає умовам тендерної документації. З цього слідує, що сама по собі відсутність ЕЦП учасника не є підставою для відхилення його тендерної пропозиції, крім випадків, якщо така вимога встановлена в ТД (а такої прямої вимоги в ТД немає)
2. Щодо зауважень аудитора про відсутність переліку документів (пункти 2, 4, 7, 8, 12, 13 додатку 2), які вимагаються для підтвердження відповідності пропозиції учасника кваліфікаційним та іншим вимогам Замовника.
Вважаємо, що поданого пакету документів було цілком достатньо для підтвердження кваліфікаційних вимог, які встановленні в ст. 16 і ст. 17 Закону України "Про публічні закупівлі" Єдиним документом, який учасник не надав є документ щодо інформації в довільній формі за власноручним підписом уповноваженої особи учасника та завіреного печаткою (у разі наявності), про внесення потужностей (об’єктів) учасника та їх операторів, що здійснюють діяльність з виробництва та /або обігу харчових продуктів в державний реєстр потужностей операторів ринку на офіційному веб-сайті Держпродспоживслужби України. З приводу цього можемо пояснити наступне: даний учасник протягом минулого року також надавав послугу по харчуванню учнів , оскільки був переможцем минулорічних торгів. Здійснювати свою діяльність без включення у вищезазначений реєстр, при системних перевірках Держпродспоживслужби, просто б не було можливості, адже така діяльність підприємця була б зупинена органами Держпродспоживслужби. У матеріалах перевірки школи управлінням Держпродспоживслужби дана інформація є в наявності, тому тендерний комітет вважав, що це технічний недолік при поданні учасником пакету документів який жодним чином суттєво не впливає на зміст тендерної пропозиції та не порушує принципи проведення закупівлі. Дана інформація є у відкритому реєстрі Держпродспоживслужби, про що можемо надати додаткову інформацію. До речі, у новій редакції Закону, який вступить в дію з 19.04.2020р. в учасника була б можливість виправити цей недолік протягом однієї доби.
3. Що стосується зауваження аудитора про неподання переможцем у строк, що не перевищує 5 (п’ять) днів з дати оприлюднення на веб-порталі Уповноваженого органу повідомлення про намір укласти договір, оригіналу або завіреної копії документа, виданого відповідним органом, з інформацією про те, що фізичну особу, яка є переможцем, не було засуджено за злочин, вчинений з корисливих мотивів, оригіналу або (нотаріально завіреної) копії довідки про відсутність заборгованості із сплати податків і зборів (обов’язкових платежів), виданої відповідним органом Державної фіскальної служби, міститься також у тендерній документації (Додаток 2).
Хочемо зауважити, що дані довідки надані були переможцем наручно і є в наявності тендерного комітету. Вимоги щодо електронного оприлюднення саме цих документів у складі тендерної документації не було. Цитуємо дослівно вимогу, викладену у п. б) примітки додатку 2:
"б) Переможець торгів у строк, що не перевищує 5 (п’ять) днів з дати оприлюднення на веб-порталі Уповноваженого органу повідомлення про намір укласти договір на виконання вимоги ст. 17 Закону повинен надати Замовнику:
- оригінал або завірена копія документа, виданого відповідним органом, який має такі повноваження, з інформацією про те, фізичну особу, яка є переможцем, не було засуджено за злочин, вчинений з корисливих мотивів, судимість з якої не знято або не погашено у встановленому законом порядку;
- оригінал або завірена копія документа, виданого відповідним органом, який має такі повноваження, з інформацією про те, що службову (посадову) особу переможця, яку уповноважено переможцем представляти його інтереси під час проведення процедури закупівлі, не було засуджено за злочин, вчинений з корисливих мотивів, судимість з якої не знято або не погашено у встановленому законом порядку;
- оригінал або (нотаріально завірена) копія довідки про відсутність заборгованості із сплати податків і зборів (обов’язкових платежів), видана відповідним органом Державної фіскальної служби. Документ повинен бути не більше 10-денної давності відносно дати подання документа та містити конкретного адресата подання в особі Замовника, що регламентується наказом МФУ від 03.09.2018р. № 733 http://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1102-18
Аналогічна вимога викладена в ч. 2 ст. 17 Закону України "Про публічні закупівлі" Тендерний комітет готовий надати відповідні копії даних документів.
Таким чином, на думку тендерного комітету школи, дана закупівля проведена в рамках чинного законодавства , тому просимо переглянути Ваш висновок, адже розірвання договору, за яким переможець уже надав частину послуг, може призвести до зупинки харчування, а від так до зриву навчально-виховного процесу у школі, що призведе до негативних соціальних наслідків, невдоволення батьків учнів у вкрай напруженій ситуації в країні, пов'язаній з оголошенням карантину.
Зі свого боку зобов'язуємось надати копії усіх первинних документів, які вказані у висновку аудиту та в майбутньому більш уважно ставитись до розгляду документів.
Ми розуміємо, що оскаржити дане рішення через суд ми не матимемо змоги, оскільки не маємо у штатному розпису юриста, а найняти адвоката школа не матиме можливості, оскільки дані видатки не передбачені у кошторисі школи на 2020р. , тому безперечно, виконаємо рішення.
Однак сподіваємось на розуміння та підтримку, адже дана закупівля не є аж надто привабливою з фінансової точки зору для потенційних учасників, про що свідчить наявність лише двох пропозицій.