Висновок
Не накладено електронного цифрового підпису в електронній системі закупівель при визначенні переможця тендеру та прийнятті рішення про намір укласти договір про закупівлю, тоді як в пункті 2 Наказу №490 зазначено, що після внесення усієї обов’язкової інформації, передбаченої формою документа, на неї накладається кваліфікований електронний підпис посадової особи.
За результатами аналізу питання дотримання замовником законодавства у сфері публічних закупівель щодо визначення предмета закупівлі, обрання процедури закупівлі, відображення закупівлі у річному плані (додатку), оголошення про проведення відкритих торгів, відповідності вимог тендерної документації вимогам Закону України «Про публічні закупівлі», своєчасності укладання договору про закупівлю, відповідності умов договору умовам тендерної пропозиції переможця, порушень не встановлено. За результатами моніторингу питання оприлюднення інформації про проведення закупівлі встановлено порушення вимог абзацу другого пункту 2 Наказу № 490 та за результатами розгляду тендерної пропозиції учасника-переможця встановлено порушення вимог пункту 4 частини 1 статті 30 Закону України «Про публічні закупівлі».
Зобов'язання
З огляду на встановлені порушення законодавства у сфері закупівель, керуючись статтями 2 та 5 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», Східний офіс Держаудитслужби зобов’язує здійснити заходи щодо усунення виявлених порушень у встановленому законодавством порядку та протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про усунення порушення (порушень) законодавства у сфері публічних закупівель, викладених у висновку, або аргументовані заперечення до висновку, або інформацію про причини неможливості усунення виявлених порушень.
Констатуюча частина
Дата закінчення моніторингу: 27 червня 2019 року.
Предметом аналізу були питання дотримання: законодавства у сфері публічних закупівель на стадіях планування закупівлі, оприлюднення інформації про її проведення, розгляду та оцінки тендерних пропозицій, своєчасності укладання договору про закупівлю та його оприлюднення, відповідності умов договору умовам тендерної пропозиції.
Під час моніторингу проаналізовано: річний план закупівель на 2019 рік, обрання процедури закупівлі, визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані (додатку), оголошення про проведення відкритих торгів, тендерну документацію замовника, тендерну пропозицію учасника, переможця ФОП Рудь Алла Миколаївна, реєстр отриманих тендерних пропозицій, протокол від 27.12.2018 № 308 засідання тендерного комітету щодо визначення переможця процедури закупівлі, повідомлення про намір укласти договір, договір про надання послуг від 10.01.2019 №20 та його оприлюднення, пояснення замовника отримане через електрону систему закупівель від 21.06.2019.
Моніторингом встановлено порушення вимог абзацу другого пункту 2 наказу Міністерства економічного розвитку і торгівлі України від 22 березня 2016 року № 490 «Про затвердження форм документів у сфері публічних закупівель», зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 25 березня 2016 року за №449/28579 (далі – Наказ № 490), а саме: не накладено електронного цифрового підпису в електронній системі закупівель при визначенні переможця тендеру та прийнятті рішення про намір укласти договір про закупівлю, тоді як в пункті 2 Наказу №490 зазначено, що після внесення усієї обов’язкової інформації, передбаченої формою документа, на неї накладається кваліфікований електронний підпис посадової особи. Відповідно до пункту 6 частини першої статті 1 Закону України «Про публічні закупівлі» електронна система закупівель - інформаційно-телекомунікаційна система, що забезпечує проведення процедур закупівель, створення, розміщення, оприлюднення та обмін інформацією і документами в електронному вигляді, до складу якої входять веб-портал Уповноваженого органу, авторизовані електронні майданчики, між якими забезпечено автоматичний обмін інформацією та документами. Згідно зі статтею 5 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Склад та порядок розміщення обов'язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством. Відповідно до статті 6 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис. Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа. Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України "Про електронний цифровий підпис" (частина перша статті 7 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг»). Аналізом розгляду тендерних пропозицій щодо відповідності тендерної пропозиції учасника, переможця ФОП Рудь Алла Миколаївна вимогам тендерної документації встановлено недотримання пункту 4 частини 1 статті 30 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), а саме: «Замовник відхиляє тендерну пропозицію в разі якщо тендерна пропозиція не відповідає умовам тендерної документації». Так, моніторингом встановлено, що тендерною документацією вимагалась: «Довідка в довільній формі з інформацією про наявність виконання аналогічних договорів за предметом закупівлі з бюджетною організацією з підтверджуючими документами (копією договору, копією видаткової накладної та оригіналом листа-відгука контрагента з відміткою про повне виконання договору)» (Додатк 3 тендерної документації), проте ФОП Рудь Алла Миколаївна не надано підтвердження щодо виконання аналогічного договору – а саме не надано копії видаткових накладних, копії договорів не завірені підписом уповноваженої особи з відбитком печатки, листи-відгуки контрагента не містять відмітки про повне виконання договору. Пунктом 4 розділу ІІІ тендерної документації визначено, що «Для підтвердження відповідності учасника встановленим кваліфікаційним критеріям подаються документи, зазначені у додатку № 3. У разі неподання учасником зазначених документів, його тендерна пропозиція відхиляється». Слід зазначити, що вище вказане не є формальними (несуттєвими) помилками, оскільки згідно частини 3 статті 22 Закону визначено, що «Формальними (несуттєвими) вважаються помилки, що пов’язані з оформленням тендерної пропозиції та не впливають на зміст пропозиції, а саме – технічні помилки та описки».
