Висновок
За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства у сфері публічних закупівель під час укладання та виконання договору про закупівлю встановлено недотримання вимог абзацу восьмого частини третьої та частини четвертої статті 35 Закону.
За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства у сфері публічних закупівель щодо визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані (додатку), - порушень не установлено.
Зобов'язання
З огляду на встановлені порушення законодавства у сфері закупівель, керуючись статтями 2 та 5 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», Управління Cхідного офісу Держаудитслужби в Донецькій області зобов’язує здійснити заходи щодо усунення виявлених порушень в установленому законодавством порядку та протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про усунення порушення (порушень) законодавства у сфері публічних закупівель, викладених у висновку, або аргументовані заперечення до висновку, або інформацію про причини неможливості усунення виявлених порушень.
Констатуюча частина
Предметом аналізу були питання: визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані (додатку), оприлюднення інформації щодо закупівлі, дотримання Закону України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 №922-VIII (із змінами) (далі – Закон) щодо визначення умов застосування переговорної процедури закупівлі (скороченої), укладання договору про закупівлю.
Під час моніторингу проаналізовано: річний план закупівель Соледарської міської ради (далі – Замовник) на 2018 рік; оголошення про проведення переговорної процедури (скороченої); укладений за результатами проведеної процедури закупівлі договір про закупівлю № 236/13-13-06 від 27.12.2018, пояснення Замовника отримані через електронну систему закупівель.
За результатами моніторингу встановлено, що в повідомленні про намір укласти договір, яке оприлюднено Замовником в електронній системі закупівель 21.12.2018, умовою застосування переговорної процедури зазначено пункт 4 частини 2 статті 35 Закону. Підстави щодо проведення скороченої переговорної процедури в документах, що оприлюднені Замовником, відсутні.
При цьому Замовник уклав з товариством з обмеженою відповідальністю «СПЕЦ-КОМ-СЕРВІС» договір про закупівлю 27.12.2018 №236/13-13-06, тобто раніше ніж 10 днів з дня оприлюднення на веб-порталі Уповноваженого органу повідомлення про намір укласти договір.
Отже, Замовником укладено договір про закупівлю від 27.12.2018 № 236/13-13-06 з порушенням строків, передбачених абзацом восьмим частини третьої статті 35 Закону.
Відповідно до частини першої статті 37 Закону договір про закупівлю є нікчемним у разі його укладення з порушенням строків, передбачених абзацом восьмим частини третьої статті 35 Закону, крім випадків зупинення перебігу строків у зв’язку з розглядом скарги органом оскарження відповідно до статті 18 Закону.
Відповідно до частини 4 статті 35 Закону у зв’язку із неможливістю усунення порушень, що виникли через виявлені порушення законодавства з питань закупівель, переговорна процедура закупівлі підлягала відміні.
Усунення порушень
Звіт замовника від 06.05.2019
Інформація про причини неможливості усунення виявлених порушень
Проект «Створення Мобільного офісу для надання соціальних, адміністративних та інших публічних послуг» (далі - Мобільний офіс) був розроблений з метою надання реальної допомоги мешканцям сільської місцевості отримати необхідні роз’яснення та консультації з актуальних питань в найкоротші терміни.
Вартість проекту – 3 610 000 грн. (3 600 000грн. – кошти, передбачені в державному бюджеті на фінансову підтримку заходів із створення робочих місць для відтворення та розвитку інфраструктури Донецької області, 10 000,00 грн. - співфінансування за рахунок коштів місцевого бюджету).
За результатами проведеного конкурсу відповідно до наказу Міністерства соціальної політики від 01.10.2018 №1436 Соледарській міській раді з державного бюджету були виділені кошти у сумі 3 600 000,0 грн., як одному з переможців конкурсу. Враховуючи, що фінансування даного проекту було передбачено в Державному бюджеті тільки на 2018 рік і проект не є перехідним на 2019 рік, а також те, що Соледарською міською радою двічі оголошено відкриті торги (оголошення №№ UA-2018-10-26-001343-c та UA-2018-11-26-001225-c), які не відбулися з підстав відсутності достатньої кількості учасників, виникало питання щодо можливості реалізації проекту «Мобільний офіс» та ризики повернення коштів до Державного бюджету у зв’язку їх невикористанням у 2018 році.
