# Закупівлі за субвенціями в межах Ukraine Facility: документи треба зберігати 5 років після виконання кроку Плану України

> Кого стосується вимога постанови КМУ № 1137, які субвенції вона охоплює, які саме документи зберігати і від якої дати рахувати п'ять років.

Джерело: https://zakupivelnyk.com/articles/ukraine-facility-dokumenty-5-rokiv · Опубліковано: 2026-11-12 · Норми перевірено: 2026-11-08 · Автор: Редакція Закупівельника

> **Коротко.** [Постановою КМУ від 17.09.2026 № 1137](https://zakupivelnyk.com/documents/kmu-1137-2026) у вісім порядків надання субвенцій місцевим бюджетам додали однакову вимогу. Розпорядники бюджетних коштів нижчого рівня та одержувачі бюджетних коштів зберігають документи про закупівлі, договори, протоколи, листування й платежі **5 років з дати завершення виконання кроку Плану України**. Строк рахують не від дати договору.

## Яких коштів це стосується

Вимогу додано до порядків і умов використання коштів на такі публічні інвестиційні проєкти:

| Напрям | Порядок (постанова КМУ) |
|---|---|
| Обладнання та модернізація їдалень (харчоблоків) закладів освіти | від 16.02.2022 № 120 |
| Шкільні автобуси | від 28.04.2023 № 418 |
| Укриття в закладах загальної середньої освіти | від 28.04.2023 № 419 |
| Протипожежний захист закладів загальної середньої освіти | від 30.12.2024 № 1530 |
| «Нова українська школа» | від 31.12.2024 № 1554 |
| Безпечні умови в закладах освіти за рахунок вільних залишків коштів місцевих бюджетів на кінець 2024 року | від 29.10.2025 № 1393 |
| Укриття в закладах дошкільної освіти (у частині дошкільної освіти) | від 19.01.2026 № 71 |
| Майстерні й лабораторії закладів професійної та фахової передвищої освіти | від 18.03.2026 № 354 |

Якщо ви закуповуєте за кошти однієї з цих субвенцій, вимога вас стосується. Для інших джерел фінансування постанова № 1137 нічого не змінює.

## Хто зберігає

Постанова називає двох суб'єктів:

- **розпорядників бюджетних коштів нижчого рівня** – наприклад, школу чи управління освіти, якщо вони не є головним розпорядником;
- **одержувачів бюджетних коштів** – організації без статусу бюджетної установи, які отримують кошти на виконання заходів програми.

Головні розпорядники в цій нормі не названі. Але якщо закупівлю проводить, наприклад, управління освіти, а договір виконує школа, домовтеся заздалегідь, хто тримає повний комплект.

## Що зберігати

Перелік у постанові такий:

1. документи, що стосуються **закупівель**;
2. **договори**;
3. **порядки денні та протоколи засідань**;
4. відповідна **кореспонденція**;
5. документи щодо **виплат і повернення коштів**.

Зберігають їх «згідно з вимогами, визначеними Рамковою угодою» між Україною та ЄС щодо Ukraine Facility, ратифікованою Законом від 06.06.2024 № 3786-IX.

Практично в закупівельну папку варто класти:

- річний план і зміни до нього з протоколами уповноваженої особи;
- тендерну документацію, роз'яснення, вимоги про усунення невідповідностей;
- рішення про переможця, договір, додаткові угоди, акти, накладні;
- листування з учасниками й постачальником, зокрема електронне;
- платіжні документи й документи про повернення коштів, якщо воно було.

Те, що вже є в Prozorro, система зберігає сама, але внутрішні документи (службові записки, розрахунки очікуваної вартості, листування поза системою) існують лише у вас. Як визначати і документувати очікувану вартість, – у статті [Очікувана вартість: як визначити](https://zakupivelnyk.com/articles/ochikuvana-vartist-yak-vyznachyty).

## Від якої дати рахувати п'ять років

Відлік іде **від дати завершення виконання кроку Плану України**, а не від дати договору чи звіту про виконання. Крок завершує не замовник, тож дату варто з'ясувати в головного розпорядника чи відповідального міністерства й записати в номенклатуру справ.

**Умовний приклад.** Школа купила автобус за субвенцією у 2026 році. Якщо відповідний крок Плану України буде визнано виконаним у 2027 році, документи треба зберігати щонайменше до 2032 року.

## Замовнику

1. **Позначте закупівлі за цими субвенціями** в плані й реєстрі договорів, щоб не сплутати з іншими.
2. **Зберіть повний комплект** одразу після підписання договору і доповнюйте його до завершення платежів.
3. **Зафіксуйте відповідального** за зберігання і строк у наказі або номенклатурі справ.
4. **Збережіть електронне листування** у формі, яку можна буде показати перевіряльнику через кілька років.

Інші вимоги до закупівель за кошти Ukraine Facility (країни походження, санкції, довідки) – у статті [Закупівлі за кошти Ukraine Facility](https://zakupivelnyk.com/articles/ukraine-facility-zakupivli).



## Джерела

- [Постанова КМУ від 17.09.2026 № 1137 «Про внесення до деяких постанов Кабінету Міністрів України змін щодо спеціальних механізмів реалізації фінансування Європейського Союзу для України згідно з інструментом Ukraine Facility»](https://zakupivelnyk.com/documents/kmu-1137-2026)
- [Закон України від 06.06.2024 № 3786-IX про ратифікацію Рамкової угоди щодо Ukraine Facility](https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/3786-20)

*Норми перевірено станом на 08.11.2026. Законодавство змінюється часто: перед застосуванням звіряйтеся з чинною редакцією.*

---
© Закупівельник. Цитування – з посиланням на https://zakupivelnyk.com/articles/ukraine-facility-dokumenty-5-rokiv