Отже, Замовником при визначенні переможця тендеру та прийнятті рішення про намір укласти договір про закупівлю порушено норми пункту 4 частини 1 статті 30 Закону та при оприлюдненні інформації щодо закупівлі порушено вимоги абзацу другого пункту 2 наказу № 490.
Запити й пояснення
18.06.2019 · ДАСУ: Про надання пояснень
У межах проведення моніторингу закупівлі товару ДК 021:2015: 15860000-4 — «Кава, чай та супутня продукція» (інформацію опубліковано в інформаційно-телекомунікаційній системі закупівель Prozorro за номером ID: UA-2018-12-01-000053-с) та відповідно до пунктів 6 та 11 статті 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», частини п’ятої статті 7¹ Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) постала потреба в отриманні пояснень із такого питання.
Чому відсутній електронний цифровий підпис в інформаційній системі закупівель Prozorro при визначенні переможця тендеру та прийнятті рішення про намір укласти договір про закупівлю, що не відповідає вимогам абзацу другого пункту 2 наказу Міністерства економічного розвитку і торгівлі України від 22.03.2016 №490.
Пояснення необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня отримання цього запиту. При цьому до пояснень може бути долучено їх документальне підтвердження.
21.06.2019 · Замовник: пояснення
Доброго дня.
На ваше питання пояснюємо, що при накладанні електронного цифрового підпису при визнанні переможця тендеру була допущення технічна помилка (тимчасово відсутність інтернету), тому підпис в інформаційній системі закупівель не відобразився.
05.07.2019 · Замовник: відповідь на результати моніторингу
На висновок про результати моніторингу від 01.07.2019 надаємо роз’яснення щодо порушень законодавство в сфері публічних закупівель.
Згідно вимог п. 3 додатку 3 до ТД вимагалось надати учасниками «Довідку в довільній формі з інформацією про наявність виконання аналогічних договорів за предметом закупівлі з бюджетною організацією з підтверджуючими документами (копією договору, копією видаткової накладної та оригіналом листа-відгука контрагента з відміткою про повне виконання договору)» - учасникам необхідно було надати підтвердження про повне виконання договору. При розгляді тендерної пропозиції учасника ФОП Рудь А.М. було встановлено відсутність копій видаткових накладних. Але в зв’язку з тим, що повне виконання аналогічного договору можливо встановити згідно наданим відгукам та договорам, в яких сума виконання договору співпадає з сумою виконаних договорів з бюджетною організацією. Тому тендерним комітетом було прийнято рішення (протокол № 308 від 27.12.18), що відсутність податкових накладних не може бути суттєвою причиною для відхилення тендерної пропозиції учасника.
Щодо не завіряння копій договорів підписом уповноваженої особи та печаткою пояснюємо, що договори отскановано з оригіналу документу в кольоровому зображенні, підписи та печатки проглядаються добре, та не потребують завірянню (згідно вимоги додатку 3 до ТД – «Усі копії документів повинні бути завірені підписом уповноваженої посадової особи Учасника, а також містити відбиток печатки (за наявності)». Як не потребують завірянню (підписом та печаткою учасника) інші довідки, акти та інші документи надані учасником скановані з оригіналів документів. Таким чином, ні в якому разі не порушено вимоги пункту 4 частини 1 статті 30 ЗУ «Про публічні закупівлі», щодо не відповідності тендерної пропозиції учасника умовам тендерної документації.
Щодо не накладення електронно-цифрового підпису - що при накладанні електронного цифрового підпису при визнанні переможця тендеру була допущення технічна помилка (тимчасово відсутність інтернету), тому підпис в інформаційній системі закупівель не відобразився. Але при натисканні вкладки «Перевірити підпис» по закупівлі UA-2018-12-01-000053-c – відображено що – «Електронно-цифровий підпис накладений, всі дані вірні». Що означає що всі оприлюднені документи підписані та дані відповідають дійсності.
Станом на теперішній час постачальником ФОП Рудь А.М. умови договору № 20 від 10.01.19 виконуються своєчасно, порушень щодо якості та строків постачання продукції немає.
Підстав для розірвання договору згідно висновку моніторингу немає.