На підставі вищевказаного та керуючись тим, що пунктом 3 частини 2 статті 35 Закону України "Про публічні закупівлі" встановлено, що переговорна процедура закупівлі застосовується замовником як виняток у разі нагальної потреби у здійсненні закупівлі у зв’язку з виникненням особливих економічних чи соціальних обставин, що унеможливлюють дотримання замовниками строків для проведення тендеру, а саме пов’язаних з негайною ліквідацією наслідків надзвичайних ситуацій, а також наданням у встановленому порядку Україною гуманітарної допомоги іншим державам. Застосування переговорної процедури закупівлі в таких випадках здійснюється за рішенням замовника щодо кожної процедури.
Соледарська міська рада є новоствореною об'єднаною громадою, близько половина населення якого знаходиться за межами адміністративного центру. Середня відстань до старостинських округів від адміністративного центру становить близько 20 км.
Враховуючи нагальну потребу вдосконалення системи надання соціальних, адміністративних та інших публічних послуг мешканцям Соледарської міської об’єднаної територіальної громади, з метою вчасного надання можливості громадянам (серед яких є велика кількість внутрішньо переміщених осіб, пенсіонерів та осіб з інвалідністю) отримати комплексну своєчасну та якісну допомогу з різних питань соціального і адміністративного спрямування за місцем фактичного проживання, за результатами переговорної процедури між Соледарською міською радою та ТОВ "Спец-Ком-Сервіс" було укладено договір № 236/13-13-06 про закупівлю мобільного офісу муніципальних послуг (ДК 021:2015: 34140000-0 - Великовантажнi мототранспортнi засоби) за ціною 3610000 грн.
Стаття 203 Цивільного кодексу України встановлює загальні вимоги, додержання яких є необхідним для чинності правочину, а саме: зміст правочину не може суперечити цьому Кодексу, іншим актам цивільного законодавства, а також моральним засадам суспільства; особа, яка вчиняє правочин, повинна мати необхідний обсяг цивільної дієздатності; волевиявлення учасника правочину має бути вільним і відповідати його внутрішній волі; правочин має вчинятися у формі, встановленій законом; правочин має бути спрямований на реальне настання правових наслідків, що обумовлені ним.
Частиною 1 статті 36 Закону України "Про публічні закупівлі" передбачено, що договір про закупівлю укладається відповідно до норм Цивільного кодексу України та Господарського кодексу України з урахуванням особливостей, визначених цим Законом.
Згідно з частиною 1 статті 638 Цивільного кодексу України договір є укладеним, якщо сторони в належній формі досягли згоди з усіх істотних умов договору.
Соледарською міською радою та ТОВ "Спец-Ком-Сервіс" у договорі №236/13-13-06 про закупівлю мобільного офісу муніципальних послуг було узгоджені всі суттєві умови, які вимагаються Законом для договорів даного виду. На даний момент договір № 236/13-13-06 від 27.12.2018 повністю виконаний, Мобільний офіс муніципальних послуг поставлений у відповідності до вимог чинного законодавства, що підтверджується Актом приймання передачі № 1 від 26 березня 2019 року до договору № 236/13-13-06 від 27.12.2018, видатковою накладною № 37 від 26 березня 2019 року.
Таким чином, зважаючи на викладене і той факт, що виявлені Держаудитслужбою порушення містять ознаки адміністративного порушення, відсутній законодавчо встановлений механізм усунення зазначеного порушення.
Запити й пояснення
08.04.2019 · ДАСУ: Запит про надання пояснень
У межах проведення моніторингу закупівлі товару «Великовантажні мототранспортні засоби. Мобільний офіс муніципальних послуг» (інформацію про закупівлю опубліковано в інформаційно-телекомунікаційній системі закупівель Prozorro за номером ID: UA-2018-12-21-002531-c) та відповідно до пунктів 6 та 11 статті 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», частини п’ятої статті 7-1 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), підпунктів 2 та 9 пункту 6 Положення про Державну аудиторську службу України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 03 лютого 2016 р. № 43, підпункту 13 пункту 10 Положення про управління Східного офісу Держаудитслужби в Донецькій області, затвердженого наказом Східного офісу Держаудитслужби від 29.08.2016 № 3 (із змінами), постала потреба в отриманні пояснення з питання.
1.Поясніть, з яких підстав проведено скорочену переговорну процедуру закупівлі та укладено договір про закупівлю раніше строку визначеного ч. 3 ст. 35 Закону України «Про публічні закупівлі» враховуючи наступне:
Після двох відмінених торгів (UA-2018-10-26-001343-с та UA-2018-11-26-001225-с), 21.12.2018 р. Замовник опублікував оголошення UA-2018-12-21-002531-с про застосування переговорної процедури закупівлі з підстави, передбаченої п. 4 ч. 2 ст. 35 Закону України «Про публічні закупівлі», відміни тендеру через відсутність достатньої кількості учасників. За результатами переговорної процедури укладено договір через 6 днів з дня оприлюднення на веб-порталі Prozorroповідомлення про намір укласти договір.
Крім того, в оголошенні зазначено, що переговорна процедура з проведення закупівлі є скороченою, але підстави її проведення в оголошенні відсутні.
Пояснення необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту. При цьому до пояснення може бути долучене його документальне підтвердження.
10.04.2019 · Замовник: Відповідь
Щодо проведення скороченої процедури закупівлі та укладання договору про закупівлю раніше строку, визначеного ч. 3 ст. 35 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) Соледарська міська рада повідомляє наступне.
Соледарська міська об’єднана територіальна громада утворена 18.12.2016. До складу громади увійшли 9 колишніх сільських рад , 36 сіл та місто Соледар. Громада займає площу 558,29 кв.км., населення складає 20,6 тис. осіб, з яких 50% мешкає в адміністративному центрі громади – місті Соледар, а 50% на території старостинських округів, зареєстровано 1139 внутрішньо переміщених осіб.
Середня відстань від адміністративного центру у м.Соледар до центрів старостинських округів складає в середньому 18,7 км.. Контингент одержувачів усіх видів соціальних допомог, пільг та компенсаційних виплат складає 14,7 тисяч осіб, одержувачів пенсій 5,8 тисяч осіб, осіб з інвалідністю майже 1,6 тисяч осіб.
Враховуючи нагальну потребу вдосконалення системи надання соціальних, адміністративних та інших публічних послуг мешканцям Соледарської міської об’єднаної територіальної громади та внутрішньо переміщеним особам, надання можливості громадянам отримати комплексну своєчасну та якісну допомогу з різних питань соціального і адміністративного спрямування за місцем фактичного проживання суб’єктів звернень або здійснення діяльності суб’єкта господарювання, Соледарська міська рада взяла участь у конкурсному відборі проектів створення робочих місць для відтворення та розвитку інфраструктури Донецької області, оголошеному Міністерством соціальної політики України, відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 06.06.2018р. № 454.
Проект «Створення Мобільного офісу для надання соціальних, адміністративних та інших публічних послуг» (далі - Мобільний офіс) був розроблений з метою надання реальної допомоги мешканцям сільської місцевості отримати необхідні роз’яснення та консультації з актуальних питань в найкоротші терміни.
Вартість проекту – 3 610 000 грн. ( 3 600 000грн. – кошти, передбачені в державному бюджеті на фінансову підтримку заходів із створення робочих місць для відтворення та розвитку інфраструктури Донецької області, 10 000,00 грн. - співфінансування з місцевого бюджету).
За результатами проведеного конкурсу відповідно до наказу Міністерства соціальної політики від 01.10.2018 №1436 Соледарській міській раді з державного бюджету були виділені кошти у сумі 3 600 000,0 грн., як одному з переможців конкурсу.
З метою придбання Мобільного офісу замовником – Соледарською міською радою було двічі оголошено відкриті торги (оголошення №№ UA-2018-10-26-001343-c та UA-2018-11-26-001225-c), які не відбулися з підстав відсутності достатньої кількості учасників.
Тому 17.12.2019 було проведено переговорну процедуру закупівлі за предметом закупівлі «Великовантажні мототранспортні засоби. Мобільний офіс муніципальних послуг» (оголошення № UA-2018-12-17-000282-c). Учасник - товариство з обмеженою відповідальністю "СПЕЦ-КОМ-СЕРВІС". Загальна вартість закупівлі склала 3 610 000,00 грн.
Станом на 20.12.2018 кошти на придбання мобільного офісу вже надійшли на рахунок міської ради в повному обсязі: 3 600 000 грн.– державні кошти, та 10 000 грн. – співфінансування з місцевого бюджету.
Відповідно до п. 3 ст. 35 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) Замовник має право укласти договір про закупівлю за результатами застосування переговорної процедури закупівлі у строк не раніше ніж через 10 днів (п’ять днів - у разі застосування переговорної процедури закупівлі з підстав, визначених пунктом 3 частини другої цієї статті, а також у разі закупівлі нафти, нафтопродуктів сирих, електричної енергії, послуг з її передання та розподілу, централізованого постачання теплової енергії, централізованого постачання гарячої води, послуг з централізованого опалення, послуг поштового зв’язку, поштових марок та маркованих конвертів, телекомунікаційних послуг, у тому числі з трансляції радіо- та телесигналів, послуг з централізованого водопостачання та/або водовідведення та послуг з перевезення залізничним транспортом загального користування) з дня оприлюднення на веб-порталі Уповноваженого органу повідомлення про намір укласти договір за результатами застосування переговорної процедури закупівлі., тобто перша дата укладання договору – 28.12.2018.
Але 21.12.2018 стало відомо, що відповідно до Порядку розрахунків через органи Державної казначейської служби, останній день, коли можливо зареєструвати юридичні та фінансові зобов’язання за договором - це 27.12.2018, та наступна відповідна оплата, тобто списання коштів з рахунку Соледарської міської ради, можлива лише 28.12.2018р. (відповідно до розпорядку роботи Державної казначейської служби України у 2018 році органи Казначейства не працювали з клієнтами 29 грудня 2018 року).
Враховуючи, що фінансування даного проекту було передбачено в Державному бюджеті тільки на 2018 рік і проект не є перехідним на 2019 рік, виникло питання щодо можливості його реалізації та ризиків повернення коштів до Державного бюджету у зв’язку їх невикористанням.
Розуміючи, що головне завдання роботи мобільного офісу – приблизити представників влади, органів місцевого самоврядування та державних установ до людей, сприяння у вирішенні конкретних проблем населення, а в цей же час розуміючи, що в громаді відсутні власні кошти на здійснення такого затратного проекту, Соледарська міська рада була вимушена знайти можливі шляхи здійснити закупівлю та завершити її в 2018 році. Пункт 3 ч.2 ст.35 Закону (згідно якому можливе укладання договору через 5 днів) говорить про застосування його в разі нагальної потреби у здійсненні закупівлі у зв’язку з виникненням особливих економічних чи соціальних обставин.
Враховуючи соціальну важливість закупівлі мобільного офісу тендерний комітет вважав, що саме такі обставини настали, тому була застосована переговорна процедура закупівлі з терміном укладання договору через 5 днів.
Таким чином, проведення переговорної процедури - 21.12.2018 року, дата укладання договору - 27.12.2018, дало можливість зареєструвати договір в казначействі, оплатити та придбати Мобільний офіс для надання соціальних, адміністративних та інших публічних послуг.
Також, звертаємо Вашу увагу, що відповідно до пункту 1 ст.12 Закону, закупівля може здійснюватися шляхом застосування однієї з процедур: відкриті торги, конкурентний діалог; переговорна процедура закупівлі. В розумінні Закону тип процедури - переговорна процедура закупівлі (скорочена) - відсутня.